A d\u00favida em rela\u00e7\u00e3o a forma correta de elimina\u00e7\u00e3o de documentos ap\u00f3s sua digitaliza\u00e7\u00e3o \u00e9 constante nas empresas. E ela merece total aten\u00e7\u00e3o, uma vez que pode ter consequ\u00eancias legais o tratamento incorreto desses pap\u00e9is.<\/p>\n\n\n\n
Se voc\u00ea quer entender como deve ser feito esse procedimento, leia este artigo at\u00e9 o final. <\/p>\n\n\n\n
Para compreender qual o jeito correto para lidar com esses documentos, precisamos falar sobre a Lei n\u00ba 13.874 referente a Declara\u00e7\u00e3o de Direitos de Liberdade Econ\u00f4mica que foi institu\u00edda em 20 de setembro de 2019. <\/p>\n\n\n\n
Isso porque ela trouxe alguns dispositivos legais que causaram mudan\u00e7as significativas no tocante ao valor legal e probat\u00f3rio de documentos digitalizados, e ainda, na possibilidade de elimina\u00e7\u00e3o dos registros originais em suporte f\u00edsico.<\/p>\n\n\n\n
De acordo com o art. 3\u00ba,inciso X, da Lei, s\u00e3o direitos de toda pessoa, natural ou jur\u00eddica, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econ\u00f4micos do Pa\u00eds: – arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme t\u00e9cnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hip\u00f3tese em que se equipara a documento f\u00edsico para todos os efeitos legais e para a comprova\u00e7\u00e3o de qualquer ato de direito p\u00fablico. <\/p>\n\n\n\n
Ainda sobre o inciso acima, a mesma lei disp\u00f5e em seu artigo 18, que: a efic\u00e1cia do disposto do inciso anterior \u201cfica condicionada \u00e0 regulamenta\u00e7\u00e3o em ato do Poder Executivo Federal\u201d<\/em>. <\/p>\n\n\n\n Contudo, s\u00e3o apresentadas duas exce\u00e7\u00f5es: (1) para documentos privados, nos quais o meio de comprova\u00e7\u00e3o de integridade e confidencialidade (quando necess\u00e1rio) ser\u00e1 definido em comum acordo entre as partes; e (2) caso o processo de digitaliza\u00e7\u00e3o fa\u00e7a uso de certifica\u00e7\u00e3o no padr\u00e3o da Infraestrutura de Chaves P\u00fablicas Brasileira (ICP-Brasil), no qual a integralidade, autenticidade e confidencialidade ser\u00e3o garantidas, independente de aceita\u00e7\u00e3o entre as partes.<\/p>\n\n\n\n Cabe ressaltar que para al\u00e9m deste item, novas reda\u00e7\u00f5es foram inclu\u00eddas \u00e0 Lei n\u00ba 12.682\/2012, que disp\u00f5e sobre elabora\u00e7\u00e3o e arquivamento de documentos em meios eletromagn\u00e9ticos, passando a vigorar como:<\/p>\n\n\n\n Art. 2\u00ba-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletr\u00f4nico, \u00f3ptico ou equivalente, de documentos p\u00fablicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legisla\u00e7\u00f5es espec\u00edficas e no regulamento.<\/p>\n\n\n\n \u00a7 1\u00ba Ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poder\u00e1 ser destru\u00eddo, ressalvados os documentos de valor hist\u00f3rico, cuja preserva\u00e7\u00e3o observar\u00e1 o disposto na legisla\u00e7\u00e3o espec\u00edfica.<\/p>\n\n\n\n \u00a7 2\u00ba O documento digital e a sua reprodu\u00e7\u00e3o, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legisla\u00e7\u00e3o espec\u00edfica, ter\u00e3o o mesmo valor probat\u00f3rio do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizat\u00f3rio do Estado.<\/p>\n\n\n\n Embora o disposto na Lei n\u00ba 13.874 de 2019 determine a equipara\u00e7\u00e3o do valor de prova de documentos digitalizados a seus respectivos originais, \u00e9 necess\u00e1rio que seja observado o que se diz no Decreto 10.278 de 2020 que regulamenta os incisos em quest\u00e3o da lei anterior.<\/p>\n\n\n\n Em 18 de mar\u00e7o de 2020 foi publicado o Decreto n\u00ba 10.278. Seu objetivo \u00e9 o estabelecimento da t\u00e9cnica e dos requisitos para a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos ou privados, para que estes obtenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.