Uma pr\u00e1tica bastante recomendada atualmente \u00e9 contar com uma empresa de guarda de documentos. Al\u00e9m de otimizar a utiliza\u00e7\u00e3o do espa\u00e7o f\u00edsico no seu neg\u00f3cio, essa parceria traz in\u00fameros outros benef\u00edcios, como o gerenciamento dos arquivos e a seguran\u00e7a oferecida.<\/p>\n\n\n\n
Por\u00e9m, nem sempre \u00e9 simples fazer a escolha de um fornecedor desse tipo de servi\u00e7o. Neste artigo, fique por dentro dos principais pontos de aten\u00e7\u00e3o que voc\u00ea deve observar antes de tomar sua decis\u00e3o.
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O que faz uma empresa de guarda de documentos?<\/p>\n\n\n\n
Independentemente do seu porte, qualquer organiza\u00e7\u00e3o gera um n\u00famero muito grande de documentos em papel. Certid\u00f5es, notas fiscais, comprovantes e v\u00e1rios outros. Inevitavelmente, o espa\u00e7o destinado \u00e0 armazenagem come\u00e7a a se tornar um inconveniente. Afinal, quem nunca passou pela situa\u00e7\u00e3o de ter que dividir a sala com arquivos que ocupam o lugar de mesas e cadeiras e raramente s\u00e3o utilizados?<\/p>\n\n\n\n
No entanto, apesar de praticamente n\u00e3o acessarmos grande parte desses documentos com frequ\u00eancia, at\u00e9 mesmo por quest\u00f5es legais, precisamos manter sua posse por longos per\u00edodos. O papel n\u00e3o foi completamente abandonado, contudo, hoje em dia, podemos contar com alternativas como a digitaliza\u00e7\u00e3o.
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Muitas vezes, a tend\u00eancia \u00e9 que o arquivo cres\u00e7a de forma cont\u00ednua, fazendo com que seja um tanto complicado ter a posse dos documentos no mesmo local em que a empresa se encontra. \u00c9 normal vermos casos nos quais salas em outros andares ou mesmo em outras sedes passam a ser ocupadas com essa finalidade.
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Isso \u00e9 algo que dificulta muito a gest\u00e3o e gera impacto direto nos custos. Al\u00e9m disso, quando esses documentos s\u00e3o colocados em locais inapropriados, ficam sujeitos a toda sorte de acontecimentos, desde danos por mofo ou pragas at\u00e9 inc\u00eandios ou roubos.
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Uma empresa de guarda de documentos \u00e9 uma parceira que ajuda a resolver esse problema. Esse tipo de fornecedor se apresenta como respons\u00e1vel pelo arquivamento e gerenciamento de todos os tipos de documentos que voc\u00ea tenha interesse em manter.
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O arquivo passa a ficar em espa\u00e7o apropriado, sendo disponibilizado pelo parceiro, que garante tamb\u00e9m a sua organiza\u00e7\u00e3o, de forma segura e sigilosa. O acesso \u00e9 dado apenas aos usu\u00e1rios autorizados pelo contratante, propiciando total garantia de prote\u00e7\u00e3o ao conte\u00fado das informa\u00e7\u00f5es.
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O que levar em considera\u00e7\u00e3o ao optar por um parceiro?<\/p>\n\n\n\n
Escolher um fornecedor \u00e9 sempre um desafio, pois in\u00fameras vari\u00e1veis precisam ser levadas em considera\u00e7\u00e3o. \u00c9 importante contar com quem consegue oferecer ganhos \u00e0 sua empresa, trazendo as melhores pr\u00e1ticas e formas inovadoras de realizar os processos.<\/p>\n\n\n\n
No caso da guarda de documentos, existem alguns pontos-chave que voc\u00ea deve observar. A seguir, listamos alguns deles. Acompanhe!
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Verifique a rastreabilidade dos arquivos<\/p>\n\n\n\n
Um dos principais servi\u00e7os que voc\u00ea precisa analisar \u00e9 a possibilidade que o fornecedor oferece de encontrar os arquivos com facilidade no momento em que precisar dele. O sistema de rastreamento precisa ser inteligente e ajustado \u00e0s suas necessidades, de modo que o processo seja simples e intuitivo, sem que se perca muito tempo toda vez que for acionado.<\/p>\n\n\n\n
Certifique-se da seguran\u00e7a oferecida<\/p>\n\n\n\n
Seus documentos podem conter informa\u00e7\u00f5es estrat\u00e9gicas de grande valor para sua empresa. Se for esse o caso, \u00e9 muito importante verificar a reputa\u00e7\u00e3o e a credibilidade do seu fornecedor no sentido de garantir que os documentos permane\u00e7am acess\u00edveis apenas a quem for devidamente autorizado, evitando assim situa\u00e7\u00f5es de roubo ou espionagem.<\/p>\n\n\n\n
Preze pela integridade dos documentos<\/p>\n\n\n\n
Outro ponto bastante relevante \u00e9 o cuidado com os documentos para que eles n\u00e3o venham a se deteriorar com o passar do tempo. Cada tipo de documento precisa ser preservado por certo per\u00edodo determinado, ent\u00e3o voc\u00ea deve evitar que sofram danos e garantir que continuem sendo \u00fateis ao menos durante esse intervalo.<\/p>\n\n\n\n
Diversos fatores podem influenciar sua preserva\u00e7\u00e3o, fazendo com que percam a qualidade e a serventia. Ent\u00e3o, faz-se fundamental verificar as condi\u00e7\u00f5es oferecidas por seu fornecedor quanto \u00e0 preven\u00e7\u00e3o e ao combate a eventuais inc\u00eandios e a solu\u00e7\u00f5es para impedir inunda\u00e7\u00f5es, bem como suas estrat\u00e9gias para evitar pragas e mofo.
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Negocie para que haja flexibilidade na contrata\u00e7\u00e3o<\/p>\n\n\n\n
Com o passar do tempo, suas demandas v\u00e3o mudando. Quanto mais sua empresa cresce, mais documentos ela tem para arquivar e mais espa\u00e7o vai precisar. Assim sendo, \u00e9 interessante avaliar um parceiro que esteja preparado para oferecer solu\u00e7\u00f5es que atendam suas necessidades, com pre\u00e7os competitivos.<\/p>\n\n\n\n
Conhe\u00e7a as qualifica\u00e7\u00f5es do prestador do servi\u00e7o<\/p>\n\n\n\n
Sem d\u00favida, a melhor forma de ter um servi\u00e7o bem-feito \u00e9 contratar uma empresa de qualidade e conceituada no mercado. Seu parceiro deve ser capaz de atender voc\u00ea e dar todos os subs\u00eddios para que o processo de arquivamento ocorra de modo descomplicado.<\/p>\n\n\n\n
A gest\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es precisa ser eficiente. Verifique tamb\u00e9m se o fornecedor conta com profissionais especialistas nesse tipo de trabalho, como arquivistas, pois eles fazem toda a diferen\u00e7a.
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