Por quest\u00f5es burocr\u00e1ticas, as empresas ainda t\u00eam a necessidade de manter documentos em papel em uma s\u00e9rie de processos, desde informa\u00e7\u00f5es a respeito dos colaboradores at\u00e9 contratos gerenciados pelo setor jur\u00eddico e comprovantes fiscais. Mas, com os avan\u00e7os tecnol\u00f3gicos e a flexibiliza\u00e7\u00e3o na legisla\u00e7\u00e3o, temos cada vez mais a possibilidade de migrar uma parte grande desses certificados e registros para meios digitais.<\/p>\n\n\n\n
Ainda assim, mesmo quando h\u00e1 a possibilidade de trabalhar com c\u00f3pias eletr\u00f4nicas, \u00e9 preciso ter os originais arquivados em diversos casos \u2014 um problema devido ao grande ac\u00famulo de pap\u00e9is, que s\u00e3o dif\u00edceis de acessar e tendem a ter a integridade prejudicada ao longo do tempo.
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Neste artigo, fique por dentro de quais s\u00e3o os documentos em papel que precisam ser preservados e saiba mais sobre algumas alternativas para fazer esse armazenamento de modo mais eficiente!
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Na era digital, por que ainda ter documentos em papel?<\/p>\n\n\n\n
Os ganhos obtidos por meio da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos s\u00e3o conhecidos. Al\u00e9m de propiciar buscas em tempos menores, h\u00e1 mais seguran\u00e7a no armazenamento e tamb\u00e9m a diminui\u00e7\u00e3o de custos, j\u00e1 que a pr\u00e1tica dispensa a exist\u00eancia de um espa\u00e7o f\u00edsico.<\/p>\n\n\n\n
Devido a aspectos legais, h\u00e1 o entendimento de quem nem todos os documentos podem ser substitu\u00eddos integralmente por c\u00f3pias digitais. Por outro lado, em diversos casos a utiliza\u00e7\u00e3o das certid\u00f5es eletr\u00f4nicas \u00e9 v\u00e1lida, desde que as matrizes impressas continuem dispon\u00edveis.
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Nesse sentido, h\u00e1 leis que determinam quanto tempo os documentos originais precisam ser guardados pelas empresas. Para cada tipo \u00e9 especificado um tempo m\u00ednimo, que normalmente varia entre 5 e 30 anos, mas que pode at\u00e9 mesmo ser indeterminado, por n\u00e3o haver nenhuma sinaliza\u00e7\u00e3o expressa de validade.
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Dentre essas certid\u00f5es est\u00e3o comprovantes de declara\u00e7\u00f5es de imposto de renda e outros tributos, informa\u00e7\u00f5es trabalhistas e previdenci\u00e1rias, como guias de recolhimento do fundo de garantia e contribui\u00e7\u00f5es sindicais.
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O que a lei diz sobre o assunto<\/p>\n\n\n\n
A legisla\u00e7\u00e3o tem avan\u00e7ado em dire\u00e7\u00e3o a facilitar o uso de documentos eletr\u00f4nicos. A lei 12.682\/12 foi institu\u00edda como uma forma de come\u00e7ar a regulamentar a utiliza\u00e7\u00e3o dessa pr\u00e1tica. Essa lei visa equiparar certificados digitais aos de papel. Essa foi a primeira iniciativa desde a MP 2.200\/2, que dispunha sobre documentos de uma forma geral.<\/p>\n\n\n\n
Est\u00e1 tramitando o projeto de lei de n\u00famero 7.920\/2017, origin\u00e1rio do PLS 146\/2007 aprovado pelo Senado em 2016, que introduziu importantes atualiza\u00e7\u00f5es a respeito da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos. Conforme o texto, algumas certid\u00f5es eletr\u00f4nicas passariam a ter valor legal similar ao das c\u00f3pias originais em papel, desde que estejam certificadas por uma ferramenta do governo. Essa nova vis\u00e3o traz a possibilidade real de que, num futuro pr\u00f3ximo, possamos trabalhar apenas com documentos digitais.
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\u00c9 um projeto um tanto quanto controverso, visto que n\u00e3o h\u00e1 consenso sobre o que os entendidos do meio arquiv\u00edstico entendem sobre o assunto. Mas \u00e9 ineg\u00e1vel que o debate contribui para a evolu\u00e7\u00e3o do assunto e que as novidades, de uma forma ou de outra, far\u00e3o parte de nossa realidade no futuro. Acompanhe nossas redes sociais \u2014 Facebook e LinkedIn \u2014 pois em breve vamos trazer atualiza\u00e7\u00f5es sobre o assunto.