<\/p>\n\n\n\n A se\u00e7\u00e3o inicial do Decreto apresenta o \u00e2mbito de aplica\u00e7\u00e3o do regulamento, que pode ser empregado nos documentos f\u00edsicos digitalizados por pessoas naturais, pessoas jur\u00eddicas de direito privado e pessoas jur\u00eddicas de direito p\u00fablico interno para comprova\u00e7\u00e3o de integridade. <\/p>\n\n\n\n Contudo, o Decreto tem como objeto de regulamenta\u00e7\u00e3o apenas os documentos f\u00edsicos que foram migrados para o meio digital atrav\u00e9s da digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n A digitaliza\u00e7\u00e3o deve utilizar de procedimentos e tecnologias que garantam a integridade, confiabilidade e confidencialidade (quando aplic\u00e1vel) dos itens digitalizados. <\/p>\n\n\n\n Uma das formas mais adotadas \u00e9 a utiliza\u00e7\u00e3o de certificado digital emitido no \u00e2mbito da Infraestrutura de Chaves P\u00fablicas Brasileira \u2013 ICP-Brasil. Tratando-se de documentos que envolvam entidades p\u00fablicas, conforme art. 5\u00ba do Decreto, a assinatura digital com certificado ICP-Brasil ser\u00e1 requisito obrigat\u00f3rio para a autentica\u00e7\u00e3o do autor da digitaliza\u00e7\u00e3o, como tamb\u00e9m da integridade dos documentos e seus respectivos metadados.<\/p>\n\n\n\n Para a comprova\u00e7\u00e3o de integridade de documentos entre particulares, o Decreto aponta o mesmo teor do inciso I do art. 18 da Lei da Liberdade Econ\u00f4mica, que uma vez acordado entre as partes, qualquer meio de comprova\u00e7\u00e3o pode ser utilizado. <\/p>\n\n\n\n Por\u00e9m, para os casos em que n\u00e3o houver acordo pr\u00e9vio, ser\u00e1 aplicado a mesma metodologia dos objetos digitalizados para entidades p\u00fablicas.<\/p>\n\n\n\n Sobre a rastreabilidade e auditabilidade, os sistemas e aparelhos utilizados na digitaliza\u00e7\u00e3o devem dispor de mecanismos de registro e recupera\u00e7\u00e3o dos procedimentos realizados com os documentos, e ainda, manter o hist\u00f3rico destas a\u00e7\u00f5es. Isto posto, para a manuten\u00e7\u00e3o da seguran\u00e7a contra fraudes e adultera\u00e7\u00f5es indevidas, as trilhas de auditoria s\u00e3o recursos obrigat\u00f3rios para o registro de informa\u00e7\u00f5es como: autor da digitaliza\u00e7\u00e3o, local e data do procedimento, dados do equipamento etc.<\/p>\n\n\n\n O Decreto determina tamb\u00e9m, para documentos envolvendo entidades p\u00fablicas, o emprego de padr\u00f5es t\u00e9cnicos de digitaliza\u00e7\u00e3o para assegurar a qualidade e legibilidade da imagem, permitindo assim o uso integral do documento digitalizado. Os crit\u00e9rios s\u00e3o definidos de acordo com as caracter\u00edsticas dos documentos (se s\u00e3o textos impressos, textos manuscritos, fotografias, plantas e mapas etc.), com o estabelecimento da resolu\u00e7\u00e3o m\u00ednima em dpi (pontos por polegada), cor (monocrom\u00e1tico, escala de cinza, colorido etc.) e o formato de sa\u00edda, sendo PDF\/A e\/ou PNG.<\/p>\n\n\n\n Os recursos tecnol\u00f3gicos utilizados na digitaliza\u00e7\u00e3o devem garantir tamb\u00e9m a interoperabilidade dos sistemas informatizados, com a produ\u00e7\u00e3o de documentos digitalizados em formatos que proporcionem o acesso em qualquer sistema. <\/p>\n\n\n\n Um dos formatos indicados nos padr\u00f5es t\u00e9cnicos m\u00ednimos \u00e9 o PDF\/A, o qual sustenta o acesso aos documentos por prazos longos, uma vez que carrega as caracter\u00edsticas e informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias de forma integral, totalmente independente de fontes externas.