Lei N\u00b0 8.159, de 8 de Janeiro de 1991<\/a> \u2014 \u00e9 o conjunto de opera\u00e7\u00f5es e procedimentos relacionados \u00e0 sua produ\u00e7\u00e3o, tramita\u00e7\u00e3o, uso, avalia\u00e7\u00e3o e destina\u00e7\u00e3o em fase corrente e intermedi\u00e1ria, com a finalidade de eliminar, recolher ou fazer sua guarda permanente.<\/p>\n\n\n\nConsiderando que existe um prazo de guarda para os documentos \u2014 definido pela legisla\u00e7\u00e3o em vigor \u2014 e, ap\u00f3s esse prazo, pode-se descart\u00e1-los, \u00e9 importante gerenciar esse setor adequadamente para evitar o ac\u00famulo de informa\u00e7\u00f5es que j\u00e1 cessaram seu uso.
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Al\u00e9m disso, o processo de descarte ajuda a evitar custos desnecess\u00e1rios com armazenamento, al\u00e9m de otimizar a seguran\u00e7a do neg\u00f3cio, minimizando a possibilidade de que informa\u00e7\u00f5es estrat\u00e9gicas possam cair em m\u00e3os erradas.
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Para que serve a gest\u00e3o de documentos?<\/p>\n\n\n\n
Administrar os documentos da empresa da forma correta \u00e9 um procedimento que permite que a produ\u00e7\u00e3o, o controle, a gest\u00e3o e a manuten\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es sejam realizadas com mais efic\u00e1cia e economia, al\u00e9m de facilitar as fases de arquivamento e gerenciamento de maneira sustent\u00e1vel e \u00e1gil.<\/p>\n\n\n\n
Outro aspecto relevante \u00e9 a recupera\u00e7\u00e3o dos dados, tanto em quest\u00f5es de quantidade quanto de qualidade, j\u00e1 que, na maioria dos casos, \u00e9 comum que se desperdice um tempo valioso em busca de uma informa\u00e7\u00e3o espec\u00edfica contida apenas em documentos.
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Todos esses fatores est\u00e3o ligados \u00e0 preserva\u00e7\u00e3o e \u00e0 manuten\u00e7\u00e3o do banco de dados da institui\u00e7\u00e3o. O banco de dados, por sua vez, consiste no ambiente em que todas as informa\u00e7\u00f5es importantes da empresa s\u00e3o armazenadas e gerenciadas.
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Podemos afirmar que a gest\u00e3o de documentos tamb\u00e9m tem a finalidade de otimizar o uso dos dados em um empreendimento, tornando o seu uso ideal e atendendo com efici\u00eancia todas as partes interessadas.
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Quais s\u00e3o as fases da gest\u00e3o de documentos?<\/p>\n\n\n\n
Com base no cotidiano dos processos operacionais e a natureza das atividades de uma empresa, a gest\u00e3o documental deve acontecer em duas fases distintas.<\/p>\n\n\n\n
Fase corrente<\/p>\n\n\n\n
Consiste no momento em que o documento est\u00e1 em constante atividade. Ou seja, ele ainda \u00e9 utilizado com frequ\u00eancia, como em fluxos de caixa. Sendo assim, precisam ser armazenados e organizados de modo em que os colaboradores possam encontr\u00e1-los com facilidade e rapidez.<\/p>\n\n\n\n
Fase intermedi\u00e1ria<\/p>\n\n\n\n
Tratam-se dos documentos que t\u00eam uma frequ\u00eancia de acesso reduzida em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 fase corrente, como o contrato social da empresa. S\u00e3o documentos que aguardam sua destina\u00e7\u00e3o final, que pode ser a guarda permanente ou a elimina\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
A gest\u00e3o documental \u00e9 composta por diferentes etapas: produ\u00e7\u00e3o, tramita\u00e7\u00e3o, uso, avalia\u00e7\u00e3o e arquivamento.
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Produ\u00e7\u00e3o<\/p>\n\n\n\n
S\u00e3o os processos em que os documentos s\u00e3o elaborados em face das atividades da empresa\/institui\u00e7\u00e3o, ou seja, \u00e9 a cria\u00e7\u00e3o dos documentos. Hoje, s\u00e3o comumente elaborados em suporte f\u00edsico (geralmente papel) ou natodigitais (suporte eletr\u00f4nico).<\/p>\n\n\n\n
Nessa etapa do processo \u00e9 preciso racionalizar, evitando que documentos desnecess\u00e1rios sejam gerados.
