Invista em seus processos de trabalho
A SOS Docs ajuda sua empresa a configurar um ágil e eficaz processo de digitalização de documentos e transformá-los em formato digital. Assim, seu acesso às informações contidas nos documentos aumenta e você reduz os custos com o armazenamento desses documentos.
Com esse rápido acesso às necessárias, você será capaz de extrair dados valiosos dos seus registros e documentos para assim tomar as melhores decisões nos negócios e gerir melhor a documentação empregada à sua empresa.
Implantação de posto de trabalho no cliente
Para agilizar processos de cuidado, limpeza, organização e digitalização de documentos a SOS Docs treina e disponibiliza equipes para realizar esse trabalho diretamente na sua instalação.
São profissionais arquivistas que vão ajudar a agilizar toda a transformação da sua documentação de maneira protocolada, sigilosa e eficaz.
Aumente a eficiência dos seus negócios
Com a ajuda da SOS Docs você não precisa mais ter uma quantidade grande de documentos amontoando no seu escritório e ocupando um espaço que muitas vezes pode ser melhor utilizado.
Basta converter seus documentos impressos para o formato digital. Vamos indicar dez benefícios que você vai obter ao digitalizar os seus documentos.
Espaço
Conforme falamos antes, você pode otimizar um espaço até então ocupado em seu escritório e passar a ocupar um espaço virtual. É possível armazenar milhares de arquivos em um único servidor.
Segurança
Se você armazenar seus documentos na nuvem, você pode atribuir níveis de acesso a usuários específicos. Além disso, você pode rastrear toda a atividade relativa aos arquivos e criptografá-los também. Tudo isso é muito difícil de fazer, na melhor das hipóteses, com documentos impressos.
Melhor preservação
O processo de envelhecimento de documentos impressos é praticamente inevitável. Casos esses documentos precisem ser manuseados frequentemente, esse processo é acelerado consideravelmente.
Digitalizando esses documentos, você vai conseguir proteger as informações ali contidas da deterioração física, além de melhorar a legibilidade dos documentos por tempo indeterminado.
Rápido acesso
Com os documentos todos digitalizados, você pode rapidamente realizar uma buscar de forma assertiva e facilmente encontrar o documento que procura.
Isso ajuda a otimizar vários processos dentro da sua empresa e vai ajudar você a cumprir prazos e metas.
Compartilhamento
O compartilhamento de documentos digitalizados é realizado de forma instantânea e sem a necessidade de deslocamento físico. Várias pessoas podem compartilhar e atualizar o mesmo documento, ao mesmo tempo, de várias partes do mundo por exemplo.
Maior produtividade
Com menos desordem de papel, a produtividade aumenta. Ou seja, quanto menos você tiver que fuçar em um caos de papel, mais rápido seu serviço fica.
Melhor atendimento
Se você precisa enviar documentos como declarações de faturas, contas e outros itens para clientes, a digitalização desses documentos vai trabalhar a seu favor tornando esse trabalho muito mais rápido e seguro.
Evite desastres
Fazendo um back-up dos documentos digitalizados, esses documentos vão estar sempre seguros.
Já documentos impressos estão vulneráveis ao contato com água, manchas de café e até mesmo desastres naturais como inundações e incêndios.
Otimização do relógio
Encontrando documentos de forma mais ágil, praticamente de forma imediata, você otimiza o tempo de execução dos trabalhos na sua empresa.
A SOS Docs se preocupa com o meio ambiente
Como a digitalização de documentos vai reduzir de forma considerável o uso de papel no seu escritório, você contribui para a diminuição de derrubada de árvores e não gera resíduos!