{"id":380,"date":"2019-10-14T16:23:29","date_gmt":"2019-10-14T19:23:29","guid":{"rendered":"http:\/\/sosdocs.com.br\/?p=380"},"modified":"2019-10-14T16:23:29","modified_gmt":"2019-10-14T19:23:29","slug":"por-que-a-gestao-de-documentos-no-setor-privado-e-importante","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=380","title":{"rendered":"Por que a gest\u00e3o de documentos no setor privado \u00e9 importante?"},"content":{"rendered":"\n

Por SOS Docs<\/a><\/p>\n\n\n\n

A quantidade de informa\u00e7\u00f5es geradas e recebidas pelas empresas atualmente \u00e9 absurda. Nesse contexto, a gest\u00e3o de documentos no setor privado se torna imprescind\u00edvel. Criar uma sistem\u00e1tica para a administra\u00e7\u00e3o e controle desses dados, baseada em solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas e processos, \u00e9 um caminho inevit\u00e1vel para todo neg\u00f3cio que deseja ter sucesso.<\/p>\n\n\n\n

No artigo de hoje, voc\u00ea poder\u00e1 entender melhor a import\u00e2ncia de uma boa gest\u00e3o de documentos e como ela pode influenciar positivamente a escalabilidade das empresas, beneficiando todas as opera\u00e7\u00f5es.
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O que \u00e9 um sistema de gest\u00e3o de documentos?<\/p>\n\n\n\n

A sistem\u00e1tica do gerenciamento de documentos \u00e9 parte de um conjunto de ferramentas e pr\u00e1ticas que s\u00e3o fundamentais no mundo digitalmente avan\u00e7ado de hoje. N\u00e3o importa se \u00e9 uma empresa de tecnologia, sa\u00fade, manufatura, autom\u00f3veis, produtos de beleza, finan\u00e7as ou qualquer outro mercado. Em todos eles, h\u00e1 o uso extensivo de documentos.<\/p>\n\n\n\n

A defini\u00e7\u00e3o mais abrangente para um sistema de gest\u00e3o de documentos trata tanto do software que permite a cria\u00e7\u00e3o, armazenamento, gerenciamento, indexa\u00e7\u00e3o, prote\u00e7\u00e3o e recupera\u00e7\u00e3o de documentos, como de todas as pol\u00edticas definidas para o tr\u00e2mite e acesso a essas informa\u00e7\u00f5es, sejam elas f\u00edsicas ou digitais.
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A maioria dos sistemas desse tipo integra informa\u00e7\u00f5es armazenadas na nuvem com os dados de registro das c\u00f3pias f\u00edsicas, que passam a ser corretamente guardadas em espa\u00e7os apropriados. Mas n\u00e3o se trata apenas disso. Quando pensamos na gest\u00e3o, precisamos entender toda a estrutura que facilita o fluxo de informa\u00e7\u00f5es cr\u00edticas por toda a organiza\u00e7\u00e3o.
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Um bom sistema de gerenciamento pode ajudar a organizar todos os seus arquivos e dados em um s\u00f3 lugar, facilitando o controle e acelerando o fluxo de trabalho. Isso melhora a precis\u00e3o e fornece acesso remoto 24 horas a documentos de qualquer parte do mundo, por meio das c\u00f3pias digitalizadas.
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Assim, a escolha de um sistema robusto de gerenciamento de documentos permite que voc\u00ea permane\u00e7a um passo \u00e0 frente da concorr\u00eancia e forne\u00e7a todas as informa\u00e7\u00f5es de que seus funcion\u00e1rios precisam para realizar seu trabalho com efici\u00eancia.
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O que h\u00e1 de t\u00e3o relevante na gest\u00e3o de documentos no setor privado?<\/p>\n\n\n\n

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Os documentos s\u00e3o o alicerce de qualquer neg\u00f3cio. Eles desempenham um papel central na facilita\u00e7\u00e3o do bom funcionamento e sucesso geral. N\u00e3o h\u00e1 absolutamente nenhuma empresa que consiga passar um dia sem criar e compartilhar novas informa\u00e7\u00f5es documentadas. Isso inclui folhetos de marketing, propostas de projetos, termos t\u00e9cnicos, diretrizes de RH, materiais de treinamento e contratos com fornecedores, para citar apenas alguns.<\/p>\n\n\n\n

