Por serem relativamente simples, as metodologias de guarda de documentos de contabilidade acabam sendo subestimadas por muitos colaboradores. Ainda assim, \u00e9 essencial estabelecer uma cultura organizacional de armazenamento de arquivos nas empresas em virtude dos seus benef\u00edcios proporcionados aos neg\u00f3cios.<\/p>\n\n\n\n
Afinal, desde que algumas pr\u00e1ticas de rotina sejam bem aplicadas, em pouco tempo, os acervos informacionais dos departamentos conseguem ser sistematicamente ordenados, mais bem integrados \u00e0 contabilidade e otimizados.
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Ent\u00e3o, continue conosco neste artigo para conferir os documentos essenciais que precisam ser entregues aos profissionais cont\u00e1beis, os prazos legais de guarda e as melhores dicas de armazenamento seguro e pr\u00e1tico. Acompanhe!
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Qual \u00e9 a import\u00e2ncia da guarda de documentos nas empresas?<\/p>\n\n\n\n
Ainda que o segmento, tamanho da empresa e o regime tribut\u00e1rio influenciem nos encargos trabalhistas, fiscais e previdenci\u00e1rios, qualquer pessoa jur\u00eddica est\u00e1 incumbida na emiss\u00e3o de uma s\u00e9rie de documentos. <\/p>\n\n\n\n
Isso porque esses registros s\u00e3o os elementos de apoio dos contadores para a realiza\u00e7\u00e3o de c\u00e1lculos referentes \u00e0s obriga\u00e7\u00f5es corporativas e para posterior quita\u00e7\u00e3o.
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Contudo, esses documentos tamb\u00e9m precisam ser armazenados em locais seguros por prazos vari\u00e1veis de acordo com cada tipo de arquivo \u2014 conforme ser\u00e1 explicado na sequ\u00eancia \u2014 para que sejam apresentados perante as autoridades, caso solicitados.
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Quais s\u00e3o os documentos trabalhistas e previdenci\u00e1rios obrigat\u00f3rios? Por quanto tempo devem ser guardados?<\/p>\n\n\n\n
Documentos de regulamenta\u00e7\u00e3o direta ou indiretamente relacionados aos v\u00ednculos de trabalho dos colaboradores (funcion\u00e1rios e aut\u00f4nomos) s\u00e3o de responsabilidade exclusiva das empresas contratantes.<\/p>\n\n\n\n
Por isso, \u00e9 preciso efetuar o repasse aos contadores de todos os dados condizentes, como cart\u00f5es de ponto, horas extras, f\u00e9rias e aviso pr\u00e9vio \u2014 preferencialmente, at\u00e9 o final de cada m\u00eas.
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Em geral, esses arquivos devem ser mantidos pelas companhias por, no m\u00ednimo, 2 anos ap\u00f3s a data de rescis\u00e3o contratual ou, se ainda em vig\u00eancia, 5 anos caso seja necess\u00e1ria a sua comprova\u00e7\u00e3o na esfera judicial ou extrajudicial.
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No entanto, esses prazos podem variar. Documentos como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) e o recolhimento do FGTS n\u00e3o podem ser descartados antes de ultrapassados os seus 3, 5 e 30 anos de exist\u00eancia, respectivamente.
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Os documentos de natureza previdenci\u00e1ria, reflexos das rela\u00e7\u00f5es de trabalho, tamb\u00e9m s\u00e3o de responsabilidade prim\u00e1ria das empresas empregadoras. Por\u00e9m, por imposi\u00e7\u00e3o legal, as guias de recolhimento, os atestados m\u00e9dicos por incapacidade tempor\u00e1ria e os recibos de sal\u00e1rio-maternidade, por exemplo, devem ser guardados por, no m\u00ednimo, 10 anos.
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Quais s\u00e3o os documentos fiscais obrigat\u00f3rios de acordo com o regime tribut\u00e1rio optado?<\/p>\n\n\n\n
As documenta\u00e7\u00f5es de natureza tribut\u00e1ria variam bastante de acordo com o regime de enquadramento fiscal de cada empresa.<\/p>\n\n\n\n
Por exemplo, neg\u00f3cios que optam pelo Simples Nacional est\u00e3o respons\u00e1veis pelo pagamento mensal do DAS (Documento de Arrecada\u00e7\u00e3o Simplificada) e pela declara\u00e7\u00e3o anual do DEFIS (Declara\u00e7\u00e3o de Informa\u00e7\u00f5es Socioecon\u00f4micas e Fiscais), que deve ser entregue at\u00e9 o dia 31 de mar\u00e7o. Esses arquivos precisam ser mantidos nos acervos corporativos por 5 anos.
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Por outro lado, empresas que n\u00e3o est\u00e3o enquadradas nesse regime simplificado ficam encarregadas pela apura\u00e7\u00e3o e quita\u00e7\u00e3o dos diversos tributos decorrentes das transa\u00e7\u00f5es comerciais, como o CSLL e o COFINS, por meio da emiss\u00e3o e do pagamento de guias espec\u00edficas \u2014 armazenadas pelo mesmo prazo quinquenal.
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A Escritura\u00e7\u00e3o Cont\u00e1bil Fiscal (ECF) e a Declara\u00e7\u00e3o de D\u00e9bitos e Cr\u00e9ditos de Tributos Federais (DCTF), como obriga\u00e7\u00f5es acess\u00f3rias, precisam ser periodicamente emitidas pelos contadores e guardadas por 5 anos.
