Você já cogitou a possibilidade de contratar uma empresa de digitalização? Atualmente, a tecnologia ocupa um papel importante em diversos processos. Como consequência, há uma busca maior em digitalizar tudo o que for possível, a fim de otimizar os trabalhos e acompanhar o ritmo atual do mundo corporativo.
Porém, sabemos que não é fácil fazer isso por si só, principalmente quando o arquivo é muito grande. Para resolver esse problema, existem corporações especializadas em fazer essa digitalização da maneira correta. Entenda melhor o assunto!
O que é a digitalização de documentos?
Podemos definir de maneira simples a digitalização de documentos como o processo de transformação de um documento físico para uma versão digital.
Esse trabalho exige atenção e cuidado, afinal, é preciso conhecer bem as características do registro, fazer a conversão para o formato digital da maneira adequada, assim como categorizá-lo e organizá-lo adequadamente, para que a localização posterior seja fácil.
Quais as vantagens da digitalização?
Mais do que uma necessidade de adequação à maneira com que as atividades são conduzidas nos dias atuais, a digitalização gera diversos benefícios para a empresa que justificam o investimento. Destacamos os principais.
Aumento da produtividade
Com o arquivamento correto dos registros, é possível consultá-los em menor tempo, o que favorece a produtividade da equipe envolvida, além de aumentar a flexibilidade do trabalho por permitir a consulta a distância.
Segurança das informações
A cópia digital garante a leitura das informações e protege os arquivos originais. Dependendo do modelo de armazenamento adotado, é possível implementar um registro de acesso e ter total controle de quem consultou os dados, bem como liberar o acesso apenas por login e senha.
Redução de custos
A diminuição dos gastos, proveniente da digitalização de documentos, acontece em duas frentes: a redução de impressões e também de espaço para armazenamento dos papéis, trazendo assim um uso mais inteligente dos recursos.
Postura sustentável
A diminuição dos arquivos físicos mostra uma preocupação da empresa em evitar o uso de recursos naturais de maneira indevida, a fim de transmitir uma imagem de sustentabilidade aos colaboradores e clientes de uma corporação voltada às questões do meio ambiente.
Claro que essa postura não é conquistada apenas com a digitalização, mas esse passo já faz uma grande diferença no uso de insumos.
Quando procurar uma empresa de digitalização?
O processo de digitalização de documentos não se resume a escanear os papéis e disponibilizá-los na nuvem, ele exige todo um cuidado para ser feito corretamente, o que inclui a análise dos registros, limpeza, classificação, digitalização e organização.
Trata-se de uma atividade minuciosa e que deve ser realizada por especialistas, que conhecem as normas que regem a gestão de arquivos e o exato tratamento a ser destinado para cada um.
Por isso, é importante contar com a ajuda de uma empresa que saiba não só fazer a digitalização da maneira correta, como gerir os documentos adequadamente e armazená-los para que eles fiquem realmente protegidos e não sofram o desgaste provocado por vários agentes como umidade, poeira, insetos, entre outros.
E você, já considerou a ideia de contratar uma empresa de digitalização para cuidar dos papéis da sua organização? Essa decisão certamente pode ajudar muito nos processos internos!
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