{"id":405,"date":"2019-10-14T16:41:33","date_gmt":"2019-10-14T19:41:33","guid":{"rendered":"http:\/\/sosdocs.com.br\/?p=405"},"modified":"2019-10-14T16:41:33","modified_gmt":"2019-10-14T19:41:33","slug":"entenda-o-que-e-a-destruic%cc%a7a%cc%83o-segura-de-documentos-e-como-fazer","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=405","title":{"rendered":"Entenda o que e\u0301 a destruic\u0327a\u0303o segura de documentos e como fazer!"},"content":{"rendered":"\n

Por SOS Docs<\/a><\/p>\n\n\n\n

A gest\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es de uma empresa \u00e9 um fator chave para a sua competitividade e efici\u00eancia. Como se tratam de entidades din\u00e2micas, muitos dados e conte\u00fados sobre processos, clientes e funcion\u00e1rios circulam pelas organiza\u00e7\u00f5es todos os dias. Diante disso, as normas legais de privacidade e seguran\u00e7a exigem que a destrui\u00e7\u00e3o segura de documentos seja feita com o m\u00e1ximo de profissionalismo.<\/p>\n\n\n\n

Sendo assim, o descarte adequado de materiais que tenham informa\u00e7\u00f5es sigilosas \u00e9 de grande import\u00e2ncia para as empresas de todos os segmentos de atua\u00e7\u00e3o. Pois, al\u00e9m de impactarem o planejamento da pr\u00f3pria organiza\u00e7\u00e3o, essas a\u00e7\u00f5es afetam diretamente a privacidade dos dados pessoais de terceiros e o meio ambiente quando realizadas de maneira relapsa.
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A seguir, vamos abordar o descarte de arquivos conforme os diferentes tipos de informa\u00e7\u00f5es e materiais, al\u00e9m de mostrar como realizar esse processo. Continue a leitura e conhe\u00e7a os pontos mais importantes da destrui\u00e7\u00e3o segura de documentos.
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O que \u00e9 a destrui\u00e7\u00e3o segura de documentos?<\/p>\n\n\n\n

Vivemos em um pa\u00eds onde a burocracia impera e esse \u00e9 um dos motivos que levam as empresas ao ac\u00famulo dos mais diversos tipos de documentos ao longo dos anos. S\u00e3o atas de reuni\u00f5es, demonstra\u00e7\u00f5es financeiras, recibos, formul\u00e1rios, guias, comprovantes e muitos outros arquivos que precisam ser organizados, classificados e guardados para servirem de registro, base de consulta e comprova\u00e7\u00e3o a fim de evitar futuros questionamentos.<\/p>\n\n\n\n

Passados os prazos exigidos para guarda dos arquivos, eles deixam de ser \u00fateis e sua manuten\u00e7\u00e3o se torna desnecess\u00e1ria, gerando gastos dispens\u00e1veis. Ainda que n\u00e3o tenham mais serventia para a organiza\u00e7\u00e3o, esses documentos trazem um conte\u00fado valioso que pode estar repleto de informa\u00e7\u00f5es sens\u00edveis no que diz respeito \u00e0 competitividade no mundo corporativo, estando elas armazenadas em pap\u00e9is, pastas ou outros dispositivos f\u00edsicos como HDs, CDs, pen drives etc.
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Apenas rasgar os pap\u00e9is manualmente ou quebrar um disco r\u00edgido n\u00e3o assegura a elimina\u00e7\u00e3o dos dados, porque as informa\u00e7\u00f5es contidas nesses dispositivos poder\u00e3o ser recuperadas facilmente a partir dos pr\u00f3prios fragmentos. \u00c9 preciso ter consci\u00eancia do momento e da forma mais conveniente de agir para garantir que os documentos sejam destru\u00eddos sem representar riscos adicionais para a empresa.
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O descarte desses documentos precisa ser feito de maneira apropriada para que os segredos empresariais se mantenham seguros. Falhar nesse requisito permitindo qualquer tipo de vazamento de informa\u00e7\u00f5es, por exemplo, transmite ao mercado e \u00e0 sociedade em geral a imagem de que a sua organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 displicente em suas a\u00e7\u00f5es e desorganizada.
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Como esse processo funciona?<\/p>\n\n\n\n

Na gest\u00e3o dos seus documentos, a empresa n\u00e3o pode simplesmente envi\u00e1 los para o lixo comum porque, como j\u00e1 dissemos, o risco de vazamento de informa\u00e7\u00f5es \u00e9 muito grande. Por essa raz\u00e3o, muitos descartes s\u00e3o realizados por meio da incinera\u00e7\u00e3o ou tritura\u00e7\u00e3o. A tritura\u00e7\u00e3o \u00e9 a mais comum e pode ser feita externa ou internamente contando com o servi\u00e7o de uma empresa especializada, dependendo do volume de arquivos e do n\u00edvel de seguran\u00e7a necess\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n

