{"id":420,"date":"2019-10-14T16:46:55","date_gmt":"2019-10-14T19:46:55","guid":{"rendered":"http:\/\/sosdocs.com.br\/?p=420"},"modified":"2019-10-14T16:46:55","modified_gmt":"2019-10-14T19:46:55","slug":"entenda-a-lei-de-arquivamento-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=420","title":{"rendered":"Entenda a lei de arquivamento de documentos"},"content":{"rendered":"\n

A Lei n. 12.682\/12 <\/a>(lei de arquivamento de documentos eletr\u00f4nicos) adveio da necessidade de adequa\u00e7\u00e3o ao uso crescente de documentos eletr\u00f4nicos por empresas e \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos e da import\u00e2ncia de se manter a seguran\u00e7a jur\u00eddica das rela\u00e7\u00f5es c\u00edveis, empresariais e cartor\u00e1rias provenientes desses arquivos. 
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Nesse sentido, em vig\u00eancia desde julho de 2012, essa norma, composta por nada mais do que 8 artigos, teve como objetivo principal definir quais os efeitos legais dos documentos digitalizados e estabelecer o modo de se garantir sua validade jur\u00eddica.
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No entanto, voc\u00ea sabe exatamente o que disp\u00f5e essa lei? Qual o procedimento a ser realizado para que tais digitaliza\u00e7\u00f5es detenham validade? Ent\u00e3o, continue lendo este post!
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O que diz a lei de arquivamento de documentos?<\/p>\n\n\n\n

Antes de compreender o que a legisla\u00e7\u00e3o disciplina, \u00e9 essencial ressaltar que os documentos originais, p\u00fablicos e privados, podem ser criados de duas maneiras: ou por meio de papel (documento f\u00edsico), ou eletronicamente (documento digital ou nato-digital).<\/p>\n\n\n\n

Ambos s\u00e3o munidos da mesma for\u00e7a jur\u00eddica, visto que s\u00e3o representa\u00e7\u00f5es originais dos acordos e transa\u00e7\u00f5es. Para isso, no entanto, precisam perpassar por procedimentos espec\u00edficos \u00e0 valida\u00e7\u00e3o.
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Assim, quanto aos arquivos f\u00edsicos, esses requerem que as respectivas assinaturas sejam previamente autenticadas em cart\u00f3rio. J\u00e1 os documentos nato-digitais dependem da autentica\u00e7\u00e3o eletr\u00f4nica, por meio do certificado digital, controlado e fiscalizado pela Infraestrutura de Chaves P\u00fablicas Brasileira (ICP-Brasil).
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O que a lei n.12.682\/12 disciplina diz respeito aos documentos digitalizados. Ou seja, os arquivos originalmente criados em papel, mas, posteriormente, convertidos ao formato digital. Nesse sentido, a lei estabelece que tais arquivos somente s\u00e3o reconhecidos como meio probat\u00f3rio relativo, ap\u00f3s a certifica\u00e7\u00e3o digital de sua vers\u00e3o digitalizada, contendo as assinaturas eletr\u00f4nicas dos envolvidos. 
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Percebe-se que a digitaliza\u00e7\u00e3o do arquivo, devidamente certificado eletronicamente, n\u00e3o confere for\u00e7a probat\u00f3ria absoluta, diferentemente do que ocorre nos arquivos nato-digitais e f\u00edsicos. Isso porque, como existe um documento original (f\u00edsico) que justifica a exist\u00eancia da vers\u00e3o digital, sua validade (relativa) pode ser eventualmente questionada em ju\u00edzo.
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Por esse motivo, os correspondentes documentos originais f\u00edsicos devem ser mantidos pelas empresas e \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos, dentro dos prazos estabelecidos, caso seja necess\u00e1ria a comprova\u00e7\u00e3o de legitimidade das vers\u00f5es digitalizadas perante a justi\u00e7a.
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Vale ressaltar que est\u00e1 em andamento o Projeto de Lei n. 7.920\/17, bastante questionado no meio arquiv\u00edstico. Tal norma, caso sancionada, mudar\u00e1 totalmente o cen\u00e1rio atual, pois dar\u00e1 o mesmo valor jur\u00eddico do documento f\u00edsico ao respectivo documento digitalizado. 
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Como posso digitaliz\u00e1-los?<\/p>\n\n\n\n

Sabemos o quanto \u00e9 dif\u00edcil manter todo o acervo de documentos f\u00edsicos organizado, \u00edntegro e facilmente acess\u00edvel. Especialmente diante da necessidade de manter, em um primeiro momento, tais arquivos, mesmo ap\u00f3s digitalizados. Assim, a gest\u00e3o desses documentos pode ser mais bem administrada por meio da contrata\u00e7\u00e3o de uma empresa especializada para esse tipo de trabalho.<\/p>\n\n\n\n

Afinal, al\u00e9m de realizar a guarda met\u00f3dica e o tratamento dos acervos f\u00edsicos de modo mais eficaz, a SOS Docs oferece servi\u00e7os de digitaliza\u00e7\u00e3o desses dados, em conformidade com a Lei n.12.682\/12.
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Para isso, sua empresa pode contar com o apoio de equipes altamente qualificadas para a realiza\u00e7\u00e3o de estudos pr\u00e9vios sobre os tipos de documento, a temporalidade e as formas de processamento a fim de que sejam apresentadas as melhores solu\u00e7\u00f5es organizacionais espec\u00edficas para o seu neg\u00f3cio. Sempre, claro, de acordo com a legisla\u00e7\u00e3o.
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Portanto, com o advento da Lei n.12.682\/12, empresas e \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos foram legalmente amparados com a possibilidade de digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos f\u00edsicos originais, mantendo-se sua for\u00e7a probat\u00f3ria relativa. Contudo, os efeitos legais provenientes desses arquivos digitalizados ainda n\u00e3o geram os mesmos produzidos pelos arquivos originais (f\u00edsicos ou nato-digitais). 
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De qualquer forma, para garantir que tais arquivos digitalizados detenham validade probat\u00f3ria, a convalida\u00e7\u00e3o deve ser realizada mediante certifica\u00e7\u00e3o eletr\u00f4nica, de acordo com as normas t\u00e9cnicas do ICP-Brasil. Al\u00e9m disso, por aus\u00eancia de for\u00e7a absoluta desse tipo de prova, os respectivos originais (f\u00edsicos) devem ser mantidos, caso sua autenticidade seja questionada em ju\u00edzo.
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Por esses motivos, contar com o apoio de uma empresa especializada na realiza\u00e7\u00e3o desses procedimentos de digitaliza\u00e7\u00e3o faz toda a diferen\u00e7a, visto que garante a reorganiza\u00e7\u00e3o digital com toda a seguran\u00e7a necess\u00e1ria.
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Agora que voc\u00ea conhece a lei de arquivamento de documentos, que tal se manter atualizado com nossas dicas e tamb\u00e9m informa\u00e7\u00f5es sobre t\u00e9cnicas arquiv\u00edsticas? Ent\u00e3o, assine nossa newsletter!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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