{"id":1563,"date":"2020-09-24T10:00:00","date_gmt":"2020-09-24T13:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/sosdocs.com.br\/?p=542"},"modified":"2020-09-24T10:00:00","modified_gmt":"2020-09-24T13:00:00","slug":"tratamento-documental","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=1563","title":{"rendered":"Tratamento Documental"},"content":{"rendered":"\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"SOS DOCS | Tratamento Documental\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/Cpbl_F57F0w?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>O tratamento documental \u00e9 um trabalho importante para que a gest\u00e3o de arquivos seja feita da maneira correta, com os registros devidamente higienizados e classificados para uma r\u00e1pida localiza\u00e7\u00e3o futura.<\/p>\n\n\n\n<p>Sem essa etapa, h\u00e1 um grande risco de que o armazenamento seja feito de maneira inadequada, com danos aos documentos e sem o cuidado necess\u00e1rio para uma classifica\u00e7\u00e3o correta.<\/p>\n\n\n\n<p>O trabalho de tratamento traz uma s\u00e9rie de vantagens posteriores, que auxiliam a empresa de maneira estrat\u00e9gica. Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Cuidado minucioso durante o tratamento documental<\/h2>\n\n\n\n<p>O tratamento correto da documenta\u00e7\u00e3o nos arquivos permanentes \u00e9 imprescind\u00edvel para conservar e transmitir a informa\u00e7\u00e3o neles contida. O acervo da SOS Docs \u00e9 composto por documentos em \u00e1udio, v\u00eddeo, fotografia e texto que s\u00e3o mantidos cuidadosamente no arquivo permanente.<\/p>\n\n\n\n<p>O tratamento documental equivale a um conjunto de procedimentos e opera\u00e7\u00f5es t\u00e9cnicas, como avalia\u00e7\u00e3o, classifica\u00e7\u00e3o, descri\u00e7\u00e3o e indexa\u00e7\u00e3o, as quais permitem a gest\u00e3o documental.<\/p>\n\n\n\n<p>Essa gest\u00e3o documental \u00e9 uma sequ\u00eancia de procedimentos voltados para produ\u00e7\u00e3o, uso e armazenamento de documentos indispens\u00e1veis ao desenvolvimento das atividades de uma organiza\u00e7\u00e3o, e engloba a produ\u00e7\u00e3o, tramita\u00e7\u00e3o, uso, avalia\u00e7\u00e3o e <a href=\"https:\/\/blog.sosdocs.com.br\/o-que-faz-um-arquivista-de-documentos-e-porque-voce%cc%82-precisa-dele\/\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">arquivamento<\/a> de documentos em fase corrente, objetivando a elimina\u00e7\u00e3o ou recolhimento para guarda permanente.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O papel da SOS Docs durante o processo<\/h2>\n\n\n\n<p>Como a SOS Docs n\u00e3o est\u00e1 inserida em todas as etapas da cria\u00e7\u00e3o, tr\u00e2mite e armazenamento dos documentos que o cliente possui, nosso papel \u00e9 fazer essa organiza\u00e7\u00e3o de forma que os conjuntos documentais sejam preservados e a recupera\u00e7\u00e3o do documento seja garantida.<\/p>\n\n\n\n<p>A recogni\u00e7\u00e3o dos documentos \u00e9 realizada em etapas, que v\u00e3o depender do fluxo de informa\u00e7\u00f5es. S\u00e3o elas:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>classifica\u00e7\u00e3o:<\/strong> atribu\u00edmos um c\u00f3digo de classifica\u00e7\u00e3o ao documento referente ao seu assunto;<\/li>\n\n\n\n<li><strong>ordena\u00e7\u00e3o:<\/strong> os documentos s\u00e3o reagrupados considerando alguns crit\u00e9rios, a fim de facilitar o processo de elimina\u00e7\u00e3o e <a href=\"https:\/\/blog.sosdocs.com.br\/guarda-de-documentos\/\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">guarda<\/a> permanente dos mesmos;<\/li>\n\n\n\n<li><strong>higieniza\u00e7\u00e3o:<\/strong> atividade t\u00e9cnico-operacional, que tem como prop\u00f3sito a remo\u00e7\u00e3o de detritos como poeira, fuligem, grampos e clipes de ferro, que causam a degrada\u00e7\u00e3o dos documentos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>indexa\u00e7\u00e3o:<\/strong> inserimos em um programa espec\u00edfico da SOS Docs todos os metadados referentes ao documento que estamos trabalhando para facilitar sua localiza\u00e7\u00e3o.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">&nbsp;Objetivos gerais do tratamento documental<\/h2>\n\n\n\n<p>Conhe\u00e7a os objetivos do tratamento documental e entenda por que esse processo \u00e9 t\u00e3o importante para uma gest\u00e3o arquiv\u00edstica de qualidade.