A norma internacional que trata da destrui\u00e7\u00e3o segura de documentos que cont\u00eam dados importantes, a chamada DIN 66399, divide os documentos em seis categorias (papel; CD, DVD, Blu-ray; disquetes e cart\u00f5es magn\u00e9ticos; pen drives, chips e cart\u00f5es SD; filmes, fitas de impress\u00e3o, fitas magn\u00e9ticas; discos r\u00edgidos de computadores) e tr\u00eas classes de prote\u00e7\u00e3o (1 baixo, 2 m\u00e9dio e 3 alto risco) de acordo com o maior ou menor grau de impacto negativo para as empresas e os demais envolvidos no caso de um poss\u00edvel vazamento.
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A norma tamb\u00e9m estipula outros sete n\u00edveis de seguran\u00e7a que definem qual ser\u00e1 a espessura utilizada na tritura\u00e7\u00e3o dos documentos. Quanto maior o grau de seguran\u00e7a, menor a espessura da tritura\u00e7\u00e3o. Essa classifica\u00e7\u00e3o \u00e9 importante pois garante que os dados n\u00e3o poder\u00e3o ser recuperados ap\u00f3s o processo de destrui\u00e7\u00e3o.
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De maneira geral, a empresa especializada pode ser chamada esporadicamente ou sempre que o contratante julgar urgente ou, ainda, quando este tiver acumulado uma quantidade maior de documentos para destrui\u00e7\u00e3o. Tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel estabelecer contratos por per\u00edodos de tempo espec\u00edficos, como semanal ou mensal, conforme a demanda existente.
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Em quais situa\u00e7\u00f5es esse processo deve ser realizado?<\/p>\n\n\n\n

Agora que apresentamos uma vis\u00e3o geral sobre a destrui\u00e7\u00e3o segura de documentos, a sua import\u00e2ncia e como esse procedimento funciona, \u00e9 necess\u00e1rio entender em quais situa\u00e7\u00f5es ele \u00e9 recomendado. Mesmo que a gest\u00e3o eletr\u00f4nica e a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos minimizem a quantidade de arquivos em papel presente em uma empresa, ainda n\u00e3o s\u00e3o suficientes para a sua elimina\u00e7\u00e3o completa.<\/p>\n\n\n\n

Isso se deve ao fato de existirem documentos que cont\u00eam informa\u00e7\u00f5es muito importantes e sigilosas que n\u00e3o podem ser descartadas de qualquer maneira no lixo. Esse \u00e9 o caso do hist\u00f3rico de laudos t\u00e9cnicos, documentos de controle, relat\u00f3rios, planos de a\u00e7\u00e3o, arquivo morto etc.
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H\u00e1 outros documentos que n\u00e3o devem ser descartados por for\u00e7a da lei, que responsabiliza a empresa pela guarda segura desses arquivos at\u00e9 o cumprimento do seu prazo, sendo que o descarte \u00e9 autorizado ap\u00f3s o per\u00edodo estipulado. Nessas situa\u00e7\u00f5es, o descarte dos materiais dever\u00e1 ser feito de maneira segura, respons\u00e1vel e planejada de acordo com o tipo de documento e o material de que \u00e9 feito.
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Por que \u00e9 recomend\u00e1vel contratar uma empresa especializada?<\/p>\n\n\n\n

A gest\u00e3o documental usa m\u00e9todos eficazes para aumentar a seguran\u00e7a de descarte, facilitar processos e eliminar qualquer dificuldade poss\u00edvel no gerenciamento do excesso de documentos nas empresas. Os avan\u00e7os tecnol\u00f3gicos empregados nesse tipo de servi\u00e7o criaram solu\u00e7\u00f5es flex\u00edveis para todas as atividades de gest\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

Por esse motivo, contratar o servi\u00e7o de destrui\u00e7\u00e3o de documentos de empresas especializadas \u00e9 uma alternativa eficiente e vers\u00e1til para garantir a integridade das informa\u00e7\u00f5es. Optar por terceirizar essa atividade permite que a empresa foque os seus esfor\u00e7os no seu core business e n\u00e3o perca tempo buscando conhecer e atender a todas as normas e crit\u00e9rios exigidos em lei, que \u00e9 a expertise das outras empresas.
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A SOS Docs oferece o servi\u00e7o de destrui\u00e7\u00e3o de documentos seguindo processos meticulosos a fim de manter a confidencialidade com toda a anu\u00eancia e satisfa\u00e7\u00e3o dos nossos clientes. Para isso, conta com uma infraestrutura completa, maquin\u00e1rio avan\u00e7ado, seguran\u00e7a de dados, destrui\u00e7\u00e3o m\u00f3vel, reciclagem e um atendimento de qualidade.
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At\u00e9 aqui, podemos observar que seja pela for\u00e7a da lei, que exige o cuidado m\u00e1ximo com a guarda e a elimina\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es sens\u00edveis, ou por motivos comerciais que visam dar mais efici\u00eancia \u00e0s opera\u00e7\u00f5es di\u00e1rias, cada vez mais as empresas t\u00eam investido na destrui\u00e7\u00e3o segura de documentos, contando com servi\u00e7os especializados para terem \u00eaxito.
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Aqui na SOS Docs, temos profissionais experientes e altamente qualificados para prover os servi\u00e7os de destrui\u00e7\u00e3o segura de documentos. Atuamos com total sigilo e comprometimento, investindo constantemente na oferta das melhores solu\u00e7\u00f5es. Aproveite para conhecer mais sobre o nosso trabalho e entre em contato conosco agora mesmo.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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