Ac\u00famulo desordenado de documentos e perda de pap\u00e9is com frequ\u00eancia s\u00e3o cen\u00e1rios, infelizmente, comuns em empresas com acervos de arquivos pouco organizados, que, ao final, podem ser sin\u00f4nimos de grandes preju\u00edzos. Por isso, a contrata\u00e7\u00e3o de uma gest\u00e3o de documentos terceirizada \u00e9 capaz de eliminar problem\u00e1ticas do g\u00eanero.<\/p>\n\n\n\n
Afinal, esses servi\u00e7os gerenciais incluem o ordenamento e preserva\u00e7\u00e3o de todos os dados corporativos com o apoio de profissionais especializados na aplica\u00e7\u00e3o de t\u00e9cnicas de higieniza\u00e7\u00e3o, organiza\u00e7\u00e3o empresarial e prepara\u00e7\u00e3o para descarte.
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Al\u00e9m disso, a depender da empresa contratada, a terceiriza\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m engloba a op\u00e7\u00e3o de armazenamento em \u00e1reas externas \u00e0s companhias, de digitaliza\u00e7\u00e3o dos arquivos e do uso de softwares espec\u00edficos de controle.
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Quer conhecer melhor quais s\u00e3o as principais vantagens de se obter uma gest\u00e3o de documentos terceirizada nas empresas? Ent\u00e3o, continue a leitura deste post!
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Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/p>\n\n\n\n
Os maiores desafios arcados por gestores em empresas com acervos f\u00edsicos pr\u00f3prios s\u00e3o os riscos de deteriora\u00e7\u00e3o ou perda de documentos \u2014 t\u00e3o recorrentes, quando inexistem procedimentos internos de vistoria e de checagem arquiv\u00edstica. Sem esquecer-se dos altos custos envolvidos na manuten\u00e7\u00e3o dos acervos, que superam os gastos com a contrata\u00e7\u00e3o de empresas terceirizadas. <\/p>\n\n\n\n
Isso porque, al\u00e9m do aluguel pertinente \u00e0 loca\u00e7\u00e3o dos espa\u00e7os f\u00edsicos para armazenamento, \u00e9 indispens\u00e1vel o suporte de colaboradores incumbidos na organiza\u00e7\u00e3o e posterior localiza\u00e7\u00e3o desses documentos, caso venham a ser requisitados pelos demais setores das empresas.
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Em raz\u00e3o disso, as despesas de natureza trabalhista incorporadas aos faturamentos empresariais, muitas vezes, extrapolam os valores inicialmente planejados nas folhas de pagamento.
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Afinal, a depender do tamanho dos acervos internos, ser\u00e1 preciso um tempo maior de disponibilidade dos funcion\u00e1rios, aumentando-se, ainda mais, os gastos com horas extras e reflexos salariais.
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Maior efici\u00eancia produtiva dos fluxos de trabalho<\/p>\n\n\n\n
Geralmente, logo que contratada uma empresa especializada em gest\u00e3o documental, \u00e9 realizado o mapeamento dos processos internos de trabalho com o objetivo de que sejam identificadas barreiras na forma como a circula\u00e7\u00e3o dos documentos ocorre dentro das empresas. <\/p>\n\n\n\n
Para isso, a SOS Docs, por exemplo, oferece total assist\u00eancia tamb\u00e9m nessa primeira fase de contato com seus clientes, por meio da disponibilidade de arquivistas altamente capacitados e munidos com certifica\u00e7\u00f5es reconhecidas internacionalmente, como CDIA+ e AIIM ECM specialist.
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Dessa forma, todo o fluxo de trabalho consegue ser tra\u00e7ado e minuciosamente analisado para que as propostas mais efetivas de resolu\u00e7\u00e3o sejam elaboradas e aplicadas pelos especialistas. Assim, gargalos e falhas presentes nesses fluxos s\u00e3o sistematicamente eliminados.
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Em pouco tempo, resultados s\u00e3o percebidos n\u00e3o somente por diretores e gestores, mas tamb\u00e9m pelos colaboradores \u2014 grandes benefici\u00e1rios dessa gest\u00e3o terceirizada. Afinal, a reestrutura\u00e7\u00e3o sist\u00eamica dos acervos otimiza suas din\u00e2micas de trabalho.
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Seguran\u00e7a no armazenamento<\/p>\n\n\n\n
Muitas das vezes, gestores deparam-se com o abarrotamento dos arquivos, sem que uma quantidade consider\u00e1vel de documentos, de fato, venha a ser utilizada com frequ\u00eancia pelos departamentos. Em raz\u00e3o disso, os locais selecionados para a guarda dos arquivos acabam tornando-se uma quest\u00e3o secund\u00e1ria nas companhias.<\/p>\n\n\n\n
Nesse sentido, a ado\u00e7\u00e3o de n\u00edveis b\u00e1sicos de controle, como a instala\u00e7\u00e3o de portas com senhas e a contrata\u00e7\u00e3o de vigilantes respons\u00e1veis pela restri\u00e7\u00e3o de acesso aos arquivos, deixam de ser prioridades em raz\u00e3o do n\u00famero expressivo de documentos a serem guardados.
