A gest\u00e3o de documentos est\u00e1 entre os principais desafios de qualquer organiza\u00e7\u00e3o. Com o passar do tempo, o acumulo de arquivos tende a exigir procedimentos cada vez mais r\u00edgidos e precisos para evitar perdas. Processos inadequados trazem muitos riscos e resultam em custos desnecess\u00e1rios. Por isso, muitas empresas adotam a microfilmagem para resolver essa quest\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
Nosso objetivo, neste post, \u00e9 apresentar algumas informa\u00e7\u00f5es b\u00e1sicas sobre a aplica\u00e7\u00e3o da microfilmagem. Al\u00e9m de compreender como esse recurso \u00e9 utilizado na guarda de documentos. Voc\u00ea conhecer\u00e1 os aspectos legais e burocr\u00e1ticos relacionados a ele, incluindo as regulamenta\u00e7\u00f5es que determinam o que fazer com os arquivos originais. Confira!
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O que \u00e9 microfilmagem?<\/p>\n\n\n\n
A microfilmagem \u00e9 a reprodu\u00e7\u00e3o de um documento com o uso de m\u00e9todos fotogr\u00e1ficos ou eletr\u00f4nicos. Ao contr\u00e1rio da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos, que apenas converte as imagens para c\u00f3digos digitais, a microfilmagem tamb\u00e9m faz com que as informa\u00e7\u00f5es fiquem registradas em filme.<\/p>\n\n\n\n
Diferentes dos negativos comuns, que s\u00e3o de celulose e costumam ser muito fr\u00e1geis, esses filmes s\u00e3o compostos de poli\u00e9ster e acetato. Isso confere, aos materiais de microfilmagem, uma superf\u00edcie bastante resistente \u00e0 sujeira e \u00e0 a\u00e7\u00e3o do tempo. A durabilidade de um microfilme pode chegar a 500 anos e esse fator, certamente, \u00e9 um diferencial em rela\u00e7\u00e3o a outros m\u00e9todos de reprodu\u00e7\u00e3o e armazenamento de informa\u00e7\u00f5es.
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Antes da realiza\u00e7\u00e3o da microfilmagem, os documentos s\u00e3o digitalizados e indexados em um sistema que facilita o acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es contidas neles. Em seguida, todos os dados s\u00e3o processados e transferidos para o microfilme.
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Existem softwares espec\u00edficos para a gest\u00e3o de documentos, feitos para facilitar a captura, a gest\u00e3o e a recupera\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es. Assim, o processo de microfilmagem tamb\u00e9m agrega uma das caracter\u00edsticas mais interessantes das t\u00e9cnicas de digitaliza\u00e7\u00e3o. Pois, \u00e9 poss\u00edvel pesquisar, consultar e compartilhar os arquivos em tempo real.
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Por ser uma ferramenta extremamente \u00fatil para a organiza\u00e7\u00e3o do ambiente de trabalho, a t\u00e9cnica de microfilmagem de arquivos j\u00e1 \u00e9 aplicada por v\u00e1rios tipos de organiza\u00e7\u00f5es, incluindo bibliotecas, universidades, \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos e empresas de todos os portes.
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Como a microfilmagem \u00e9 utilizada na guarda de documentos?<\/p>\n\n\n\n
Quando utilizada para o arquivamento de documentos, a microfilmagem assume duas fun\u00e7\u00f5es b\u00e1sicas. A primeira delas \u00e9 a substitui\u00e7\u00e3o, que permite a elimina\u00e7\u00e3o dos arquivos originais. Os documentos, que antes formavam pilhas enormes e ocupavam salas inteiras, podem ser armazenados em poucos cent\u00edmetros de filme. Al\u00e9m de economizar espa\u00e7o f\u00edsico, a t\u00e9cnica facilita o acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es, contribuindo para a otimiza\u00e7\u00e3o de processos.<\/p>\n\n\n\n
A segunda fun\u00e7\u00e3o \u00e9 a preserva\u00e7\u00e3o dos arquivos. Documentos em papel sofrem um desgaste natural, ao longo do tempo, o que pode resultar em perda de informa\u00e7\u00f5es importantes. Quando os dados ficam gravados em filmes, sua durabilidade aumenta. Al\u00e9m disso, como se trata de um m\u00e9todo anal\u00f3gico, a microfilmagem n\u00e3o est\u00e1 t\u00e3o suscet\u00edvel \u00e0s mudan\u00e7as constantes de tecnologia.
