Com o passar do tempo, as empresas costumam acumular os mais diferentes tipos de documentos, como notas fiscais, recibos, atas de reuni\u00f5es e etc. Isso acontece, majoritariamente, pelo Brasil ser um pa\u00eds muito burocr\u00e1tico.<\/p>\n\n\n\n
Dessa forma, faz-se preciso manter essa documenta\u00e7\u00e3o para se prevenir de poss\u00edveis problemas futuros.
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Por\u00e9m, grande parte desses documentos pode ser destru\u00edda depois de certo prazo determinado, a partir do qual n\u00e3o ser\u00e3o mais aceit\u00e1veis qualquer tipo de indaga\u00e7\u00e3o. \u00c9 necess\u00e1rio somente ter ci\u00eancia de que per\u00edodo \u00e9 esse e de como agir para o descarte de documentos de forma a n\u00e3o facilitar riscos para a empresa.
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Incinera\u00e7\u00e3o de documentos<\/p>\n\n\n\n
O universo corporativo sabe que o lixo \u00e9 uma excelente fonte de informa\u00e7\u00f5es sobre empresas, sejam essas informa\u00e7\u00f5es em pap\u00e9is, discos r\u00edgidos ou outras formas de armazenamento. Por essa raz\u00e3o, simplesmente picotar o papel ou quebrar o disco r\u00edgido n\u00e3o \u00e9 suficiente, pois a informa\u00e7\u00e3o contida ali pode ser recuperada facilmente.
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Essa documenta\u00e7\u00e3o, portanto, deve ser eliminada de forma segura, impedindo a revela\u00e7\u00e3o de segredos empresariais. At\u00e9 porque, a divulga\u00e7\u00e3o indevida de informa\u00e7\u00e3o atrav\u00e9s de lixo corporativo, apresentaria uma imagem de falta de organiza\u00e7\u00e3o e displic\u00eancia por parte da empresa com seu pr\u00f3prio material, al\u00e9m de outros danos poss\u00edveis que n\u00e3o apenas na imagem.
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Sabedores dessa emerg\u00eancia, algumas empresas decidiram optar pela incinera\u00e7\u00e3o como maneira de descarte dos documentos, ou seja, um processo de queima utilizando altas temperaturas para assegurar a completa destrui\u00e7\u00e3o do material.
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No entanto, a t\u00e9cnica \u00e9 merecedora de cr\u00edtica por sua alta capacidade poluidora. Isso se d\u00e1 porque durante o processo de combust\u00e3o, s\u00e3o liberados gases e outros res\u00edduos n\u00e3o detidos pelos filtros.
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Por sua culpa na polui\u00e7\u00e3o, a incinera\u00e7\u00e3o \u00e9 indicada somente para o descarte de materiais perigosos, como produtos t\u00f3xicos ou hospitalar. Nessas situa\u00e7\u00f5es, a simples elimina\u00e7\u00e3o do lixo na natureza poderia ocasionar danos ainda piores ao meio ambiente do que a combust\u00e3o.
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Assim, a incinera\u00e7\u00e3o como t\u00e9cnica para descarte de documentos n\u00e3o \u00e9 indicada, al\u00e9m de ser tida pelo meio corporativo e pelos defensores do meio ambiente como uma pr\u00e1tica anti\u00e9tica das organiza\u00e7\u00f5es que a utilizam.
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Processo de descarte de documentos<\/p>\n\n\n\n
Dessa forma, a empresa n\u00e3o pode apenas jogar sua documenta\u00e7\u00e3o em lixo comum (pelo menos n\u00e3o os que cont\u00eam informa\u00e7\u00f5es confidenciais), para n\u00e3o correr o risco de ter dados importantes ou informa\u00e7\u00f5es sigilosas reveladas.
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Isso posto, o melhor \u00e9 que a elimina\u00e7\u00e3o de documentos seja por tritura\u00e7\u00e3o. Esse processo pode ser realizado tanto internamente como externamente, por empresa especializada. Isso ir\u00e1 depender do volume de documentos a ser eliminado, assim como do n\u00edvel de seguran\u00e7a a ser adotado.