A r\u00e1pida digitaliza\u00e7\u00e3o do nosso mundo levou a um crescimento exponencial de dados e conte\u00fado de neg\u00f3cios. Esses documentos s\u00e3o geralmente espalhados por todo o lugar, principalmente em seus dispositivos digitais \u2014 voc\u00ea pode ter arquivos do Word armazenados em aplicativos na nuvem, nas \u00e1reas de trabalho dos computadores utilizados pelos colaboradores, em anexos de e-mail e assim por diante.
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E o que acontece quando voc\u00ea n\u00e3o consegue encontrar um arquivo no meio de uma reuni\u00e3o? Ou quando seu gerente imediatamente precisa desse documento importante, mas voc\u00ea n\u00e3o se lembra de onde o armazenou?
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A organiza\u00e7\u00e3o de seus arquivos digitais \u00e9 um aspecto muitas vezes esquecido, e isso \u00e9 ainda mais complexo em termos digitais, porque voc\u00ea n\u00e3o consegue ter a sensa\u00e7\u00e3o da bagun\u00e7a, como acontece com arquivos em papel. Assim, voc\u00ea pode n\u00e3o sentir que tem um problema at\u00e9 n\u00e3o conseguir encontrar um determinado arquivo.
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J\u00e1 perdeu tempo precioso procurando por um documento em seu computador, em mensagens de bate-papo, em seus anexos de e-mail etc.? Gerenciar essa bagun\u00e7a digital, que, muitas vezes, n\u00e3o \u00e9 estruturada, e disponibiliz\u00e1-la para seus funcion\u00e1rios, clientes, parceiros ou outras partes interessadas n\u00e3o \u00e9 uma tarefa f\u00e1cil.
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Os colaboradores que n\u00e3o conseguem encontrar os documentos certos na hora em que precisam tendem a ter problemas em seu dia a dia. H\u00e1 outros benef\u00edcios associados ao correto gerenciamento de documentos.
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Melhorar a comunica\u00e7\u00e3o e coopera\u00e7\u00e3o<\/p>\n\n\n\n

Ter um sistema de gest\u00e3o de documentos promove uma colabora\u00e7\u00e3o mais r\u00e1pida e f\u00e1cil entre os funcion\u00e1rios, especialmente em diferentes locais geogr\u00e1ficos. Ao ter a capacidade de acessar documentos de modo \u00e1gil e compartilh\u00e1-los por meio de um espa\u00e7o de trabalho on-line, como uma intranet ou outro sistema, os usu\u00e1rios podem trabalhar juntos no mesmo projeto sem grandes dificuldades.<\/p>\n\n\n\n

Por meio de outros recursos de colabora\u00e7\u00e3o inclu\u00eddos nos softwares, esses documentos podem ser salvos e compartilhados entre os funcion\u00e1rios em toda a organiza\u00e7\u00e3o.
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Obter maior capacidade no controle de vers\u00f5es<\/p>\n\n\n\n

Para grandes organiza\u00e7\u00f5es, manter as informa\u00e7\u00f5es sempre atualizadas pode ser uma luta. Esse \u00e9 um problema comum quando n\u00e3o se adota um sistema de gerenciamento de documentos. Esse tipo de solu\u00e7\u00e3o torna o processo de controle de arquivos mais f\u00e1cil.<\/p>\n\n\n\n

Os usu\u00e1rios podem simplesmente carregar um documento e gerenciar as atualiza\u00e7\u00f5es e vers\u00f5es on-line. Isso pode, inclusive, ser feito de maneira automatizada, gerando os backups sempre que qualquer altera\u00e7\u00e3o for realizada.
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Cortar custos<\/p>\n\n\n\n

Tempo \u00e9, provavelmente, o recurso mais escasso no mundo atual. Quando as pessoas perdem preciosos minutos (ou at\u00e9 horas) para localizar um documento espec\u00edfico que era necess\u00e1rio em dado momento, isso pode acarretar in\u00fameros problemas.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m de deixar de fazer outras atividades mais importantes, a aus\u00eancia de um documento pode pesar em decis\u00f5es erradas ou mesmo na perda de oportunidades, num cen\u00e1rio de erros potencialmente dispendiosos, uma vez que os gerentes podem estar sem acesso \u00e0s melhores informa\u00e7\u00f5es para suportar escolhas.
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Com todas as informa\u00e7\u00f5es organizadas e bem arquivadas, a localiza\u00e7\u00e3o fica muito mais simples e r\u00e1pida \u2014 sem falar em eventuais problemas gerados pela perda de documentos, como o pagamento de multas para os \u00f3rg\u00e3os fiscais ou situa\u00e7\u00f5es complicadas em processos de auditoria.
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Ganhar produtividade<\/p>\n\n\n\n

Carregar, editar, rastrear e compartilhar documentos leva metade do tempo com um sistema de gest\u00e3o de documentos adequado. Por isso, permite que os colaboradores sejam mais produtivos e eficientes.<\/p>\n\n\n\n

O tempo que antes era gasto pesquisando informa\u00e7\u00f5es em v\u00e1rios locais agora pode ser usado para produzir mais atividades que agregam valor. Desde que haja permiss\u00e3o, os dados de interesse podem ser acessados de qualquer lugar, inclusive de casa ou no trecho de uma viagem. Isso torna tudo mais instant\u00e2neo e din\u00e2mico.
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A gest\u00e3o de documentos no setor privado n\u00e3o \u00e9 apenas uma op\u00e7\u00e3o, mas uma necessidade. Qualquer empresa que queira continuar competitiva no mercado precisa fazer investimentos nesse sentido.
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Gostou deste artigo? Ent\u00e3o, que tal saber mais sobre como incluir transforma\u00e7\u00e3o digital em seu neg\u00f3cio? At\u00e9 a pr\u00f3xima!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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