{"id":417,"date":"2019-10-14T16:45:56","date_gmt":"2019-10-14T19:45:56","guid":{"rendered":"http:\/\/sosdocs.com.br\/?p=417"},"modified":"2019-10-14T16:45:56","modified_gmt":"2019-10-14T19:45:56","slug":"5-praticas-eficazes-de-gesta%cc%83o-documental-para-o-setor-financeiro-da-empresa","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=417","title":{"rendered":"5 pra\u0301ticas eficazes de gesta\u0303o documental para o setor financeiro da empresa!"},"content":{"rendered":"\n<p>O sucesso de uma empresa n\u00e3o est\u00e1 atrelado somente \u00e0 sua capacidade de produ\u00e7\u00e3o e \u00e0 venda de mercadorias. A vantagem competitiva tamb\u00e9m est\u00e1 presente na forma como os seus processos internos est\u00e3o organizados. Nesse sentido, a gest\u00e3o documental eficiente (especificamente a gest\u00e3o documental para o setor financeiro) \u00e9 extremamente importante para a execu\u00e7\u00e3o de diferentes atividades.<\/p>\n\n\n\n<p>O uso correto dos recursos, como o tempo de pesquisa por um determinado documento, influencia diretamente os resultados de uma organiza\u00e7\u00e3o. Perdas financeiras podem ser ocasionadas pela falta de uma boa gest\u00e3o documental, gerando o descumprimento dos prazos estipulados e o pagamento de multas e taxas.<br>\n<\/p>\n\n\n\n<p>A gest\u00e3o documental tamb\u00e9m influencia a produtividade dos funcion\u00e1rios e a qualidade do trabalho, pois, quando bem-feita, o foco se converte em atividades-chave, e n\u00e3o mais na simples procura por um documento. A seguir vamos apresentar 5 pr\u00e1ticas eficazes de gest\u00e3o documental com aplica\u00e7\u00f5es no setor financeiro. Confira!<br>\n<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Aprimore seu Workflow<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>De origem inglesa, a express\u00e3o workflow significa fluxo de trabalho. Esse fluxo representa o passo a passo em que os processos de uma atividade ser\u00e3o realizados, estabelecendo os padr\u00f5es de inicializa\u00e7\u00e3o e finaliza\u00e7\u00e3o, as condi\u00e7\u00f5es pr\u00e9vias de opera\u00e7\u00e3o e a ordem em que as a\u00e7\u00f5es devem ser executadas.<\/p>\n\n\n\n<p>Para tornar um fluxo de trabalho ainda mais eficiente, \u00e9 preciso dedicar tempo para estudar cada item de elabora\u00e7\u00e3o, guarda, registro e consulta. A partir da an\u00e1lise minuciosa do workflow, ser\u00e1 poss\u00edvel identificar pontos de melhoria, objetivando a simplifica\u00e7\u00e3o do trabalho e a seguran\u00e7a nas comunica\u00e7\u00f5es entre os setores da empresa.<br>\n<\/p>\n\n\n\n<p>Seguindo as recomenda\u00e7\u00f5es expostas, o setor financeiro construir\u00e1 meios de registro, troca de informa\u00e7\u00f5es, an\u00e1lise de desempenho de funcion\u00e1rios, an\u00e1lise de mercado e desenvolvimento de balan\u00e7os e relat\u00f3rios ainda mais precisos, seguros e eficazes.<br>\n<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Defina o melhor local de armazenamento<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Seja no formato digital ou no f\u00edsico, a guarda da informa\u00e7\u00e3o de uma empresa \u00e9 muito importante para a gest\u00e3o do conhecimento e a sua correta utiliza\u00e7\u00e3o nas opera\u00e7\u00f5es di\u00e1rias. Para manter essa documenta\u00e7\u00e3o segura e de f\u00e1cil acesso, \u00e9 necess\u00e1rio definir exatamente qual ser\u00e1 o seu local de guarda.<\/p>\n\n\n\n<p>Essa centraliza\u00e7\u00e3o reduz pausas desnecess\u00e1rias na procura de informa\u00e7\u00f5es, como um or\u00e7amento enviado, um comprovante de compra e venda ou a ata com as decis\u00f5es tomadas em determinada reuni\u00e3o.<br>\n<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m do local, \u00e9 importante tamb\u00e9m a defini\u00e7\u00e3o das permiss\u00f5es de acesso de cada pessoa, conforme o interesse do seu departamento. Um \u00faltimo item \u00e9 o fomento da disciplina de manuten\u00e7\u00e3o da organiza\u00e7\u00e3o desses arquivos. Assim, se algo saiu de determinada pasta devido \u00e0 consulta, deve retornar ao local original, evitando retrabalhos.<br>\n<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Organize por meio de pastas<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ap\u00f3s definido o local de armazenamento, \u00e9 preciso adotar formas de organiza\u00e7\u00e3o que facilitem a consulta futura. O caminho mais indicado \u00e9 come\u00e7ar a partir da defini\u00e7\u00e3o de grandes grupos tem\u00e1ticos e depois dividi-los em subcategorias.<\/p>\n\n\n\n<p>Uma forma de fazer isso \u00e9 por meio da departamentaliza\u00e7\u00e3o, ou seja, os documentos s\u00e3o primeiramente divididos conforme os departamentos da empresa, como o financeiro, o marketing e as vendas, e depois subdivididos internamente.