{"id":1650,"date":"2021-03-12T22:36:38","date_gmt":"2021-03-12T22:36:38","guid":{"rendered":"https:\/\/sosdocs.com.br\/?p=1650"},"modified":"2021-03-12T22:36:38","modified_gmt":"2021-03-12T22:36:38","slug":"como-funciona-a-digitalizacao-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=1650","title":{"rendered":"Como funciona a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos?"},"content":{"rendered":"\n

Toda empresa possui um grande volume de documentos, com informa\u00e7\u00f5es valiosas que n\u00e3o podem ser descartadas. Quanto maior o porte do neg\u00f3cio, maior o n\u00famero de documentos produzidos. J\u00e1 pensou o trabalho e o gasto que isso gera? Pensando nisso, surgiu a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong>. Mas no que consiste a digitaliza\u00e7\u00e3o? <\/p>\n\n\n\n

\u00c9 o processo atrav\u00e9s do qual um dado anal\u00f3gico \u00e9 digitalizado. Com a digitaliza\u00e7\u00e3o, a informa\u00e7\u00e3o \u00e9 preservada e segura, gerando diversos benef\u00edcios para a empresa e para o planeta. Al\u00e9m da seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o, custos s\u00e3o menores e a efici\u00eancia da gest\u00e3o se torna melhor pela rapidez em conseguir acessar um determinado documento. <\/p>\n\n\n\n

Para empresas que entenderam que devem priorizar a documenta\u00e7\u00e3o de forma digital, alguns itens s\u00e3o necess\u00e1rios. A digitaliza\u00e7\u00e3o \u00e9 feita atrav\u00e9s de equipamentos, como scanners, e um sistema de Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos (GED), software especializado, que pode ser adaptado de acordo com a necessidade da empresa.<\/p>\n\n\n\n

Dependendo do volume de documentos, fazer essa tarefa manualmente pode ser muito lenta, tendo que direcionar um grande n\u00famero de colaboradores para execut\u00e1-la. A melhor op\u00e7\u00e3o \u00e9 contratar o servi\u00e7o de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos que trar\u00e1 a melhor solu\u00e7\u00e3o e um sistema de Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos ideal para seu neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

Quais s\u00e3o as etapas da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos? <\/h2>\n\n\n\n
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Delegar seu time para digitalizar documentos pode ser mais trabalhoso do que imagina. A digitaliza\u00e7\u00e3o n\u00e3o \u00e9 s\u00f3 escanear um documento, mas uma s\u00e9rie de etapas que permitem que a documenta\u00e7\u00e3o e a informa\u00e7\u00e3o se mantenham preservadas e seguras. Conhe\u00e7a mais quais s\u00e3o as etapas da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos e como esse processo \u00e9 feito. <\/p>\n\n\n\n

Classificar<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

A primeira etapa da digitaliza\u00e7\u00e3o consiste em classificar todos os documentos dispon\u00edveis. Os especialistas em arquivos ir\u00e3o separar, folha por folha, definindo de qual natureza \u00e9 o documento.<\/p>\n\n\n\n

Ao classificar o documento, \u00e9 poss\u00edvel saber quais s\u00e3o de extrema import\u00e2ncia, documentos que s\u00e3o amplamente solicitados e aqueles que podem at\u00e9 mesmo ser descartados, atrav\u00e9s da destrui\u00e7\u00e3o segura. <\/p>\n\n\n\n

Reordenar<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

A etapa da reordena\u00e7\u00e3o envolve o processo de definir quais s\u00e3o os setores de cada documento e suas categorias. <\/p>\n\n\n\n

Essa etapa \u00e9 importante porque ao digitalizar, cada documento j\u00e1 estar\u00e1 englobado no sistema de Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos na classifica\u00e7\u00e3o correta, facilitando a localiza\u00e7\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Higienizar<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

A higieniza\u00e7\u00e3o \u00e9 uma etapa crucial da digitaliza\u00e7\u00e3o: \u00e9 nesse momento que todos os grampos, materiais estranhos e outros itens que possam estar junto com os documentos ser\u00e3o retirados. <\/p>\n\n\n\n

O que \u00e9 muito comum acontecer \u00e9, pelo grande tempo guardado em casos, muitas folhas s\u00e3o corrompidas por fungos e outros organismos que podem prejudicar a sa\u00fade de quem manuseia.<\/p>\n\n\n\n