<\/p>\n\n\n\n Ainda sobre os documentos digitalizados para entidades p\u00fablicas, a inser\u00e7\u00e3o de metadados deve seguir um padr\u00e3o com oito itens, sendo eles: assunto, autor, data e local de digitaliza\u00e7\u00e3o, identificador do documento digital, respons\u00e1vel pela digitaliza\u00e7\u00e3o, t\u00edtulo, tipo documental e hash<\/em> da imagem (algoritmo para verifica\u00e7\u00e3o de integridade). <\/p>\n\n\n\n Quando estes documentos s\u00e3o digitalizados por pessoas jur\u00eddicas de direito p\u00fablico interno, existem metadados adicionais que est\u00e3o vinculados \u00e0 gest\u00e3o arquiv\u00edstica destes documentos (classe, data de produ\u00e7\u00e3o do documento original, destina\u00e7\u00e3o final prevista, g\u00eanero documental e prazo de guarda).<\/p>\n\n\n\n Em seu art. 9\u00ba o Decreto autoriza o descarte dos documentos f\u00edsicos (originais) ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o, com exce\u00e7\u00e3o daqueles que apresentarem valor hist\u00f3rico, desde que os procedimentos tenham sido executados conforme os crit\u00e9rios apresentados. <\/p>\n\n\n\n Entretanto, neste quesito o Decreto entra em conflito com o disposto na Lei n\u00ba 12.682\/2012, a qual o art. 2\u00ba-A \u00e9 regulamentado pelo pr\u00f3prio Decreto. No art. 6\u00ba da Lei \u00e9 indicado que os registros p\u00fablicos originais, portanto em suporte f\u00edsico, mesmo que digitalizados devem ser preservados conforme os dispositivos legais pertinentes.<\/p>\n\n\n\n Levando em considera\u00e7\u00e3o a hierarquia dos atos normativos, o disposto no Decreto n\u00e3o se sobrep\u00f5e \u00e0 Lei, uma vez que recebe dela o seu fundamento de validade.<\/p>\n\n\n\n Desta maneira, no \u00e2mbito da Administra\u00e7\u00e3o P\u00fablica Federal, o descarte de documentos originais (suporte f\u00edsico) ainda n\u00e3o pode ser realizado, tendo como justificativa apenas a digitaliza\u00e7\u00e3o conforme os requisitos t\u00e9cnicos do Decreto n\u00ba 10.278\/2020. <\/p>\n\n\n\n \u00c9 necess\u00e1rio seguir todo o rol de procedimentos estipulados pela legisla\u00e7\u00e3o pertinente, como a Lei n\u00ba 8.159\/1991, que disp\u00f5e sobre a Pol\u00edtica Nacional de Arquivos P\u00fablicos e Privados:<\/p>\n\n\n\n Art. 9\u00ba \u2013 A elimina\u00e7\u00e3o de documentos produzidos por institui\u00e7\u00f5es p\u00fablicas e de car\u00e1ter p\u00fablico ser\u00e1 realizada mediante autoriza\u00e7\u00e3o da institui\u00e7\u00e3o arquiv\u00edstica p\u00fablica, na sua espec\u00edfica esfera de compet\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n Desta maneira, para que as pessoas jur\u00eddicas de direito p\u00fablico interno realizem a elimina\u00e7\u00e3o de documentos, devem ter uma tabela de temporalidade e destina\u00e7\u00e3o de documentos aprovada pelos \u00f3rg\u00e3os competentes, conforme Art. 10. <\/p>\n\n\n\n A Tabela de Temporalidade e Destina\u00e7\u00e3o de Documentos \u00e9 um instrumento de gest\u00e3o arquiv\u00edstica resultante do processo de avalia\u00e7\u00e3o documental, no qual os documentos s\u00e3o analisados enquanto fonte de valor informacional, com a defini\u00e7\u00e3o de prazos de guarda e destina\u00e7\u00e3o destes registros, garantindo assim o acesso \u00e0 informa\u00e7\u00e3o enquanto esta seja necess\u00e1ria.<\/p>\n\n\n\n Para al\u00e9m destas exig\u00eancias legais, as pessoas jur\u00eddicas de direito p\u00fablico interno da esfera federal dever\u00e3o seguir o disposto na Resolu\u00e7\u00e3o n\u00ba 40\/2014 do Conselho Nacional de Arquivos \u2013 Conarq, que disp\u00f5e dos procedimentos para a elimina\u00e7\u00e3o de documentos no \u00e2mbito dos \u00f3rg\u00e3os e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos \u2013 SINAR. <\/p>\n\n\n\n Portanto, os documentos originais (em suporte f\u00edsico) dever\u00e3o ser preservados at\u00e9 a conclus\u00e3o dos prazos de prescri\u00e7\u00e3o ou decad\u00eancia dos direitos a que se referem.