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Hoje j\u00e1 existem empresas que oferecem o servi\u00e7o de terceiriza\u00e7\u00e3o de descarte de documentos. A empresa terceirizada fica encarregada por acomodar e recolher o material, assim como transport\u00e1-lo seguramente at\u00e9 sua sede e realizar o descarte nos moldes da norma internacional DIN 66399.
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A a\u00e7\u00e3o \u00e9 muito segura e possui mecanismos que asseguram a integridade da pr\u00e1tica. Assim, o dirigente pela empresa terceirizada registra em Termo de Elimina\u00e7\u00e3o de Documento o t\u00edtulo dos documentos, bem como a data do descarte.
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Um respons\u00e1vel da empresa que entregou seus documentos para destrui\u00e7\u00e3o pode acompanhar todo o procedimento para assegurar o descarte adequado e o sigilo das informa\u00e7\u00f5es.
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De maneira geral, a empresa terceirizada pode ser contratada ocasionalmente para fazer o descarte, somente quando a contratante achar preciso ou quando houver ac\u00famulo de material para fazer um descarte maior. Pode haver tamb\u00e9m uma contrata\u00e7\u00e3o para elimina\u00e7\u00e3o peri\u00f3dica, como mensal ou semanal, atrav\u00e9s de coletores espec\u00edficos e com o servi\u00e7o auditado.
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Descarte de acordo com a DIN 66399<\/p>\n\n\n\n
\u00c9 muito importante conferir se a empresa terceirizada segue a t\u00e9cnica de descarte de documento DIN 66399.
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Essa norma trata da forma correta para o descarte f\u00edsico de documentos que cont\u00eam dados, que podem ser divididos em 6 categorias:
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A norma indica a divis\u00e3o desses documentos em 3 classes de prote\u00e7\u00e3o, conforme o impacto negativo que um vazamento traria \u00e0 empresa, assim como a prote\u00e7\u00e3o que deve ser prestada aos dados pessoais para evitar riscos para as pessoas afetadas.<\/p>\n\n\n\n
Dessa forma, os portadores de dados ser\u00e3o separados em classe 1 (impacto negativo e risco menores); classe 2 (razo\u00e1veis); classe 3 (impacto negativo fatal) em caso de vazamento de informa\u00e7\u00f5es e comprometimento da seguran\u00e7a e liberdade das pessoas envolvidas.
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A norma estabelece tamb\u00e9m 7 n\u00edveis de seguran\u00e7a, que ir\u00e3o determinar a espessura da tritura\u00e7\u00e3o de cada documento, com o objetivo de assegurar a inviabilidade de recupera\u00e7\u00e3o de dados ali inclusos. Dessa maneira, quanto mais alto o n\u00edvel de seguran\u00e7a, menores ser\u00e3o os fragmentos resultantes da tritura\u00e7\u00e3o.
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A classe de prote\u00e7\u00e3o 1 dever\u00e1 seguir os n\u00edveis de seguran\u00e7a 1, 2 e 3. A classe de prote\u00e7\u00e3o 2, os n\u00edveis 3, 4 e 5; e a classe de prote\u00e7\u00e3o 3, os n\u00edveis 5, 6 e 7 de seguran\u00e7a.
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Dessa maneira, cada documento ser\u00e1 dividido conforme o tipo de portador de dado e n\u00edvel de seguran\u00e7a, para determinar o tamanho dos peda\u00e7os resultantes da tritura\u00e7\u00e3o. Para dar um exemplo, o papel pode ser triturado em tiras de 12 mm a part\u00edculas de 5 mm\u00b2. A destrui\u00e7\u00e3o de pen-drives, chips e cart\u00f5es, pode ir de mecanicamente inoper\u00e1vel \u00e0 tritura\u00e7\u00e3o em part\u00edculas de 0.5mm\u00b2.
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Assim, \u00e9 absolutamente poss\u00edvel realizar o descarte de documentos de maneira ambientalmente sustent\u00e1vel e segura, para o empreendimento e para os clientes. Tudo que \u00e9 necess\u00e1rio \u00e9 contar com uma empresa que realize esse servi\u00e7o e siga as normas de seguran\u00e7a!
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