No auge da era da informa\u00e7\u00e3o, em que todos estamos conectados por meio de nossos celulares e computadores, pode parecer estranho que as empresas ainda sejam t\u00e3o dependentes de informa\u00e7\u00f5es em papel \u2014 uma vez que \u00e9 complicado arquivar e gerenciar esses dados. Assim, a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos surge como uma importante alternativa.<\/p>\n\n\n\n
Neste artigo, entenda melhor como funciona essa pr\u00e1tica e quais s\u00e3o os benef\u00edcios que ela pode gerar para o seu neg\u00f3cio. Continue a leitura!<\/p>\n\n\n\n
O que \u00e9 a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos?<\/p>\n\n\n\n
Estamos bastante habituados a alguns tipos de documentos. H\u00e1 aqueles gerados diretamente em papel, como formul\u00e1rios que s\u00e3o preenchidos \u00e0 m\u00e3o por um operador; outros que s\u00e3o criados em meio eletr\u00f4nico, usando sistemas ou aplicativos, podendo ser impressos para que sejam assinados, por exemplo.<\/p>\n\n\n\n
Mas h\u00e1 tamb\u00e9m uma alternativa que ganha cada vez mais for\u00e7a: a digitaliza\u00e7\u00e3o de um documento. Dessa forma, \u00e9 poss\u00edvel transferir as informa\u00e7\u00f5es de um registro em papel para o meio eletr\u00f4nico.
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At\u00e9 bem pouco tempo, o processo de escanear um documento gerava um arquivo similar a uma foto. Hoje, as solu\u00e7\u00f5es j\u00e1 s\u00e3o capazes de ler os caracteres e transformarem a informa\u00e7\u00e3o impressa em uma c\u00f3pia eletr\u00f4nica pass\u00edvel de edi\u00e7\u00e3o.
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Etapas<\/p>\n\n\n\n
A digitaliza\u00e7\u00e3o converte documentos em papel para o formato digital, de forma que fiquem mais f\u00e1ceis de serem manuseados e arquivados. Eles podem ser salvos em servidores ou mesmo na nuvem, e voc\u00ea pode at\u00e9 guardar os originais em um espa\u00e7o externo ou terceirizar a gest\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
Dependendo dos seus objetivos, \u00e9 poss\u00edvel capturar a imagem ou extrair os dados relevantes do documento, em dois processos tecnol\u00f3gicos diferentes. A captura de informa\u00e7\u00f5es converte um documento em papel para uma r\u00e9plica digital, usando formatos de arquivo PDF, JPEG ou TIFF com mais frequ\u00eancia.
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J\u00e1 a obten\u00e7\u00e3o de dados, tamb\u00e9m chamada de processamento de formul\u00e1rios, extrai os textos, n\u00fameros e informa\u00e7\u00f5es codificadas de uma c\u00f3pia impressa. O software de captura pode ser \u201ctreinado\u201d para absorver apenas certas \u00e1reas de um documento e, assim, transferir para o sistema aquilo que for de interesse e \u00fatil dentro do fluxo de trabalho dos operadores.
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Depois de decidir quais informa\u00e7\u00f5es voc\u00ea precisa capturar, \u00e9 necess\u00e1rio preparar os documentos em papel para digitaliza\u00e7\u00e3o. Remova grampos, clipes e notas adesivas dispens\u00e1veis, e tente consertar p\u00e1ginas rasgadas. Depois, fa\u00e7a a classifica\u00e7\u00e3o e separe-os em lotes.
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A etapa de convers\u00e3o \u00e9 quando o software transforma o documento anal\u00f3gico em formato digital. Voc\u00ea pode fazer isso usando um aparelho de fax ou mesmo tirando uma foto com o seu celular. Mas, pensando na digitaliza\u00e7\u00e3o profissional, \u00e9 necess\u00e1rio investir em um scanner ou uma multifuncional que consiga fazer a leitura e transformar a informa\u00e7\u00e3o para o meio eletr\u00f4nico.
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Ent\u00e3o, \u00e9 preciso escolher o tipo de formato de salvamento e processar as informa\u00e7\u00f5es. Por exemplo, se voc\u00ea est\u00e1 digitalizando um formul\u00e1rio, \u00e9 necess\u00e1rio identificar quais s\u00e3o os dados importantes e dar a correta destina\u00e7\u00e3o a eles. Tudo vai depender da utiliza\u00e7\u00e3o prevista e do tipo de tecnologia que est\u00e1 dispon\u00edvel.
