{"id":456,"date":"2019-10-14T17:03:16","date_gmt":"2019-10-14T20:03:16","guid":{"rendered":"http:\/\/sosdocs.com.br\/?p=456"},"modified":"2019-10-14T17:03:16","modified_gmt":"2019-10-14T20:03:16","slug":"por-que-a-automac%cc%a7a%cc%83o-de-processos-na-gesta%cc%83o-de-documentos-e-ta%cc%83o-importante","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=456","title":{"rendered":"Por que a automac\u0327a\u0303o de processos na gesta\u0303o de documentos e\u0301 ta\u0303o importante?"},"content":{"rendered":"\n

As empresas est\u00e3o cada vez mais investindo na digitaliza\u00e7\u00e3o e em outras ferramentas tecnol\u00f3gicas que otimizam a gest\u00e3o de documentos. Nesse sentido, a automa\u00e7\u00e3o de processos \u00e9 uma pr\u00e1tica extremamente importante, pois ajuda a dar agilidade na execu\u00e7\u00e3o de tarefas burocr\u00e1ticas, al\u00e9m de outros benef\u00edcios.<\/p>\n\n\n\n

Neste artigo, voc\u00ea poder\u00e1 entender melhor como isso funciona e quais s\u00e3o os diferenciais que a automa\u00e7\u00e3o pode trazer para o seu neg\u00f3cio. Continue a leitura e confira!
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Qual a import\u00e2ncia de se ter uma boa pol\u00edtica de gest\u00e3o de documentos?<\/p>\n\n\n\n

Um gerenciamento de documentos feito de maneira correta \u00e9 um componente essencial em qualquer empresa. Vivemos na era da informa\u00e7\u00e3o, e uma s\u00e9rie de documentos \u00e9 gerada dia ap\u00f3s dia. Muitos deles precisam ser guardados corretamente para fins de consulta ou mesmo para atender a requisitos previstos em lei.<\/p>\n\n\n\n

Quando as organiza\u00e7\u00f5es n\u00e3o sabem o que fazer em rela\u00e7\u00e3o \u00e0s pr\u00e1ticas de documenta\u00e7\u00e3o, isso pode causar enormes problemas. Os colaboradores acabam armazenando uma grande quantidade em formato de papel em suas gavetas ou no disco r\u00edgido de seus computadores. Essa pr\u00e1tica leva a erros, perdas e diversas outras situa\u00e7\u00f5es.
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Pensando nisso, \u00e9 fundamental que a empresa considere estabelecer uma pol\u00edtica corporativa que d\u00ea as diretrizes de como a gest\u00e3o documental deve ser realizada. Sem isso, cada um adota o modelo que achar mais conveniente, sem que haja uma formaliza\u00e7\u00e3o real. Portanto, torna-se crucial ter profissionais respons\u00e1veis por isso, cuidando da estrutura e dos procedimentos, al\u00e9m de instru\u00edrem os demais.
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Quando o sistema de gest\u00e3o de documentos \u00e9 estruturado de forma adequada j\u00e1 desde quando se iniciam as atividades, ele pode realmente contribuir com a inova\u00e7\u00e3o e com o crescimento dos neg\u00f3cios.
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Processos robustos de gerenciamento garantem que todos em sua organiza\u00e7\u00e3o, independentemente da \u00e1rea, saibam exatamente onde o documento est\u00e1 armazenado, em que est\u00e1gio est\u00e1 o processo de revis\u00e3o, o que ainda precisa ser adicionado e se \u00e9 necess\u00e1rio usar alguma outra a\u00e7\u00e3o discursiva.
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O uso da tecnologia<\/p>\n\n\n\n

Crescentemente, as organiza\u00e7\u00f5es est\u00e3o se voltando para a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos e, por consequ\u00eancia, automatizando os processos. H\u00e1 uma quantidade enorme de regulamenta\u00e7\u00f5es e documentos exigidos, seja pelos padr\u00f5es das pr\u00f3prias ind\u00fastrias, seja por aspectos governamentais. Com isso, as pessoas ficam sobrecarregadas para fazer o gerenciamento de arquivos.<\/p>\n\n\n\n

A tecnologia permite realizar mais opera\u00e7\u00f5es com menos funcion\u00e1rios dedicados. Para tanto, \u00e9 preciso investir na redu\u00e7\u00e3o da quantidade de c\u00f3pias f\u00edsicas de documentos. Elas est\u00e3o sujeitas a perdas, al\u00e9m de terem um grande impacto negativo ao meio ambiente. A gest\u00e3o dos documentos eletr\u00f4nicos ou mesmo digitalizados \u00e9 bem mais simples e eficiente.
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Quais as principais vantagens de se investir na automa\u00e7\u00e3o de processos?<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Ao investir em um sistema que permite automatizar o processo na gest\u00e3o de documentos, voc\u00ea adquire meios para realizar essas atividades de uma maneira muito mais simplificada.<\/p>\n\n\n\n

Otimiza a disponibilidade dos documentos<\/p>\n\n\n\n

Quando os documentos s\u00e3o digitalizados eletronicamente, eles podem estar simultaneamente dispon\u00edveis para qualquer parte autorizada, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Os documentos s\u00e3o mais f\u00e1ceis de recuperar, caso sejam erroneamente deletados, de forma que voc\u00ea n\u00e3o precisa mais se preocupar com a perda de arquivos.<\/p>\n\n\n\n

Contribui para a aten\u00e7\u00e3o a certifica\u00e7\u00f5es e datas de vencimento<\/p>\n\n\n\n