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Quais s\u00e3o os documentos de natureza cont\u00e1bil?<\/p>\n\n\n\n
Livro de invent\u00e1rio e livro de entrada e sa\u00edda est\u00e3o entre os diversos documentos mandat\u00f3rios de responsabilidade das empresas de pequeno, m\u00e9dio e grande porte.<\/p>\n\n\n\n
Esses registros auxiliam na comprova\u00e7\u00e3o de transa\u00e7\u00f5es comerciais ocorridas durante todo o exerc\u00edcio financeiro, al\u00e9m de darem suporte informacional \u00e0s an\u00e1lises estrat\u00e9gias para a realiza\u00e7\u00e3o de melhorias no desempenho de vendas, por exemplo.
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As notas fiscais, embora n\u00e3o sejam documentos essencialmente cont\u00e1beis, desempenham papel importante na contabilidade, uma vez que elas s\u00e3o meios de controle e comprova\u00e7\u00e3o dos fluxos de compra de mercadorias atacadistas e de venda aos consumidores finais. Por isso, precisam ser guardadas com aten\u00e7\u00e3o especial.
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O per\u00edodo de armazenamento dos livros cont\u00e1beis e das notas fiscais \u00e9 de 5 anos. Isso porque, ap\u00f3s transcorrido o prazo, as autoridades fazend\u00e1rias perdem o direito de reivindicar o pagamento dos d\u00e9bitos pret\u00e9ritos (prescri\u00e7\u00e3o fiscal).
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O que pode ser feito para uma guarda de documentos de contabilidade mais segura?<\/p>\n\n\n\n
Com a ado\u00e7\u00e3o de pr\u00e1ticas simples, \u00e9 poss\u00edvel otimizar a forma como esses documentos transitam dentro das empresas. Para isso, confira as nossas dicas de como armazen\u00e1-los com praticidade e seguran\u00e7a!<\/p>\n\n\n\n
Separe os documentos por pastas<\/p>\n\n\n\n
De nada adianta manter todos os documentos legais obrigat\u00f3rios, se n\u00e3o podem ser localizados com facilidade no momento em que s\u00e3o requisitados. Por isso, \u00e9 fundamental que estejam separados por pastas de acordo com a origem, tipo, data de cria\u00e7\u00e3o e finalidade. <\/p>\n\n\n\n
Efetue organiza\u00e7\u00f5es peri\u00f3dicas<\/p>\n\n\n\n
Mesmo em empresas que j\u00e1 consolidaram uma cultura organizacional de guarda de arquivos, a circula\u00e7\u00e3o constante de documentos f\u00edsicos pode provocar um n\u00edvel alarmante de desordem nos dados corporativos em pouco tempo.<\/p>\n\n\n\n
Por esse motivo, a defini\u00e7\u00e3o de uma data mensal espec\u00edfica de checagem e reorganiza\u00e7\u00e3o auxilia na manuten\u00e7\u00e3o dos acervos, evitando perdas e preju\u00edzos futuros em decorr\u00eancia da impossibilidade de localiza\u00e7\u00e3o de arquivos eventualmente retirados ou trocados.
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Digitalize e use documentos digitais<\/p>\n\n\n\n
Sem d\u00favida, a presen\u00e7a de recursos tecnol\u00f3gicos nas empresas \u00e9 capaz de otimizar exponencialmente os fluxos de trabalho. Isso porque tarefas manuais e burocr\u00e1ticas passam a ser desempenhas por sistemas gerenciais de automa\u00e7\u00e3o em um tempo menor e de modo mais seguro.<\/p>\n\n\n\n
Nesse sentido, a digitaliza\u00e7\u00e3o viabiliza o acesso aos arquivos pelos colaboradores sem a necessidade de localiza\u00e7\u00e3o de documentos f\u00edsicos originais. Afinal, dessa maneira, os documentos requisitados podem ser visualizados em qualquer dispositivo eletr\u00f4nico.
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Contrate uma empresa especializada em guarda de documentos<\/p>\n\n\n\n
A terceiriza\u00e7\u00e3o da guarda documental tamb\u00e9m \u00e9 uma excelente forma de garantir uma organiza\u00e7\u00e3o mais profissional dos arquivos corporativos. Afinal, mensalmente, empresas s\u00e3o obrigadas a efetuar o repasse de uma s\u00e9rie de documentos aos contadores para aferi\u00e7\u00e3o dos c\u00e1lculos trabalhistas, fiscais, previdenci\u00e1rios e cont\u00e1beis.<\/p>\n\n\n\n
O armazenamento desses mesmos arquivos por prazos vari\u00e1veis \u00e9 tamb\u00e9m requisito b\u00e1sico para se garantir a seguran\u00e7a jur\u00eddica e financeira das companhias. Para isso, empresas como a SOS Docs fazem a presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os t\u00e9cnicos desempenhados pelos maiores especialistas da \u00e1rea arquiv\u00edstica do Distrito Federal.
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A ado\u00e7\u00e3o de uma cultura organizacional direcionada \u00e0 guarda de documentos de contabilidade mostra-se indiscutivelmente necess\u00e1ria para que os acervos estejam sempre organizados, integrados e acess\u00edveis.
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Quer entender melhor como a SOS Docs pode ajudar a sua empresa na guarda de documentos? Entre em contato conosco.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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