Atualmente, um software de GED (Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos) tem sido bastante procurada por empresas interessadas em otimizar o acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es contidas em cada registro \u2014 antes, isso somente era poss\u00edvel por meio da busca f\u00edsica em arquivos.<\/p>\n\n\n\n
Nesse sentido, a tarefa caracterizava-se por ser um processo bastante burocr\u00e1tico e moroso, com in\u00fameras perdas que resultavam em inefici\u00eancia. Por outro lado, hoje em dia, ela pode ser realizada de forma simples e pr\u00e1tica, com excelentes benef\u00edcios.
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Neste artigo, voc\u00ea vai conferir o que \u00e9 um software de GED e quais s\u00e3o as melhorias que a ado\u00e7\u00e3o dela pode levar para sua empresa. Acompanhe!
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O que \u00e9 um Software de Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos?<\/p>\n\n\n\n
Por GED (Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos) entendemos a utiliza\u00e7\u00e3o de tecnologias digitais para realizar o controle, a armazenagem, o compartilhamento e o backup de informa\u00e7\u00f5es que t\u00eam como origem diversos tipos de registros \u2014 principalmente em papel, mas tamb\u00e9m em microfilmes, imagens, sons e planilhas eletr\u00f4nicas.<\/p>\n\n\n\n
A partir de computadores, o GED permite aos colaboradores um acesso simplificado a documentos que antes existiam apenas em arquivos f\u00edsicos. Dessa forma, as informa\u00e7\u00f5es podem ser visualizadas de qualquer lugar do mundo via web, o que torna o trabalho mais \u00e1gil e f\u00e1cil.
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Al\u00e9m disso, a pr\u00e1tica aumenta a seguran\u00e7a e a integridade dos documentos originais, na medida em que a digitaliza\u00e7\u00e3o reduz o manuseio. As c\u00f3pias prim\u00e1rias passam a ser acessadas apenas em momentos nos quais isso for imprescind\u00edvel, como para atender alguma regulamenta\u00e7\u00e3o do governo.
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Por meio do GED, a empresa pode trabalhar em padr\u00f5es de organiza\u00e7\u00e3o associados a \u00edndices de pesquisa e recupera\u00e7\u00e3o, de modo que os documentos, ou mesmo informa\u00e7\u00f5es espec\u00edficas neles contidas, possam ser localizados com facilidade em qualquer momento.
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Esses \u00edndices normalmente incluem dados de cadastro, como data de elabora\u00e7\u00e3o, autor, fonte, n\u00famero da vers\u00e3o, c\u00f3digos de armazenamento, entre outros, cabendo ao respons\u00e1vel pelo registro incluir diversas outras informa\u00e7\u00f5es de acordo com seus interesses, de modo a tornar o gerenciamento adequado \u00e0s demandas da empresa.
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\u00c9 poss\u00edvel, tamb\u00e9m, liberar ou restringir os acessos, criando diferentes tipos de permiss\u00f5es para cada usu\u00e1rio em um certo documento. H\u00e1 a possibilidade de customizar quem s\u00e3o as pessoas que podem apenas visualizar e quais podem imprimir ou mesmo alterar as informa\u00e7\u00f5es.
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Quais s\u00e3o os benef\u00edcios de se implantar um Software de GED?<\/p>\n\n\n\n
Um Software de Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos traz in\u00fameras vantagens para as empresas. Pode ser utilizada por todo tipo de organiza\u00e7\u00e3o, desde ind\u00fastrias de grande porte, hospitais e outros prestadores de servi\u00e7o at\u00e9 pequenas institui\u00e7\u00f5es, pois sua aplica\u00e7\u00e3o \u00e9 modular. Isso faz com que voc\u00ea possa procurar pelas solu\u00e7\u00f5es que melhor adequam-se \u00e0 sua realidade. A seguir, veja alguns dos principais benef\u00edcios que esses sistemas podem oferecer.<\/p>\n\n\n\n
1. Otimiza\u00e7\u00e3o do tempo<\/p>\n\n\n\n
Com um GED, voc\u00ea consegue ter mais precis\u00e3o e rapidez quando precisar localizar informa\u00e7\u00f5es. Isso porque o sistema organiza e faz a indexa\u00e7\u00e3o do conte\u00fado. Dessa forma, voc\u00ea poder\u00e1 observar ganhos de produtividade dos colaboradores, visto que eles deixam de perder tempo quando precisam acessar os documentos, fazendo com que o processo ocorra de maneira muito mais eficaz.<\/p>\n\n\n\n
2. Controle das informa\u00e7\u00f5es<\/p>\n\n\n\n