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Por fim, a indexa\u00e7\u00e3o serve para que o arquivamento seja feito de maneira correta e os documentos possam ser encontrados futuramente. H\u00e1 diversas t\u00e9cnicas diferentes de codifica\u00e7\u00e3o para a cria\u00e7\u00e3o desses \u00edndices, ent\u00e3o, \u00e9 preciso buscar uma que esteja adequada \u00e0 realidade da empresa. Algumas solu\u00e7\u00f5es de digitaliza\u00e7\u00e3o fazem isso automaticamente.
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Quais s\u00e3o as vantagens de investir na digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos?<\/p>\n\n\n\n
A digitaliza\u00e7\u00e3o, assim como a internet ou os telefones celulares, chegou para ficar. Algumas empresas podem estar se concentrando em seus formul\u00e1rios e modelos atuais, sem visualizar que precisam fazer mudan\u00e7as, buscando a moderniza\u00e7\u00e3o de seus sistemas de arquivamento.<\/p>\n\n\n\n
A seguir, veja algumas vantagens desse investimento!
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Pesquisa instant\u00e2nea<\/p>\n\n\n\n
Ao contr\u00e1rio dos registros em papel, a documenta\u00e7\u00e3o digital pode ser pesquisada instantaneamente utilizando ferramentas de busca. Documentos importantes podem ser localizados por nome, data ou outras palavras-chave. As pesquisas que poderiam levar horas ou dias com arquivos f\u00edsicos podem ser conclu\u00eddas em uma quest\u00e3o de segundos.<\/p>\n\n\n\n
A documenta\u00e7\u00e3o digital coloca todas as informa\u00e7\u00f5es que voc\u00ea criou na ponta dos dedos: puxe todos os registros relacionados a um projeto importante ou veja quais documentos foram finalizados em uma determinada data, por exemplo.
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Colabora\u00e7\u00e3o em tempo real<\/p>\n\n\n\n
Documentos criados com essa tecnologia podem ser acessados ??em qualquer lugar, permitindo colabora\u00e7\u00e3o em tempo real. Os membros da equipe ou outros interessados podem acessar um arquivo eletr\u00f4nico e quaisquer edi\u00e7\u00f5es ou marca\u00e7\u00f5es est\u00e3o imediatamente dispon\u00edveis para todos.<\/p>\n\n\n\n
Essa tecnologia tamb\u00e9m garante que todos estejam trabalhando com a vers\u00e3o mais recente de um documento. O controle \u00e9 autom\u00e1tico e evita que o tempo seja desperdi\u00e7ado em documentos desatualizados.
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A formata\u00e7\u00e3o pode incorporar textos, imagens, gr\u00e1ficos e hiperlinks. Ela \u00e9 preservada se o documento \u00e9 acessado em um desktop, tablet ou smartphone, permitindo que os colaboradores trabalhem remotamente usando qualquer dispositivo que seja mais conveniente.
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Economia de tempo e dinheiro<\/p>\n\n\n\n
Com esse tipo de tecnologia, voc\u00ea pode racionalizar o arquivamento f\u00edsico, deixando-o, inclusive, em um ambiente externo \u00e0 empresa. Com isso, \u00e9 poss\u00edvel economizar em espa\u00e7os cujo aluguel seja mais barato ou optar pela terceiriza\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o desses arquivos.<\/p>\n\n\n\n
Al\u00e9m disso, com as c\u00f3pias digitalizadas, voc\u00ea certamente economizar\u00e1 em impress\u00f5es. N\u00e3o h\u00e1 mais a necessidade de fazer in\u00fameras r\u00e9plicas para uso ou mesmo para seguran\u00e7a. A documenta\u00e7\u00e3o digital mant\u00e9m sua formata\u00e7\u00e3o e arquivos consistentes em toda a empresa, economizando tempo e dinheiro.
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Maior seguran\u00e7a<\/p>\n\n\n\n
A documenta\u00e7\u00e3o digital tamb\u00e9m apresenta vantagens significativas quando se trata de seguran\u00e7a. Documentos individuais podem ser protegidos por senha, garantindo que somente aqueles com autoriza\u00e7\u00e3o e necessidade de visualizar as informa\u00e7\u00f5es tenham acesso.<\/p>\n\n\n\n
Armazenar arquivos importantes on-line permite que sejam feitos backups regularmente e os tornam imunes a danos f\u00edsicos. Al\u00e9m disso, s\u00e3o mais dif\u00edceis de serem perdidos ou mesmo utilizados por pessoas mal intencionadas.
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A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 um processo que, inevitavelmente, ser\u00e1 adotado por todas as empresas. Aqueles que buscam diferenciais competitivos e que apresentam problemas para o gerenciamento de seus arquivos f\u00edsicos j\u00e1 est\u00e3o fazendo esses investimentos. Por isso, contar com uma empresa especializada pode ajudar a acelerar esse processo.
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