{"id":376,"date":"2019-10-14T16:16:58","date_gmt":"2019-10-14T19:16:58","guid":{"rendered":"http:\/\/sosdocs.com.br\/?p=376"},"modified":"2019-10-14T16:16:58","modified_gmt":"2019-10-14T19:16:58","slug":"por-que-escolher-a-sos-docs-para-guarda-de-documentos-no-rio-de-janeiro","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=376","title":{"rendered":"Por Que Escolher a SOS Docs Para Guarda de Documentos no Rio de Janeiro"},"content":{"rendered":"\n

Por SOS Docs<\/a><\/p>\n\n\n\n

Nos dias atuais, \u00e9 muito importante poder contar com uma empresa de guarda de documentos, pois al\u00e9m da seguran\u00e7a, a empresa ainda oferece benef\u00edcios como o gerenciamento de arquivos e a otimiza\u00e7\u00e3o da utiliza\u00e7\u00e3o do espa\u00e7o f\u00edsico no seu neg\u00f3cio.
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No entanto, selecionar um fornecedor para este tipo de presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7o n\u00e3o \u00e9 uma tarefa simples. Voc\u00ea saber\u00e1 agora os principais pontos a serem observados antes de realizar sua escolha.
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Em que consiste uma empresa de guarda de documentos?<\/p>\n\n\n\n

Independente do tamanho da sua empresa, toda organiza\u00e7\u00e3o produz um n\u00famero elevado de documentos em papel, como notas fiscais, comprovantes e outros. Com isso, a armazenagem desses arquivos quase nunca utilizados come\u00e7a a demandar muito espa\u00e7o, e vai ocupando o lugar de mesas e cadeiras.
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Mesmo n\u00e3o sendo frequente o acesso a grande parte desses documentos, e at\u00e9 mesmo por quest\u00f5es legais, \u00e9 necess\u00e1rio manter sua posse por bastante tempo. N\u00e3o \u00e9 que o papel tenha sido deixado de lado por completo, por\u00e9m, agora temos alternativas como a digitaliza\u00e7\u00e3o.
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Por vezes, h\u00e1 casos onde o arquivo cresce de maneira cont\u00ednua, o que dificulta a guarda dos documentos no local onde a empresa se encontra. \u00c9 comum a ocupa\u00e7\u00e3o de salas em outros andares, ou mesmo em outras sedes com essa finalidade.
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Essa atitude al\u00e9m de gerar impacto nos custos, torna a gest\u00e3o mais dif\u00edcil. Tamb\u00e9m existe o fato de que quando esses documentos s\u00e3o armazenados em locais inadequados, ficam vulner\u00e1veis a fatores como danos por mofo ou pragas e at\u00e9 inc\u00eandios ou furtos.
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Uma empresa de guarda de documentos \u00e9 a parceira escolhida para solucionar este problema. Ela se torna respons\u00e1vel pelo arquivamento e gerenciamento dos mais variados tipos de documentos que voc\u00ea queira manter.
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Com isso, o arquivo passa a ficar em local adequado, sendo disponibilizado pela empresa, que certifica sua organiza\u00e7\u00e3o, de maneira sigilosa e segura. Somente os usu\u00e1rios autorizados pelo contratante ter\u00e3o acesso, garantindo a prote\u00e7\u00e3o ao conte\u00fado das informa\u00e7\u00f5es.
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Como escolher uma empresa parceira?<\/p>\n\n\n\n

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H\u00e1 muitos fatores a se considerar quando chega o momento de escolher um fornecedor. \u00c9 fundamental confiar em quem fornece ganhos \u00e0 sua empresa, por meio de pr\u00e1ticas melhores e formas arrojadas para a realiza\u00e7\u00e3o dos processos.
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Quando o assunto \u00e9 guarda de documentos, existem pontos importantes a serem observados, como os listados a seguir:
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Confira a rastreabilidade dos arquivos
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Um dos servi\u00e7os mais importantes a se analisar \u00e9 a viabilidade da empresa de localizar os arquivos com facilidade no momento necess\u00e1rio. O sistema de rastreamento deve ser inteligente e adequado \u00e0s necessidades do cliente, de forma que o processo seja simples e espont\u00e2neo, sem perda de tempo quando acionado.
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Assegure-se da seguran\u00e7a oferecida<\/p>\n\n\n\n

Caso seus documentos contenham informa\u00e7\u00f5es estrat\u00e9gicas de grande valor para sua empresa, \u00e9 fundamental conferir a reputa\u00e7\u00e3o, bem como a credibilidade do seu fornecedor, com o objetivo de assegurar a acessibilidade dos documentos somente a quem possuir autoriza\u00e7\u00e3o devida, evitando casos de furto ou espionagem.
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Valorize a integridade dos documentos<\/p>\n\n\n\n

O cuidado para que os documentos n\u00e3o se deteriorem com o passar do tempo \u00e9 muito importante. Cada tipo de documento deve ser mantido por diferentes per\u00edodos determinados. Para que isso aconte\u00e7a \u00e9 necess\u00e1rio evitar danos e garantir sua utilidade pelo menos durante esse intervalo.
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Muitos fatores podem interferir nessa preserva\u00e7\u00e3o, acarretando na perda da qualidade e da serventia. Isso torna essencial a verifica\u00e7\u00e3o das condi\u00e7\u00f5es oferecidas por seu fornecedor quanto \u00e0 preven\u00e7\u00e3o e ao combate a poss\u00edveis inc\u00eandios, solu\u00e7\u00f5es para impedir inunda\u00e7\u00f5es, assim como seus m\u00e9todos para evitar pragas e mofo.
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Barganhe por flexibilidade na contrata\u00e7\u00e3o<\/p>\n\n\n\n

A tend\u00eancia em toda organiza\u00e7\u00e3o \u00e9: quanto maior ela fica, mais documentos ter\u00e1 para arquivar e mais espa\u00e7o vai precisar. Dessa forma, vale a pena procurar por um parceiro que esteja preparado para oferecer solu\u00e7\u00f5es para suas necessidades, com pre\u00e7os competitivos.
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Avalie as habilidades do prestador de servi\u00e7o<\/p>\n\n\n\n

A melhor maneira de se obter um servi\u00e7o bem feito \u00e9 atrav\u00e9s da contrata\u00e7\u00e3o de uma empresa de qualidade com conceito no mercado. Essa empresa deve ter a capacidade de atender voc\u00ea e oferecer todos os recursos que fa\u00e7am com que o processo de arquivamento aconte\u00e7a de forma f\u00e1cil.
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\u00c9 necess\u00e1rio efici\u00eancia na gest\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es. Cheque se o fornecedor possui profissionais especializados para este tipo de trabalho, como arquivistas, que fazem toda a diferen\u00e7a.
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Ap\u00f3s 10 anos de presen\u00e7a no mercado no Distrito Federal, a SOS Docs chega ao Rio de Janeiro como sua melhor op\u00e7\u00e3o. Uma empresa fundada com o objetivo de oferecer aos seus clientes um servi\u00e7o de excel\u00eancia na gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o. 
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Com superioridade na atua\u00e7\u00e3o em \u00e1reas como digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos, microfilmagem e gest\u00e3o de acervos, a SOS Docs apresenta diferenciais importantes quanto \u00e0 guarda de documentos. Dentre eles, pode-se destacar:<\/p>\n\n\n\n