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Quais s\u00e3o pontos de aten\u00e7\u00e3o ao fazer o armazenamento?<\/p>\n\n\n\n
Uma vez que a manuten\u00e7\u00e3o das c\u00f3pias impressas seja identificada como imprescind\u00edvel, as empresas t\u00eam algumas possibilidades para fazer o armazenamento e a gest\u00e3o desses arquivos. \u00c9 preciso ter muita aten\u00e7\u00e3o nessa atividade, pois os preju\u00edzos acarretados ao n\u00e3o encontrar uma informa\u00e7\u00e3o que se faz necess\u00e1ria em dado momento pode ser enorme e gerar consequ\u00eancias muito ruins.<\/p>\n\n\n\n
Quando a institui\u00e7\u00e3o guarda seus documentos de modo correto, ela ganha em praticidade e seguran\u00e7a. Por outro lado, quando isso n\u00e3o ocorre, h\u00e1 desperd\u00edcio do tempo de trabalho e desconfian\u00e7a na equipe, j\u00e1 que um acaba acusando o outro de ter perdido a informa\u00e7\u00e3o e diversos outros problemas podem surgir.
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Ent\u00e3o, se sua empresa precisa que o armazenamento aconte\u00e7a de modo organizado e que n\u00e3o haja complica\u00e7\u00f5es na rotina, \u00e9 importante presar por alguns requisitos.
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Defina um local espec\u00edfico<\/p>\n\n\n\n
Manter um espa\u00e7o apropriado para que a armazenagem aconte\u00e7a \u00e9 uma boa forma de come\u00e7ar a trabalhar a quest\u00e3o. Quando as pessoas n\u00e3o tem lugares dedicados para guardar os documentos, estes podem facilmente se perder ou mesmo serem confundidos e descartados.<\/p>\n\n\n\n
O local tamb\u00e9m precisa estar adequado em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 conserva\u00e7\u00e3o e a seguran\u00e7a, dependendo da relev\u00e2ncia daquilo que est\u00e1 sendo armazenado. Deve-se dar aten\u00e7\u00e3o a quest\u00f5es relativas ao clima, poeira, insetos e outras que podem comprometer a integridade desses pap\u00e9is.
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Armazene conforme crit\u00e9rios<\/p>\n\n\n\n
Quando voc\u00ea guarda os documentos de forma desordenada, certamente ter\u00e1 muitas dificuldades para encontrar o que precisa com rapidez. Ent\u00e3o, \u00e9 fundamental estabelecer crit\u00e9rios para que os pap\u00e9is se mantenham organizados e dispon\u00edveis de acordo com sua finalidade.<\/p>\n\n\n\n
Certid\u00f5es de impostos podem ser separadas das que s\u00e3o relativas aos processos de departamento de pessoal, por exemplo. Voc\u00ea pode tamb\u00e9m estabelecer outras formas de separa\u00e7\u00e3o, como ordem cronol\u00f3gica ou alfab\u00e9tica.
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Identifique os prazos<\/p>\n\n\n\n
Como dito anteriormente, cada documento tem sua validade estabelecida. Ent\u00e3o, \u00e9 importante que sua armazenagem leve em conta esse quesito. Isso influenciar\u00e1 tanto na quest\u00e3o do local em que ser\u00e3o armazenados, quanto no estabelecimento dos crit\u00e9rios. Documentos que est\u00e3o mais pr\u00f3ximos de perderem seu valor podem ficar em locais de mais dif\u00edcil acesso, uma vez que sua utiliza\u00e7\u00e3o tende a ser menos necess\u00e1ria do que a dos mais recentes.<\/p>\n\n\n\n
Existem alternativas para armazenar os documentos em papel?<\/p>\n\n\n\n
Pode ser que sua empresa precise buscar outras formas de manter seus documentos, em virtude de falta de espa\u00e7o, por n\u00e3o contar com profissionais com conhecimento no assunto ou mesmo por ter interesse em contar com aux\u00edlio especializado para que esse processo aconte\u00e7a de modo estrat\u00e9gico.<\/p>\n\n\n\n
Uma excelente op\u00e7\u00e3o \u00e9 terceirizar a guarda dessas informa\u00e7\u00f5es. Com a crescente possibilidade de se utilizar as c\u00f3pias digitais no dia a dia, armazenar os documentos em um espa\u00e7o externo tem se tornado uma pr\u00e1tica cada vez mais recorrente no mercado. Os documentos eletr\u00f4nicos n\u00e3o ocupam espa\u00e7o, s\u00e3o muito mais f\u00e1ceis de localizar e acessar, n\u00e3o se deterioram com o passar do tempo e s\u00e3o muito menos suscet\u00edveis \u00e0 fraudes.
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Empresas especialistas nesse processo como a SOS Docs podem ajudar a descomplicar o armazenamento dos documentos em papel. Tamb\u00e9m possibilitam ganhar com a redu\u00e7\u00e3o de custos, visto que a necessidade de espa\u00e7os passa a ser muito menor e os funcion\u00e1rios da empresa deixam de perder tempo com as atividades de armazenamento, e promovem um aumento na qualidade j\u00e1 que tem toda a expertise para fazer o gerenciamento das informa\u00e7\u00f5es.
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Quer saber mais a respeito da armazenagem de documentos? Confira este artigo sobre a temporalidade de documentos!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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