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No entanto, o armazenamento simplificado, em especial, de documentos sigilosos ou estrat\u00e9gicos pode n\u00e3o ser o suficiente para garantir o controle e a seguran\u00e7a desses dados, al\u00e9m de colocarem as empresas em riscos financeiros a m\u00e9dio e longo prazo.
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Por esse motivo, a contrata\u00e7\u00e3o de uma empresa especializada tamb\u00e9m se justifica pela seguran\u00e7a assistida a esses dados corporativos. Assim, por exemplo, a SOS Docs oferece a seus clientes a op\u00e7\u00e3o de guarda dos arquivos em uma sala-cofre localizada no Centro de Documenta\u00e7\u00f5es, onde os dados mais sens\u00edveis ficam sob total responsabilidade da terceirizada.
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Facilidade de localiza\u00e7\u00e3o<\/p>\n\n\n\n
Outra grande vantagem desses servi\u00e7os \u00e9 a facilidade na busca dos documentos, independentemente de qual seja o tipo, ano de cria\u00e7\u00e3o ou local onde tenha sido guardado. Isso \u00e9 poss\u00edvel por meio do uso de um sistema de automa\u00e7\u00e3o, como o software M-FILES, que otimiza o tempo despendido na localiza\u00e7\u00e3o dos arquivos pelos colaboradores.<\/p>\n\n\n\n
Para isso, os documentos s\u00e3o previamente catalogados e registrados no programa. Dessa forma, em poucos cliques, gestores e funcion\u00e1rios s\u00e3o capazes de identificar rapidamente onde os documentos f\u00edsicos se encontram dentro das empresas.
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Caso os arquivos estejam no Centro de Documenta\u00e7\u00e3o da contratada, os clientes podem solicitar o envio rastreado por meio de um simples requerimento feito pelo pr\u00f3prio software instalado nas companhias.
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A digitaliza\u00e7\u00e3o dos arquivos tamb\u00e9m \u00e9 outro servi\u00e7o amplamente contratado por empresas que precisam acessar, com maior frequ\u00eancia, o conte\u00fado de determinados tipos de arquivo.
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Para isso, tais documentos f\u00edsicos s\u00e3o previamente digitalizados pela terceirizada para facilitar a visualiza\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es corporativas correspondentes, sem a necessidade de obter em m\u00e3os o arquivo original.
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Uso otimizado dos espa\u00e7os f\u00edsicos<\/p>\n\n\n\n
A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos combinada \u00e0 remessa dos arquivos menos utilizados pelos colaboradores para o Centro de Documenta\u00e7\u00e3o eliminam consideravelmente a necessidade de espa\u00e7os f\u00edsicos corporativos. Dessa forma, essas salas podem ser reutilizadas para outras finalidades mais relevantes nas companhias.<\/p>\n\n\n\n
Em consequ\u00eancia, tal medida fomenta a lucratividade dos neg\u00f3cios, porque tamb\u00e9m prioriza o conforto dos colaboradores durante todo o trabalho e influi positivamente nos \u00edndices de desempenho produtivo.
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Foco na atividade-fim empresarial<\/p>\n\n\n\n
Manter em bom estado de conserva\u00e7\u00e3o os acervos internos requer dedica\u00e7\u00e3o direta de colaboradores em fun\u00e7\u00f5es secund\u00e1rias e bastante burocr\u00e1ticas. Por esse motivo, a gest\u00e3o de documentos terceirizada oferece mais vantagens.<\/p>\n\n\n\n
Afinal, com servi\u00e7os especializados de mapeamento, controle, higieniza\u00e7\u00e3o, suporte e seguran\u00e7a dos documentos desempenhados 100% pela contratada, os colaboradores podem focar em outras atribui\u00e7\u00f5es mais importantes que estejam atreladas \u00e0 atividade-fim.
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Portanto, em ambientes corporativos com armazenamento escal\u00e1vel de documentos f\u00edsicos, a contrata\u00e7\u00e3o de uma empresa especializada em gerenciamento documental implica uma gama de benef\u00edcios.
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Isso porque, al\u00e9m de reduzir os gastos com folhas de pagamento e alugu\u00e9is de espa\u00e7os f\u00edsicos dedicados aos acervos, esses servi\u00e7os de terceiriza\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m promovem maior seguran\u00e7a aos arquivos corporativos.
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Quer saber mais sobre como a gest\u00e3o de documentos terceirizada pode ajudar sua empresa no aperfei\u00e7oamento dos fluxos de trabalho e na redu\u00e7\u00e3o de gastos com os arquivos internos? Ent\u00e3o, entre em contato conosco.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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