Um grande desafio dos profissionais hoje em dia diz respeito a como arquivar documentos, j\u00e1 que a quantidade de informa\u00e7\u00f5es \u00e9 cada vez mais abundante. Apesar de diversos dados estarem em meio digital, ainda se faz necess\u00e1rio o arquivamento f\u00edsico de muitos formul\u00e1rios e protocolos, at\u00e9 para atender requisitos legais.<\/p>\n\n\n\n
Para ajudar, confira neste artigo cinco dicas fundamentais para organizar e simplificar esse processo!
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Por que \u00e9 importante organizar e arquivar documentos?<\/p>\n\n\n\n
Imagine todas as vezes que voc\u00ea ou algu\u00e9m em sua empresa precisou de um relat\u00f3rio espec\u00edfico e ningu\u00e9m sabia onde ele estava. Sem um sistema de arquivamento baseado em recupera\u00e7\u00e3o f\u00e1cil, seus colaboradores sempre perder\u00e3o muito tempo procurando, em vez de dedicarem seus esfor\u00e7os naquilo que realmente importa. Isso tem impacto direto na produtividade.<\/p>\n\n\n\n
Quem j\u00e1 deixou um cliente ou um superior esperando enquanto procurava nas pilhas de pap\u00e9is em sua mesa, sabe o quanto isso pode ser constrangedor e problem\u00e1tico. Al\u00e9m de causar p\u00e9ssima impress\u00e3o, pode ser que voc\u00ea nem consiga encontrar as informa\u00e7\u00f5es que queria, por elas estarem perdidas.
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\u00c9 importante criar uma cultura de arquivamento efetiva, por mais que alguns reclamem no in\u00edcio. Quando o h\u00e1bito \u00e9 internalizado pelas pessoas, o processo acontece naturalmente e os benef\u00edcios s\u00e3o enormes.
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Como fazer o arquivamento de maneira correta?<\/p>\n\n\n\n
Quando voc\u00ea recebe um documento de um colega de trabalho, fornecedor ou cliente, acaba sendo uma pr\u00e1tica comum simplesmente guard\u00e1-lo em qualquer lugar ou deix\u00e1-lo na primeira gaveta que encontrar.<\/p>\n\n\n\n
Depois de um tempo, muitos desses documentos se acumulam, levando a diversos problemas. As pessoas podem passar horas procurando por informa\u00e7\u00f5es quando se negligencia a import\u00e2ncia do arquivamento. Ent\u00e3o, siga esses passos para arquivar os documentos de um modo bem simples:
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1. Evite arquivar documentos desnecess\u00e1rios<\/p>\n\n\n\n
N\u00e3o crie o h\u00e1bito de guardar tudo o que encontrar. Reserve alguns segundos para examinar o conte\u00fado e arquive apenas se for relevante para sua atividade de trabalho e para a empresa. Ter muitos documentos desnecess\u00e1rios aumenta a desordem e dificulta a localiza\u00e7\u00e3o no futuro. Seja seletivo sobre o que voc\u00ea mant\u00e9m!<\/p>\n\n\n\n
2. Siga um m\u00e9todo consistente para nomear arquivos e pastas<\/p>\n\n\n\n
Deve ser estabelecido um procedimento padr\u00e3o para o arquivamento. Para tanto, \u00e9 importante contar com a ajuda de um arquivista.<\/p>\n\n\n\n
Por exemplo, uma pasta principal pode ser dividida em subpastas para clientes, fornecedores e colegas de trabalho. D\u00ea nomes abreviados para identificar com o que ou quem as pastas se relacionam. Al\u00e9m disso, voc\u00ea pode at\u00e9 dar uma apar\u00eancia diferente para categorias de pastas, por meio de cores ou s\u00edmbolos. Isso pode facilitar a diferencia\u00e7\u00e3o \u00e0 primeira vista.
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3. Separe o trabalho em andamento das atividades conclu\u00eddas<\/p>\n\n\n\n
Algumas pessoas preferem manter o trabalho atual ou em andamento em sua mesa at\u00e9 que um trabalho seja conclu\u00eddo. Ent\u00e3o, uma vez feito, eles s\u00e3o movidos para o local apropriado, onde os arquivos da mesma categoria s\u00e3o armazenados. Em intervalos peri\u00f3dicos, por exemplo, semanalmente, mova os arquivos em que voc\u00ea n\u00e3o est\u00e1 mais trabalhando para as pastas onde os documentos de atividades conclu\u00eddas est\u00e3o armazenados.<\/p>\n\n\n\n
4. Fa\u00e7a c\u00f3pias digitais<\/p>\n\n\n\n
Isso \u00e9 \u00fatil para economizar espa\u00e7o e para garantir a integridade dos originais. Ao armazenar documentos na nuvem, voc\u00ea pode alocar as c\u00f3pias em papel para outros locais, at\u00e9 mesmo fora da empresa.<\/p>\n\n\n\n
5. Conte com apoio de uma empresa especializada<\/p>\n\n\n\n
A atividade de arquivamento pode se tornar bastante complexa em seu neg\u00f3cio. Isso sem falar nas limita\u00e7\u00f5es de espa\u00e7o e perdas por manuseio incorreto. Ent\u00e3o, terceirizar essa atividade pode ser uma \u00f3tima alternativa.<\/p>\n\n\n\n
A SOS Docs \u00e9 uma empresa com mais de 10 anos de atua\u00e7\u00e3o, oferecendo servi\u00e7os diversos relacionados \u00e0 tecnologia e gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o. Buscamos realizar nosso trabalho com qualidade e efici\u00eancia e temos toda condi\u00e7\u00e3o para atender suas necessidades no Distrito Federal.
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Se o processo de como arquivar documentos \u00e9 um problema para voc\u00ea, entre em contato conosco, pois podemos ajudar!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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