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Outro aspecto que refor\u00e7a a utilidade dos microfilmes para a conserva\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es importantes \u00e9 que eles podem ser duplicados facilmente. Assim, \u00e9 poss\u00edvel manter v\u00e1rias c\u00f3pias de um documento armazenadas em locais diferentes. Isso aumenta, ainda mais, o n\u00edvel de seguran\u00e7a dos dados registrados, pois eles n\u00e3o estar\u00e3o vulner\u00e1veis a cat\u00e1strofes, como inc\u00eandios ou inunda\u00e7\u00f5es.
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O que a diz a legisla\u00e7\u00e3o sobre o uso da microfilmagem?<\/p>\n\n\n\n
A primeira utiliza\u00e7\u00e3o da microfilmagem no Brasil ocorreu em 1943, quando o tenente da marinha, H\u00e9lio Barthem, acreditou que a t\u00e9cnica tinha um bom potencial de mercado e trouxe os primeiros equipamentos do exterior. O projeto n\u00e3o evoluiu, pois ainda n\u00e3o existiam leis que dessem suporte a essa atividade. <\/p>\n\n\n\n
Com o desenvolvimento que o pa\u00eds teve nas d\u00e9cadas seguintes, os \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos passaram a demandar m\u00e9todos mais eficientes para armazenar sua documenta\u00e7\u00e3o, que j\u00e1 ocupava grandes espa\u00e7os nas reparti\u00e7\u00f5es. As primeiras disposi\u00e7\u00f5es sobre o uso da microfilmagem surgiram em um decreto, de 1963, que tratava do servi\u00e7o de arquivos da aeron\u00e1utica.
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A Lei 5.433 e o decreto 1.799<\/p>\n\n\n\n
As disposi\u00e7\u00f5es anteriores passaram pelo Congresso Nacional e se transformaram na Lei 5.433, sancionada em 1968. Ela reconhece a legitimidade desse procedimento, garantindo que os documentos microfilmados tenham o mesmo valor jur\u00eddico dado aos originais. Foi a partir desse momento que a microfilmagem passou a ser aplicada em larga escala, o que representou uma revolu\u00e7\u00e3o tecnol\u00f3gica nos servi\u00e7os notariais e registrais do pa\u00eds.<\/p>\n\n\n\n
Em 1996, o decreto 1.799 trouxe uma s\u00e9rie de recomenda\u00e7\u00f5es adicionais para complementar o texto da legisla\u00e7\u00e3o anterior. Ela especifica, por exemplo, os detalhes que garantem a validade jur\u00eddica dos microfilmes. Para que os documentos microfilmados sejam legalmente aceitos, eles precisam conter os seguintes elementos de identifica\u00e7\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n
O decreto tamb\u00e9m especifica os materiais e equipamentos obrigat\u00f3rios que os profissionais da \u00e1rea precisam utilizar para realizar a microfilmagem. \u00c9 necess\u00e1rio assegurar que as informa\u00e7\u00f5es dos documentos originais ser\u00e3o reproduzidas fielmente.<\/p>\n\n\n\n
As empresas respons\u00e1veis pela microfilmagem de documentos de terceiros devem fornecer uma declara\u00e7\u00e3o, na qual garantem que o padr\u00e3o de qualidade do servi\u00e7o segue todas as exig\u00eancias do decreto e informam quem s\u00e3o os respons\u00e1veis pelo manuseio e conserva\u00e7\u00e3o dos filmes.
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Quanto \u00e0 elimina\u00e7\u00e3o dos originais, a Lei 5.433 j\u00e1 previa que as autoridades respons\u00e1veis os destru\u00edssem, utilizando m\u00e9todos como a incinera\u00e7\u00e3o ou a destrui\u00e7\u00e3o mec\u00e2nica. O decreto 1.799 determina algumas condi\u00e7\u00f5es para que isso seja feito. Por quest\u00f5es de seguran\u00e7a, o material reproduzido deve ser revisado antes da elimina\u00e7\u00e3o dos originais e os respons\u00e1veis devem emitir um termo que confirme e autorize o procedimento.
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Vale destacar que, em algumas situa\u00e7\u00f5es, os originais devem ser mantidos de forma compuls\u00f3ria, por per\u00edodos espec\u00edficos ou at\u00e9 indefinidamente. Isso vale principalmente para documentos p\u00fablicos, que podem ter uma data de prescri\u00e7\u00e3o legal.
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A microfilmagem torna a gest\u00e3o de arquivos muito mais pr\u00e1tica e segura, trazendo agilidade aos processos operacionais. Se voc\u00ea est\u00e1 a procura desse servi\u00e7o em Bras\u00edlia, a SOS Docs oferece a higieniza\u00e7\u00e3o, organiza\u00e7\u00e3o, digitaliza\u00e7\u00e3o e guarda de documentos, al\u00e9m de desenvolver softwares que eliminam a necessidade de documentos em papel.
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