<br>\n<\/p>\n\n\n\n<p>No caso do setor financeiro, \u00e9 poss\u00edvel estipular subcategorias, por exemplo, impostos devidos, contratos ativos e finalizados, or\u00e7amentos enviados etc. O foco \u00e9 destinar um local adequado para cada assunto e n\u00e3o simplesmente partir para rotulagens gen\u00e9ricas, como \u201cdocumentos diversos\u201d. Esse tipo de generaliza\u00e7\u00e3o mais contribui para a inutilidade do sistema de classifica\u00e7\u00e3o do que para a sistematiza\u00e7\u00e3o racional de processos.<br>\n<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Invista em capacita\u00e7\u00e3o<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Empresas que almejam a lideran\u00e7a buscam acompanhar as inova\u00e7\u00f5es que surgem a todo momento nas ind\u00fastrias em que est\u00e3o inseridas e tamb\u00e9m os avan\u00e7os impostos pela sociedade de maneira geral. Para isso, incorporam novas pr\u00e1ticas e tecnologias, capazes de fazer frente a esses desafios e tornar permanentemente o neg\u00f3cio competitivo.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c9 preciso que o desempenho dos colaboradores tamb\u00e9m esteja em conson\u00e2ncia com essa nova realidade. Por isso, a capacita\u00e7\u00e3o t\u00e9cnica \u00e9 muito importante. Sendo assim, um gestor consciente do seu ambiente de trabalho dever\u00e1 investir em treinamentos, cursos e outras ferramentas que busquem o desenvolvimento de pol\u00edticas de incentivo ao conhecimento e ao aprendizado cont\u00ednuo de suas equipes de trabalho.<br>\n<\/p>\n\n\n\n<p>As atividades internas de uma empresa, como a gest\u00e3o documental para o setor financeiro, devem estar alinhadas com as melhores pr\u00e1ticas de mercado. Colaboradores preparados e conscientes do seu papel frente \u00e0 vis\u00e3o estrat\u00e9gica do neg\u00f3cio estar\u00e3o aptos a contribuir para o aprimoramento do departamento do qual fazem parte, beneficiando a organiza\u00e7\u00e3o como um todo.<br>\n<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>&nbsp;Adquira um software de gest\u00e3o documental<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>A digitaliza\u00e7\u00e3o e a automa\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o documental por meio de softwares s\u00e3o excelentes op\u00e7\u00f5es para o desenvolvimento do setor financeiro. Cada empresa tem especificidades pr\u00f3prias, e a ado\u00e7\u00e3o do software permite o desenvolvimento de solu\u00e7\u00f5es espec\u00edficas para as necessidades do neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n<p>Assim, os programas de automa\u00e7\u00e3o s\u00e3o desenvolvidos conforme as pol\u00edticas financeiras e as necessidades de governan\u00e7a de cada organiza\u00e7\u00e3o. A consulta para an\u00e1lise de cr\u00e9dito, a cria\u00e7\u00e3o de n\u00edveis de acesso diferentes para determinados documentos e a mecaniza\u00e7\u00e3o de tarefas rotineiras s\u00e3o alguns dos benef\u00edcios.<br>\n<\/p>\n\n\n\n<p>Um bom sistema de gest\u00e3o documental aplicado ao setor financeiro precisa ser flex\u00edvel e capaz de auxiliar a empresa a assegurar a economia, a agilidade, a seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o e o suporte aos demais departamentos do neg\u00f3cio. Deve tamb\u00e9m fornecer consultas a bases de dados internas e externas, como o hist\u00f3rico de relacionamentos e as informa\u00e7\u00f5es de \u00f3rg\u00e3os de prote\u00e7\u00e3o ao cr\u00e9dito.<br>\n<\/p>\n\n\n\n<p>Fica f\u00e1cil compreender que o retorno obtido no investimento em moderniza\u00e7\u00e3o do departamento financeiro \u00e9 compensado pelos resultados expressivos de efici\u00eancia e cria\u00e7\u00e3o de uma nova cultura organizacional.&nbsp;<br>\n<\/p>\n\n\n\n<p>Para tornar realidade os avan\u00e7os descritos, voc\u00ea pode contar com o aux\u00edlio de empresas especializadas em automa\u00e7\u00e3o. N\u00f3s da SOS Docs fornecemos uma ampla gama de servi\u00e7os, atuando na digitaliza\u00e7\u00e3o, na guarda, na organiza\u00e7\u00e3o, na higieniza\u00e7\u00e3o e at\u00e9 mesmo no desenvolvimento de programas personalizados de gest\u00e3o documental.<br>\n<\/p>\n\n\n\n<p>O que achou das dicas que apresentamos at\u00e9 aqui? Quer conhecer mais sobre os benef\u00edcios dos sistemas de gest\u00e3o documental para o setor financeiro? Entre em contato conosco agora mesmo e descubra como potencializar os resultados da sua empresa por meio da automa\u00e7\u00e3o!<br>\n<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>O sucesso de uma empresa n\u00e3o est\u00e1 atrelado somente \u00e0 sua capacidade de produ\u00e7\u00e3o e \u00e0 venda de mercadorias. A vantagem competitiva tamb\u00e9m est\u00e1 presente na forma como os seus processos internos est\u00e3o organizados. 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