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Utiliza\u00e7\u00e3o\/tramita\u00e7\u00e3o<\/p>\n\n\n\n
\u00c9 a etapa em que o documento \u00e9 utilizado. Abrange atividades de protocolo, como classifica\u00e7\u00e3o, organiza\u00e7\u00e3o e arquivamento, al\u00e9m da cria\u00e7\u00e3o de regras de acesso, como consulta, c\u00f3pia e empr\u00e9stimo, de acordo com as fun\u00e7\u00f5es administrativas do neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n
Destina\u00e7\u00e3o<\/p>\n\n\n\n
Consiste na fase em que \u00e9 poss\u00edvel determinar o prazo de guarda dos documentos nas fases Corrente e Intermedi\u00e1ria. O processo \u00e9 feito tendo, como par\u00e2metro, a an\u00e1lise e avalia\u00e7\u00e3o dos documentos, com a finalidade de elimin\u00e1-los ou guard\u00e1-los permanentemente nos casos de perda de valor ou guarda permanente, respectivamente.<\/p>\n\n\n\n
Quais os benef\u00edcios da gest\u00e3o de documentos?<\/p>\n\n\n\n
Por estar diretamente ligada \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o dos arquivos e informa\u00e7\u00f5es da empresa, permitindo que sejam armazenadas e organizadas da melhor forma poss\u00edvel, \u00e9 fundamental conhecer os benef\u00edcios proporcionados pela gest\u00e3o de documentos.<\/p>\n\n\n\n
Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/p>\n\n\n\n
Uma boa gest\u00e3o de documentos evita o ac\u00famulo de documentos desnecess\u00e1rios, eliminando custos com armazenamento de pap\u00e9is, o que reflete na otimiza\u00e7\u00e3o da lucratividade do neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n
Agilidade na tomada de decis\u00f5es<\/p>\n\n\n\n
O fato de os documentos poderem ser acessados com muito mais facilidade, por conta dos procedimentos de organiza\u00e7\u00e3o, melhora a tomada de decis\u00f5es, tornando-a mais produtiva e efetiva. A busca pelos documentos, registros e todo o tipo de informa\u00e7\u00f5es importantes do neg\u00f3cio se torna mais eficiente.<\/p>\n\n\n\n
Organiza\u00e7\u00e3o<\/p>\n\n\n\n
A economia de espa\u00e7o f\u00edsico da empresa \u00e9 um dos principais benef\u00edcios promovidos pela gest\u00e3o documental, j\u00e1 que tem liga\u00e7\u00e3o com a organiza\u00e7\u00e3o e evita o ac\u00famulo de documentos que j\u00e1 cumpriram suas atividades.<\/p>\n\n\n\n
Redu\u00e7\u00e3o de tempo<\/p>\n\n\n\n
Documentos digitalizados proporcionam economia de tempo gasto em tarefas cotidianas. Por isso, uma das grandes vantagens da gest\u00e3o de documentos \u00e9 o acesso facilitado \u00e0s informa\u00e7\u00f5es por meio de solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas, sem a necessidade do manuseio nos suporte f\u00edsicos.<\/p>\n\n\n\n
Seguran\u00e7a<\/p>\n\n\n\n
Em fun\u00e7\u00e3o da import\u00e2ncia de cada documento para a organiza\u00e7\u00e3o, faz-se necess\u00e1rio lidar com processos que garantam a seguran\u00e7a em todas as fases da gest\u00e3o de documentos, evitando riscos de extravios ou danos dos materiais.<\/p>\n\n\n\n
Assim, a pr\u00e1tica da gest\u00e3o documental faz com que se armazene m\u00eddias e documentos sens\u00edveis em lugares adequados para cada tipo de suporte, a fim de zelar pelas informa\u00e7\u00f5es das empresas. Em outros casos, o uso da tecnologia \u2014 que elimina a necessidade de papel \u2014, por meio de softwares, garante maior seguran\u00e7a dos dados e permite um controle maior sobre o acesso.
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Um dos pilares da gest\u00e3o documental \u00e9 promover o descarte adequado e seguro das informa\u00e7\u00f5es, evitando o vazamento de informa\u00e7\u00f5es sens\u00edveis \u2014 dados pessoais, por exemplo \u2014 com o descarte inadequado ou acidental.
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Padroniza\u00e7\u00e3o<\/p>\n\n\n\n
Por fim, a padroniza\u00e7\u00e3o gerada por processos administrativos bem organizados em rela\u00e7\u00e3o aos documentos da empresa proporciona benef\u00edcios inestim\u00e1veis, tornando o cotidiano operacional muito mais produtivo.<\/p>\n\n\n\n
Al\u00e9m disso, promove o compartilhamento \u00e1gil e pr\u00e1tico entre os variados departamentos da empresa, clientes, fornecedores e a quem possa interessar. Dessa forma, a gest\u00e3o de documentos \u00e9 um conjunto de processos altamente relevantes para a organiza\u00e7\u00e3o de documentos e todo o tipo de informa\u00e7\u00f5es importantes das empresas.
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Se esses processos n\u00e3o forem bem definidos, a companhia tende a ficar vulner\u00e1vel \u00e0 perdas e extravios de dados relevantes, al\u00e9m de se expor \u00e0 inseguran\u00e7a de ter suas informa\u00e7\u00f5es em m\u00e3os erradas.
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Voc\u00ea ainda tem alguma d\u00favida sobre como realizar a gest\u00e3o de documentos e quais benef\u00edcios ela pode oferecer \u00e0 empresa?\u00a0Entre em contato<\/a>\u00a0com a gente e conhe\u00e7a a solu\u00e7\u00e3o ideal para voc\u00ea!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Seja por falta de conhecimento pr\u00e1tico, seja por recursos limitados, o fato \u00e9 que muitas empresas se deparam com grandes dificuldades para armazenar e gerenciar seus documentos e informa\u00e7\u00f5es importantes, por n\u00e3o realizarem a gest\u00e3o de documentos. Em geral, muitos empres\u00e1rios s\u00f3 prestam a aten\u00e7\u00e3o nas necessidades de seus arquivos quando acontecem problemas como o […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1304,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[8],"tags":[],"class_list":["post-446","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog"],"_links":{"self":[{"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/446","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=446"}],"version-history":[{"count":0,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/446\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/"}],"wp:attachment":[{"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=446"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=446"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=446"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}