Indexar<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o do documento, a pr\u00f3xima etapa \u00e9 a indexa\u00e7\u00e3o. Nesse momento, o arquivo passar\u00e1 pelo software e ser\u00e1, de fato, digitalizado.<\/p>\n\n\n\n

Nessa etapa, o documento ser\u00e1 indexado ao software de Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos, sendo classificado e organizado de acordo com as necessidades de empresa e gestor.<\/p>\n\n\n\n

Quais s\u00e3o os benef\u00edcios da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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S\u00e3o muitas as vantagens de utilizar a informa\u00e7\u00e3o de forma digital. Conhe\u00e7a agora alguns dos benef\u00edcios e decida de vez passar pela transforma\u00e7\u00e3o digital do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

1- Mais espa\u00e7o<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Imagine o espa\u00e7o que ser\u00e1 liberado ao digitalizar todo o volume de documentos impressos que sua empresa possui? Muitas empresas possuem salas espec\u00edficas para a guarda de documentos, tornando o espa\u00e7o inutilizado e at\u00e9 mesmo podendo ocorrer sinistros, que podem danificar os documentos.<\/p>\n\n\n\n

Ao optar pela digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos, essas salas podem ser otimizadas para outras fun\u00e7\u00f5es e necessidades do neg\u00f3cio. Seu time agradecer\u00e1 e produzir\u00e1 mais em ter mais espa\u00e7o!<\/p>\n\n\n\n

2- Rapidez em localizar informa\u00e7\u00f5es<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Todos os dias, uma empresa produz um volume gigantesco de documentos. Imagine localizar uma informa\u00e7\u00e3o em meio a essa grande quantidade de p\u00e1ginas?<\/p>\n\n\n\n

Ao digitalizar os documentos, a informa\u00e7\u00e3o pode ser encontrada em segundos atrav\u00e9s do sistema de Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos. Todos os documentos s\u00e3o classificados e ordenados mediante as categorias, o que facilita ainda mais a localiza\u00e7\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o, independente da data ou origem do documento.<\/p>\n\n\n\n

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3- Seguran\u00e7a das informa\u00e7\u00f5es<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

A possibilidade de ocorrer sinistros, acidentes ou perdas de documentos importantes \u00e9 grande quando se fala em papel. Voc\u00ea sabia que, segundo uma pesquisa feita pela Associa\u00e7\u00e3o Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), a cada 12 segundos um documento \u00e9 extraviado em empresas brasileiras?<\/p>\n\n\n\n

Isso significa que mais de 7 mil documentos s\u00e3o perdidos todos os dias em nosso pa\u00eds. A perda de documentos gera multas altas, o que pode ser um grande transtorno em sua empresa. De fato, cuidar da documenta\u00e7\u00e3o e da informa\u00e7\u00e3o do seu neg\u00f3cio necessita ser uma prioridade nesse mundo digital. <\/p>\n\n\n\n

A digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos \u00e9 a solu\u00e7\u00e3o para evitar perdas, e assim, evitar transtornos com seus colaboradores e clientes.<\/p>\n\n\n\n

4- Maior economia nos custos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Segundo a InfoMoney, o governo brasileiro economizou nos cofres p\u00fablicos, aproximadamente, R$ 345,42 milh\u00f5es, ao digitalizar quase 500 servi\u00e7os, com redu\u00e7\u00e3o de pap\u00e9is e funcion\u00e1rios. <\/p>\n\n\n\n

Essa economia n\u00e3o \u00e9 somente para o governo: as empresas que objetivarem e optarem pela digitaliza\u00e7\u00e3o dos seus documentos tamb\u00e9m ter\u00e1 corte de gastos e poder\u00e1 direcionar esse valor para outros setores. Menos papel, menos burocracia.<\/p>\n\n\n\n

A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 para todos<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Sem d\u00favidas, empresas que querem estar no topo do mercado precisam passar por uma transforma\u00e7\u00e3o digital. A SOS Docs \u00e9 uma empresa especializada em servi\u00e7os relacionados \u00e0 Tecnologia e Gest\u00e3o da Informa\u00e7\u00e3o, voltada para o atendimento personalizado com seguran\u00e7a e efici\u00eancia. Sua empresa est\u00e1 pronta para digitalizar seus documentos? Fale com um consultor e saiba como podemos te ajudar!<\/p>\n\n\n\n

Acompanhe o blog SOS Docs e fique por dentro do mundo da tecnologia, gest\u00e3o de documentos, transforma\u00e7\u00e3o digital e pessoas.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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