Gra\u00e7as aos recursos de rastreamento de data, voc\u00ea pode garantir que tudo, desde as aprova\u00e7\u00f5es de supervisores em procedimentos padr\u00f5es at\u00e9 as datas limites para recertifica\u00e7\u00f5es exigidas, ocorra sempre em tempo h\u00e1bil. Sem uso de planilhas e sem precisar auditar arquivos em papel.<\/p>\n\n\n\n

Diminui ou elimina redund\u00e2ncias<\/p>\n\n\n\n

Tanto o gerenciamento de documentos quanto o fluxo de trabalho se integram a aplicativos de software existentes, eliminando etapas redundantes, a partir da an\u00e1lise de toda a entrada de dados que sua equipe precisa fazer para que as atividades ocorram mais rapidamente. Al\u00e9m disso, sem documentos duplicados, voc\u00ea consegue poupar espa\u00e7o.<\/p>\n\n\n\n

Oferece r\u00f3tulos de dados<\/p>\n\n\n\n

Os documentos podem ser configurados para passar por uma s\u00e9rie prescrita de a\u00e7\u00f5es, e as notifica\u00e7\u00f5es s\u00e3o definidas para alertar as pessoas no momento em que elas precisarem agir. E se elas n\u00e3o conclu\u00edrem o que precisa ser feito no per\u00edodo de tempo prescrito, o sistema pode informar aos superiores.<\/p>\n\n\n\n

Aumenta a transpar\u00eancia<\/p>\n\n\n\n

Cada a\u00e7\u00e3o realizada em um documento \u00e9 rastreada, tornando todos os envolvidos totalmente respons\u00e1veis pelo gerenciamento. Isso elimina a culpa equivocada e os atritos em que um acusa o outro, al\u00e9m de fornecer uma camada extra de seguran\u00e7a para os documentos.<\/p>\n\n\n\n

Melhora a organiza\u00e7\u00e3o<\/p>\n\n\n\n

As tarefas permanecem organizadas e vis\u00edveis. Nada \u00e9 ignorado devido a notifica\u00e7\u00f5es enviadas por e-mail ou pop-ups da plataforma. Esse tipo de sistema substitui lembretes de tarefas criados pelos pr\u00f3prios usu\u00e1rios sem formaliza\u00e7\u00e3o, como utilizando notinhas em papel ou mesmo daqueles que insistem em confiar apenas na pr\u00f3pria mem\u00f3ria.<\/p>\n\n\n\n

Potencializa a integra\u00e7\u00e3o de dados<\/p>\n\n\n\n

Quando a informa\u00e7\u00e3o fica restrita em determinadas \u00e1reas, isso pode ser prejudicial para o crescimento do neg\u00f3cio. O uso de um software de gerenciamento de documentos automatizado permite que os dados sejam integrados por toda a empresa, o que pode ajudar a elevar seu n\u00edvel.<\/p>\n\n\n\n

Ajuda na produtividade<\/p>\n\n\n\n

Quaisquer relat\u00f3rios que voc\u00ea tenha que preencher se tornam muito mais simples de serem feitos, pois as informa\u00e7\u00f5es podem ser compiladas em uma fra\u00e7\u00e3o do per\u00edodo que levaria sem a automa\u00e7\u00e3o. Com isso, sobra tempo para se dedicar ao que realmente agrega valor para o neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

Facilita as auditorias<\/p>\n\n\n\n

Quando sua empresa est\u00e1 sujeita a auditorias de conformidade, a manuten\u00e7\u00e3o de registros assume uma nova camada de responsabilidade. Quando seus documentos s\u00e3o rastreados e acess\u00edveis de forma simples, todo processo de atendimento aos auditores fica mais f\u00e1cil e menos conflituoso.<\/p>\n\n\n\n

Elimina erros humanos<\/p>\n\n\n\n

Quanto mais tiramos a entrada de dados por meio de a\u00e7\u00f5es humanas da equa\u00e7\u00e3o, menos erros voc\u00ea provavelmente encontrar\u00e1. Hoje em dia, existem softwares avan\u00e7ados de reconhecimento \u00f3ptico de caracteres (OCR) que conseguem obter e codificar informa\u00e7\u00f5es de seus documentos \u00e0 medida que s\u00e3o digitalizados no sistema. Esses dados se tornam intelig\u00edveis pelo sistema e podem ser pesquisados e usados para acionar a\u00e7\u00f5es, sem a necessidade da interfer\u00eancia de um operador.<\/p>\n\n\n\n

Torna a comunica\u00e7\u00e3o mais objetiva<\/p>\n\n\n\n

Confiar em um m\u00e9todo manual de notifica\u00e7\u00f5es de a\u00e7\u00f5es conclu\u00eddas ou de avisos para as pr\u00f3ximas etapas necess\u00e1rias pode ser complicado. J\u00e1 com a automatiza\u00e7\u00e3o, esse processo se torna mais confi\u00e1vel. As equipes passam a ser informadas de forma consistente sobre tarefas e processos relevantes.<\/p>\n\n\n\n

A automa\u00e7\u00e3o de processos na gest\u00e3o documental \u00e9 algo que reduz custos, elimina erros e melhora a execu\u00e7\u00e3o das atividades de uma maneira geral. Faz com que as equipes se tornem mais r\u00e1pidas e produtivas. Diminui seu tempo de resposta e, em \u00faltima an\u00e1lise, o permite dar mais aten\u00e7\u00e3o aos seus clientes.
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Gostou deste artigo? Ent\u00e3o, aproveite que est\u00e1 por aqui e saiba mais a respeito da implanta\u00e7\u00e3o de BPM em sua empresa!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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