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>estruturar, de maneira eficiente a gera\u00e7\u00e3o, o gerenciamento, a manuten\u00e7\u00e3o e destina\u00e7\u00e3o dos documentos, bem como o acesso;<\/li>\n\n\n\n<li>converter dados operacionais sem qualquer tratamento em informa\u00e7\u00f5es;<\/li>\n\n\n\n<li>descrever, classificar e avaliar documentos, mediante o uso de normas e planos de classifica\u00e7\u00e3o e tabelas de temporalidade documental padronizadas;<\/li>\n\n\n\n<li>agregar valor para a gest\u00e3o do conhecimento institucional;<\/li>\n\n\n\n<li>garantir seguran\u00e7a e acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es produzidas;<\/li>\n\n\n\n<li>racionalizar o uso do espa\u00e7o (f\u00edsico e l\u00f3gico) e o fluxo documental;<\/li>\n\n\n\n<li>distinguir a documenta\u00e7\u00e3o, eliminando os documentos que n\u00e3o possuam valor administrativo, fiscal, legal, hist\u00f3rico ou cient\u00edfico;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>assegurar a preserva\u00e7\u00e3o e o acesso aos documentos de car\u00e1ter permanente, reconhecidos por seu valor secund\u00e1rio.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Benef\u00edcios do tratamento documental<\/h2>\n\n\n\n<p>O trabalho de tratamento documental exige investimento da empresa, por\u00e9m oferece diversas vantagens que impactam o neg\u00f3cio e viabilizam melhorias consider\u00e1veis nas atividades. Destacamos as principais.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Integridade das informa\u00e7\u00f5es<\/h3>\n\n\n\n<p>O processo de tratamento cuida da restaura\u00e7\u00e3o e classifica\u00e7\u00e3o dos documentos, para que ocorra a guarda correta e a preserva\u00e7\u00e3o dos dados ali armazenados. Isso evita a perda de refer\u00eancias importantes por contato com pe\u00e7as de metal ou degrada\u00e7\u00e3o por conta do armazenamento incorreto.<\/p>\n\n\n\n<p>Esse cuidado tamb\u00e9m \u00e9 importante para o armazenamento em fitas, que devem ser higienizadas para retirada de bolor ou outro agente que possa ter danificado o arquivo durante os anos de guarda incorreta.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Localiza\u00e7\u00e3o r\u00e1pida<\/h3>\n\n\n\n<p>Durante o tratamento, os documentos passam pelas etapas de classifica\u00e7\u00e3o e indexa\u00e7\u00e3o. Dessa maneira, \u00e9 poss\u00edvel identificar o tipo de documento, de acordo com c\u00f3digos adotados como norma para esse trabalho.<\/p>\n\n\n\n<p>A indexa\u00e7\u00e3o auxilia na identifica\u00e7\u00e3o r\u00e1pida dos assuntos abordados no documento. Ou seja, \u00e9 necess\u00e1ria para que essa refer\u00eancia seja encontrada rapidamente quando necess\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Compliance da empresa<\/h3>\n\n\n\n<p>Durante o tratamento, os documentos s\u00e3o catalogados tamb\u00e9m de acordo com sua temporalidade. Isso significa que h\u00e1 uma avalia\u00e7\u00e3o do prazo de validade de todos os registros, para que eles sejam armazenados de maneira correta.<\/p>\n\n\n\n<p>As refer\u00eancias que j\u00e1 passaram desse prazo e n\u00e3o t\u00eam valor consultivo ou hist\u00f3rico s\u00e3o descartadas da maneira correta, com seguran\u00e7a.<\/p>\n\n\n\n<p>Isso ajuda a manter a <a href=\"https:\/\/blog.sosdocs.com.br\/empresas-de-arquivo-de-documentos\/\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">conformidade da corpora\u00e7\u00e3o<\/a> em rela\u00e7\u00e3o \u00e0s normas legais, ao manter os documentos necess\u00e1rios para comprova\u00e7\u00e3o jur\u00eddica ou administrativa. Tamb\u00e9m evita o vazamento das informa\u00e7\u00f5es, que pode ocorrer gra\u00e7as ao <a href=\"https:\/\/blog.sosdocs.com.br\/decreto-de-documentos-digitalizados\/\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">descarte <\/a>incorreto dos registros.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Melhor utiliza\u00e7\u00e3o do espa\u00e7o f\u00edsico<\/h3>\n\n\n\n<p>Como o tratamento tamb\u00e9m abrange a destrui\u00e7\u00e3o dos documentos desnecess\u00e1rios, a empresa consegue utilizar melhor o espa\u00e7o f\u00edsico de arquivo, seja nas depend\u00eancias da empresa, seja na contrata\u00e7\u00e3o de um local adequado para a guarda dos registros.<\/p>\n\n\n\n<p>Isso traz n\u00e3o s\u00f3 um uso mais inteligente de recursos, como pode gerar redu\u00e7\u00e3o de custos para a corpora\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Neste post, apresentamos algumas no\u00e7\u00f5es sobre o tratamento documental e como ele \u00e9 importante para uma gest\u00e3o segura e eficiente. Trata-se de um passo essencial para qualquer trabalho relacionado aos arquivos e registros corporativos, e que evidencia a import\u00e2ncia de <a href=\"https:\/\/blog.sosdocs.com.br\/empresas-de-arquivo-de-documentos\/\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">contratar uma empresa especializada<\/a> para fazer esse trabalho.<\/p>\n\n\n\n<p>Quer receber mais conte\u00fados como este? Assine nossa newsletter e seja avisado sobre publica\u00e7\u00f5es e a\u00e7\u00f5es da SOS Docs.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>O tratamento documental \u00e9 um trabalho importante para que a gest\u00e3o de arquivos seja feita da maneira correta, com os registros devidamente higienizados e classificados para uma r\u00e1pida localiza\u00e7\u00e3o futura. 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