Voc\u00ea sabe o que significa paperless? Tal termo \u00e9 uma estrat\u00e9gia de gest\u00e3o que, com o desenvolvimento computacional, tem sido cada vez mais adotada por empresas de diferentes portes. A tradu\u00e7\u00e3o para o portugu\u00eas significa \u201csem papel\u201d. Entretanto, sua compreens\u00e3o \u00e9 abrangente.<\/p>\n\n\n\n
As salas de trabalho tradicionais, que apresentam sistemas de arquivamento em papel, incluem arm\u00e1rios, gavetas, prateleiras, pastas e fichamentos \u2014 demandando espa\u00e7o f\u00edsico e constante supervis\u00e3o dos ativos imobilizados.
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Com a dissemina\u00e7\u00e3o de documentos digitais e sistemas de certifica\u00e7\u00e3o e autenticidade, h\u00e1 redu\u00e7\u00e3o substancial de custos administrativos. Tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel conquistar mais agilidade no tratamento de dados para a tomada de decis\u00e3o estrat\u00e9gica dos gestores.
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Voc\u00ea tamb\u00e9m deseja utilizar o papel de maneira equilibrada? Confira, neste post, as vantagens de instituir a cultura paperless em sua empresa!
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Gest\u00e3o do conhecimento<\/p>\n\n\n\n
Para que uma empresa consiga realizar a transi\u00e7\u00e3o para um modelo paperless, \u00e9 fundamental que adquira um sistema virtual eficiente. Para isso, pode-se buscar uma tecnologia de Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos (GED).<\/p>\n\n\n\n
O GED tem o objetivo de facilitar o armazenamento, o controle e a recupera\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es. Ele permite o acesso remoto \u2014 e pode, por exemplo, facilitar o trabalho dos colaboradores em agendas de viagem.
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Com a ado\u00e7\u00e3o da ferramenta, \u00e9 poss\u00edvel organizar eletronicamente qualquer tipo de documenta\u00e7\u00e3o, obtendo total controle das etapas de cria\u00e7\u00e3o, edi\u00e7\u00e3o, convers\u00e3o e arquivamento. Desse modo, melhora-se o monitoramento de seguran\u00e7a, busca e versionamento dos arquivos.
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A facilidade da gest\u00e3o documental por meio de softwares \u00e9 uma ferramenta importante para a gest\u00e3o do conhecimento, pois reduz consideravelmente os desvios e as perdas decorrentes das mudan\u00e7as de funcion\u00e1rios. Assim, os processos gerenciais e estrat\u00e9gicos da empresa se tornam um patrim\u00f4nio seguro e independente.
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Seguran\u00e7a no acesso aos documentos<\/p>\n\n\n\n
O arquivamento f\u00edsico de itens importantes para a empresa apresenta riscos e ressalvas. Podem acontecer o extravio de documentos e at\u00e9 incidentes graves (inc\u00eandios, por exemplo), ocasi\u00f5es em que informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o perdidas e t\u00eam poucas chances de serem recuperadas.<\/p>\n\n\n\n
A documenta\u00e7\u00e3o digitalizada possibilita acesso restrito, ou seja, apenas pessoas autorizadas podem visualizar e realizar modifica\u00e7\u00f5es. Al\u00e9m disso, arquivos podem ser protegidos com diversas camadas de seguran\u00e7a, por criptografia \u2014 codificando as informa\u00e7\u00f5es, de modo que apenas o receptor consiga v\u00ea-las.
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Sustentabilidade ambiental<\/p>\n\n\n\n
Uma organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 valorizada pelo consumidor quando se preocupa com o impacto de suas estrat\u00e9gias no meio ambiente.<\/p>\n\n\n\n
Voc\u00ea sabia que uma \u00e1rvore inteira de eucalipto resulta em 15 resmas, o equivalente a 500 folhas?
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Portanto, conv\u00e9m reduzir a utiliza\u00e7\u00e3o do papel, adequando-se \u00e0 cultura paperless. Por meio dessa a\u00e7\u00e3o, a empresa demonstra respeito \u00e0 natureza, contribuindo para a sua conserva\u00e7\u00e3o por meio de um consumo respons\u00e1vel.
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Essa atitude, al\u00e9m de proporcionar reconhecimento da marca, pode gerar respaldo legal, por meio de certifica\u00e7\u00f5es de car\u00e1ter ambiental (ISO 14.000, por exemplo).
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Garantia de valor jur\u00eddico aos documentos<\/p>\n\n\n\n
O governo brasileiro normatizou a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos pelas Leis n\u00ba 11.419\/06 e 12.682\/12 e pelo Decreto n\u00ba 8.539\/15.<\/p>\n\n\n\n
Segundo tais legisla\u00e7\u00f5es, o documento digitalizado \u00e9 aquele obtido a partir de escaneamento de pap\u00e9is. J\u00e1 o documento nato-digital \u00e9 criado diretamente em meio eletr\u00f4nico, como arquivos redigidos no Word.
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Juridicamente, ainda que o arquivo digitalizado apresente certificado de autenticidade, a autentica\u00e7\u00e3o da digitaliza\u00e7\u00e3o n\u00e3o garante, plenamente, a autenticidade do documento. Para efeitos de prova em alega\u00e7\u00f5es de documenta\u00e7\u00e3o falsa, por exemplo, ser\u00e1 necess\u00e1ria apresenta\u00e7\u00e3o do documento em seu suporte original.
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O tratamento ser\u00e1 diferente em rela\u00e7\u00e3o aos arquivos nato-digitais. Como s\u00e3o documentos originais em si e assinados eletronicamente (elaborados diretamente no computador), n\u00e3o se constituem como c\u00f3pias. Portanto, apresentam valor jur\u00eddico.
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Dessa maneira, os arquivos nato-digitais contribuem diretamente para a institui\u00e7\u00e3o da cultura paperless, j\u00e1 que, salvos virtualmente com a devida seguran\u00e7a, t\u00eam car\u00e1ter legal e n\u00e3o necessitam de comprova\u00e7\u00e3o impressa.
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O conceito de escrit\u00f3rio sem papel demonstra a busca constante das organiza\u00e7\u00f5es pelo avan\u00e7o econ\u00f4mico, social e ecol\u00f3gico. Portanto, para que a estrat\u00e9gia seja eficiente, h\u00e1 necessidade de escolha das tecnologias adequadas, treinamento dos funcion\u00e1rios e mudan\u00e7as de h\u00e1bitos administrativos.
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Essa leitura sobre a estrat\u00e9gia paperless foi \u00fatil para voc\u00ea? Acompanhe nossas dicas e atualiza\u00e7\u00f5es e compartilhe este post nas redes sociais.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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