Trabalhar com arquivo n\u00e3o \u00e9 t\u00e3o simples como algumas pessoas pensam. Em v\u00e1rias empresas, colaboradores insistem em entulhar documentos de modo desordenado, sem nenhum cuidado com a classifica\u00e7\u00e3o e organiza\u00e7\u00e3o. Isso traz s\u00e9rios impactos ao longo do tempo, pois quando \u00e9 preciso acessar uma informa\u00e7\u00e3o com agilidade, \u00e0s vezes, n\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel. Para resolver essa quest\u00e3o, o arquivista de documentos \u00e9 o profissional ideal.<\/p>\n\n\n\n
\u00c9 ele que tem todo o conhecimento para analisar e organizar os documentos, fazendo com que estejam acess\u00edveis e sejam tratados de maneira a garantir a integridade do suporte e da informa\u00e7\u00e3o.
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Neste post, voc\u00ea entender\u00e1 mais a respeito das fun\u00e7\u00f5es deste importante especialista e como seu trabalho pode ajudar sua empresa!
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Quais as principais atividades do arquivista?<\/p>\n\n\n\n
Os arquivistas de documentos s\u00e3o aqueles profissionais com forma\u00e7\u00e3o superior em Arquivologia, que re\u00fanem conhecimentos que os permite se tornarem respons\u00e1veis pela gest\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es contidas em documentos, seja qual for o suporte. No geral, podem trabalhar no \u00e2mbito p\u00fablico ou privado, com dados de cunho hist\u00f3rico, governamental, administrativo, cient\u00edfico ou liter\u00e1rio, e tamb\u00e9m com grava\u00e7\u00f5es sonoras e filmes.<\/p>\n\n\n\n
O trabalho consiste em organizar, de acordo com as melhores pr\u00e1ticas e t\u00e9cnicas conceituadas na \u00e1rea arquiv\u00edstica. Isso permite sistematizar a armazenagem e identificar os conjuntos documentais. Com isso, os documentos ficam acess\u00edveis e podem ser utilizados sempre que houver necessidade, visto que facilitam a consulta e preservam a integridade.
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\u00c9 importante que o arquivista tenha um perfil vers\u00e1til, com alta capacidade de avalia\u00e7\u00e3o cr\u00edtica e de gerenciamento de pessoas, uma vez que seu trabalho pode ser desenvolvido contando com uma equipe multidisciplinar, al\u00e9m de envolver todos os setores da empresa.
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Uma boa gest\u00e3o pode ajudar na economia de espa\u00e7os f\u00edsicos e de outros gastos, por exemplo, quando uma empresa acaba pagando multas porque n\u00e3o consegue acessar determinados comprovantes.
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A seguir, veremos quais as principais atividades do arquivista.
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Avaliar e organizar documentos<\/p>\n\n\n\n
O arquivista \u00e9 respons\u00e1vel por receber, por exemplo, protocolos, processos de compras, dossi\u00eas funcionais, contratos, c\u00f3pias de certid\u00f5es e todos os outros documentos arquiv\u00edsticos que precisam ser preservados, enquanto s\u00e3o ut\u00e9is para a institui\u00e7\u00e3o. Ent\u00e3o, ele pode avaliar cada um deles e aplicar os crit\u00e9rios de classifica\u00e7\u00e3o que tiverem sido estabelecidos pela empresa para que sejam guardados de forma organizada e sejam preservados.<\/p>\n\n\n\n
Sem o arquivista, a empresa fica sujeita \u00e0 perda de tempo e, at\u00e9 mesmo, de um documento em si, pois o mesmo pode ser descartado ou n\u00e3o encontrado, caso esteja em um endere\u00e7o ou localiza\u00e7\u00e3o equivocada. Tamb\u00e9m cabe a esse profissional instruir e auxiliar as pessoas no acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es.
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Desse modo, podemos dizer que a presen\u00e7a de um arquivista \u00e9 fundamental, pois, por meio da gest\u00e3o dos documentos, ele torna os processos mais eficientes e facilita decis\u00f5es estrat\u00e9gicas.
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Garantir a conserva\u00e7\u00e3o<\/p>\n\n\n\n
Os documentos tendem a deteriorar com o passar dos anos. No entanto, existem informa\u00e7\u00f5es que, por requisitos legais ou valor hist\u00f3rico, precisam ser mantidas por per\u00edodos de tempo indeterminados ou serem guardadas de forma permanente. Ent\u00e3o, \u00e9 preciso garantir que eles resistam \u00e0 a\u00e7\u00e3o da umidade, calor, pragas, entre outros.<\/p>\n\n\n\n
Um dos conhecimentos do arquivista de documentos \u00e9 justamente no sentido de saber qual a melhor forma de armazenar cada informa\u00e7\u00e3o, de acordo com o suporte a qual est\u00e1 inserida.
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Digitalizar informa\u00e7\u00f5es<\/p>\n\n\n\n
Ainda temos contato com in\u00fameros documentos em papel. Por\u00e9m, cada vez mais utilizamos meios digitais para acessar e tramitar informa\u00e7\u00f5es, principalmente com a chegada dos documentos natos digitais.<\/p>\n\n\n\n
Nessa transi\u00e7\u00e3o, o arquivista tem a importante fun\u00e7\u00e3o de coordenar todo o trabalho de digitaliza\u00e7\u00e3o e indexa\u00e7\u00e3o dos conte\u00fados, de modo que sua equipe consiga inserir, no sistema utilizado pela empresa, todas as informa\u00e7\u00f5es cruciais para o seu desenvolvimento.
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Uma excelente op\u00e7\u00e3o \u00e9 terceirizar esse trabalho, visto que, muitas vezes, ter v\u00e1rias pessoas contratadas por CLT para exercer exclusivamente essas atividades, pode ser complicado.
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Nesse sentido, h\u00e1 empresas que oferecem o servi\u00e7o com excel\u00eancia e com toda a comodidade para fazer a diferen\u00e7a em seu neg\u00f3cio, com custos significativamente mais competitivos.
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O arquivista de documentos \u00e9, portanto, um profissional muito importante no dia a dia de qualquer empresa.
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