<\/p>\n\n\n\n Entretanto, para os documentos f\u00edsicos digitalizados e produzidos por pessoas naturais e pessoas jur\u00eddicas de direito privado, a elimina\u00e7\u00e3o \u00e9 facultativa (com exce\u00e7\u00e3o daqueles que possuem valor hist\u00f3rico) desde que a digitaliza\u00e7\u00e3o cumpra os crit\u00e9rios t\u00e9cnicos do Decreto. <\/p>\n\n\n\n Sobre a manuten\u00e7\u00e3o dos documentos digitalizados, o Decreto ressalta que o armazenamento deve garantir a prote\u00e7\u00e3o contra adultera\u00e7\u00f5es, destrui\u00e7\u00f5es e, quando necess\u00e1rio, contra o acesso e reprodu\u00e7\u00e3o n\u00e3o autorizados. E ainda, que a indexa\u00e7\u00e3o dos metadados possibilitem a localiza\u00e7\u00e3o e gerenciamento dos documentos digitalizados, bem como a confer\u00eancia do processo de digitaliza\u00e7\u00e3o adotado.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 importante frisar que a digitaliza\u00e7\u00e3o n\u00e3o \u00e9, por si s\u00f3, a solu\u00e7\u00e3o para redu\u00e7\u00e3o de custos com a produ\u00e7\u00e3o e armazenamento de documentos. <\/p>\n\n\n\n Sendo assim, como identificar os potenciais valores dos documentos? E seus respectivos prazos de guarda? E ainda, como identificar quais documentos possuem conte\u00fado hist\u00f3rico? Sendo que estes \u00faltimos n\u00e3o devem ser eliminados ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n O primeiro passo \u00e9 o desenvolvimento e implanta\u00e7\u00e3o de um Programa de Gest\u00e3o Documental (PGD) na institui\u00e7\u00e3o, com a elabora\u00e7\u00e3o de instrumentos de gest\u00e3o do acervo, padroniza\u00e7\u00e3o e remodelagem de processos internos, implementa\u00e7\u00e3o de tecnologias para gerenciamento, controle e armazenamento seguro dos documentos digitais e digitalizados, entre outras a\u00e7\u00f5es correlatas. <\/p>\n\n\n\n A avalia\u00e7\u00e3o dos conjuntos documentais como etapa anterior \u00e0 digitaliza\u00e7\u00e3o \u00e9 essencial para a redu\u00e7\u00e3o de custos do processo, pois a an\u00e1lise vai identificar os registros que cumpriram seus prazos de guarda e estejam pass\u00edveis de elimina\u00e7\u00e3o, ou melhor, que n\u00e3o tenham mais valor informacional. <\/p>\n\n\n\n O exame do acervo \u00e9 indispens\u00e1vel, pois nem todos os documentos possuem necessidade real de digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Dentre os resultados esperados, a racionaliza\u00e7\u00e3o de custos com a gest\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o dos documentos \u00e9 evidente, pois por meio da gest\u00e3o arquiv\u00edstica do acervo, a digitaliza\u00e7\u00e3o proporcionar\u00e1 benef\u00edcios ainda maiores aos seus produtores.<\/p>\n\n\n\n Embora esse tema possa ser um pouco complexo, ficou claro a extrema import\u00e2ncia da gest\u00e3o correta dos documentos para evitar problemas futuros e facilitar o dia a dia da organiza\u00e7\u00e3o. Por isso, contar com quem entende do assunto, faz toda a diferen\u00e7a, al\u00e9m de retirar uma preocupa\u00e7\u00e3o da sua mente.<\/p>\n\n\n\nElabora\u00e7\u00e3o e arquivamento de documentos em meios eletromagn\u00e9ticos<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Decreto n\u00ba 10.278. Entenda a t\u00e9cnica e os requisitos para a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos ou privados<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Como assegurar que os documentos digitalizados ter\u00e3o o mesmo valor probat\u00f3rio dos documentos originais?<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Rastreabilidade e auditabilidade<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Descarte dos documentos originais<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Nesse caso, o que fazer?<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Invista em um Programa de Gest\u00e3o Documental (PGD)<\/strong><\/h4>\n\n\n\n