Como o acesso passa a ser customiz\u00e1vel, voc\u00ea pode controlar quem est\u00e1 usando cada documento e com qual finalidade. Pode at\u00e9 mesmo impedir que pessoas n\u00e3o autorizadas visualizem determinados conte\u00fados. \u00c9, sem d\u00favida, um ganho significativo no que diz respeito \u00e0 seguran\u00e7a das informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n
3. Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/p>\n\n\n\n
Com o passar do tempo, voc\u00ea poder\u00e1 aferir redu\u00e7\u00f5es expressivas na quantidade de impress\u00f5es e c\u00f3pias, que passam a ser desnecess\u00e1rias na maioria das vezes. Al\u00e9m disso, seus espa\u00e7os tornam-se mais organizados e voc\u00ea tamb\u00e9m minimiza os custos com impressoras e manuten\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n
4. Prote\u00e7\u00e3o de arquivos<\/p>\n\n\n\n
Ao optar por pr\u00e1ticas de GED, voc\u00ea pode ainda contar com um fornecedor para fazer a guarda de documentos originais. Essas empresas s\u00e3o especialistas em garantir a integridade dos registros, protegendo-os contra inc\u00eandios, inunda\u00e7\u00f5es, pragas, roubos etc. At\u00e9 mesmo para atender legisla\u00e7\u00f5es, \u00e9 bastante importante que a usabilidade desse material seja preservada ao longo do tempo.<\/p>\n\n\n\n
5. Minimiza\u00e7\u00e3o da utiliza\u00e7\u00e3o de espa\u00e7os<\/p>\n\n\n\n
A partir da implanta\u00e7\u00e3o de um GED, sua empresa passar\u00e1 a ter uma menor necessidade de espa\u00e7os f\u00edsicos para armazenar documentos em papel. \u00c9 bastante comum ver casos em que existe a demanda, por exemplo, por alugar salas adicionais apenas para manter um arquivo. Com o gerenciamento eletr\u00f4nico, isso se torna algo mais dif\u00edcil de acontecer.<\/p>\n\n\n\n
Como utilizar um Software de GED em sua empresa?<\/p>\n\n\n\n
Para fazer a implanta\u00e7\u00e3o da Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos, \u00e9 importante estar atento a alguns pontos. Entre eles, podemos destacar os documentos corporativos de um grau elevado de relev\u00e2ncia, ent\u00e3o deve-se investir tempo no planejamento das atividades para que o processo ocorra de maneira tranquila e com impactos reduzidos na rotina dos afetados.<\/p>\n\n\n\n
Primeiramente, \u00e9 preciso verificar a disponibilidade de colaboradores para fazer a organiza\u00e7\u00e3o e a classifica\u00e7\u00e3o dos documentos, elegendo respons\u00e1veis que v\u00e3o definir o que deve ser digitalizado ou n\u00e3o. Quanto maior for a quantidade de registros, maior ser\u00e1 a necessidade de m\u00e3o de obra para executar essa tarefa. \u00c9 preciso ter aten\u00e7\u00e3o nessa triagem desde o momento zero, pois erros podem prejudicar e atrasar a implanta\u00e7\u00e3o.
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Depois que o sistema j\u00e1 estiver fazendo parte do dia a dia das pessoas, tudo se tornar\u00e1 mais f\u00e1cil, uma vez que todos j\u00e1 saber\u00e3o o que precisa ser feito. Ainda assim, \u00e9 preciso eleger quem ser\u00e3o os funcion\u00e1rios que zelar\u00e3o pela manuten\u00e7\u00e3o e opera\u00e7\u00e3o do sistema.
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Faz-se fundamental criar m\u00e9todos de categoriza\u00e7\u00e3o, estabelecendo quais crit\u00e9rios ser\u00e3o utilizados para classificar cada documento. Por exemplo, criar chaves para separa\u00e7\u00e3o por tipo, c\u00f3digo de classifica\u00e7\u00e3o arquiv\u00edstica, relev\u00e2ncia e tempo que o documento precisa ser preservado, segundos requisitos legais.
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Por fim, estabelecer as credenciais de acesso, dando poder estritamente a quem pode acessar e modificar as informa\u00e7\u00f5es e determinando quais s\u00e3o os colaboradores que podem apenas visualizar e imprimir os documentos. Essa \u00e9 uma prerrogativa muito importante que estar\u00e1 sob o controle de quem vier a ser o respons\u00e1vel pelo sistema.
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A Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos \u00e9 uma metodologia que traz diversas vantagens para as empresas que optam por sua utiliza\u00e7\u00e3o. Sua implanta\u00e7\u00e3o muda significativamente a forma de trabalhar, gerando impactos positivos na produtividade, nos custos, na seguran\u00e7a e na facilidade de acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es.
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