{"id":779,"date":"2019-11-25T15:18:35","date_gmt":"2019-11-25T18:18:35","guid":{"rendered":"http:\/\/sosdocs.com.br\/?p=779"},"modified":"2019-11-25T15:18:35","modified_gmt":"2019-11-25T18:18:35","slug":"gestao-da-informacao","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=779","title":{"rendered":"Gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o: tudo o que voc\u00ea precisa saber sobre o assunto"},"content":{"rendered":"

As metodologias de gest\u00e3o de documentos<\/a>, as t\u00e9cnicas e os instrumentos surgem e se renovam constantemente, exigindo que estes gestores a frente das empresas adotem uma postura voltada ao aprendizado cont\u00ednuo visando aprimorar o seu desempenho e ao mesmo tempo em que prov\u00ea solu\u00e7\u00f5es cada vez melhores aos seus clientes.<\/p>\n

Acompanhar o mercado e estar a frente dele realmente n\u00e3o \u00e9 uma tarefa f\u00e1cil, mas \u00e9 exatamente por isso que estudamos conceitos como a gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o. Ela \u00e9 um dos recursos dispon\u00edveis para atingir as metas de melhoria, de mais efici\u00eancia e efic\u00e1cia nas opera\u00e7\u00f5es di\u00e1rias e nos resultados de uma organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

O objetivo deste artigo \u00e9 apresentar para voc\u00ea uma vis\u00e3o geral sobre a import\u00e2ncia da gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o e, consequentemente, a gest\u00e3o de documentos<\/a> nas empresas. Primeiramente, vamos entender melhor qual o conceito desse tipo de administra\u00e7\u00e3o e como ela se relaciona com a manuten\u00e7\u00e3o, guarda, digitaliza\u00e7\u00e3o e destrui\u00e7\u00e3o de documentos. Em seguida, voc\u00ea conhecer\u00e1 melhor sobre as vantagens da sua aplica\u00e7\u00e3o e os benef\u00edcios oriundos do investimento em atividades relacionadas e no zelo di\u00e1rio nessa fun\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Vamos apresentar tamb\u00e9m quais os cuidados necess\u00e1rios com a seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o na empresa, procurando entender como a LGPD (A Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados Pessoais, Lei n\u00ba 3.709\/201) impacta diretamente na guarda de documentos, impondo itens a serem observados e estabelecendo as diretrizes aplic\u00e1veis.<\/p>\n

Veremos tamb\u00e9m quais s\u00e3o os recursos de TI dispon\u00edveis para aperfei\u00e7oar essa tarefa por meio das ferramentas de GED \u2014 Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos, e como ela pode otimizar a gest\u00e3o de documentos na empresa com o uso de programas espec\u00edficos e t\u00e9cnicas de digitaliza\u00e7\u00e3o por exemplo.<\/p>\n

Enfim, como voc\u00ea p\u00f4de observar, este \u00e9 um conte\u00fado completo e com o intuito de oferecer a voc\u00ea um verdadeiro guia com informa\u00e7\u00f5es sobre tudo o que envolve a \u00e1rea essencial de gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o. Queremos que o conte\u00fado apresentado aqui sirva de guia para o seu aprendizado e como uma b\u00fassola para iniciar ou aprimorar as suas a\u00e7\u00f5es e estrat\u00e9gicas voltadas \u00e0 essa \u00e1rea.<\/p>\n

Sendo assim, ao se dedicar ao estudo desse material voc\u00ea estar\u00e1 ao mesmo tempo ampliando as chances de a sua empresa alcan\u00e7ar o sucesso, ser mais sustent\u00e1vel e perene. Aproveite a leitura e procure assimilar todos os conceitos.<\/p>\n

Afinal, o que \u00e9 gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o?<\/h2>\n

Podemos afirmar que gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o \u00e9 toda a\u00e7\u00e3o, atividade orientada \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o<\/a> e cuidado com os dados e demais conte\u00fados relevantes de uma empresa. Essas din\u00e2micas, quando realizadas de maneira ordenada, seguindo uma metodologia clara e em conjunto com outras atitudes semelhantes, s\u00e3o denominadas pol\u00edticas de gest\u00e3o de informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

O processo que descrevemos como pol\u00edtica de gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o envolve diferentes rotinas que passam desde a cria\u00e7\u00e3o de dados at\u00e9 sua classifica\u00e7\u00e3o, identifica\u00e7\u00e3o, processamento, escolha da forma de armazenagem (f\u00edsico, digital, microfilmagem), m\u00e9todos de compartilhamento at\u00e9 a destrui\u00e7\u00e3o segura de documentos.<\/p>\n

Quando uma organiza\u00e7\u00e3o estabelece uma pol\u00edtica de gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o ela, na verdade, est\u00e1 buscando assegurar por meio do planejamento, controle e monitoramento das suas pr\u00e1ticas, que a mescla dos dados utilizados na empresa permane\u00e7am conservados \u00edntegros, organizados, salvos e dispon\u00edveis para o acesso seguro dos seus usu\u00e1rios finais para o desempenho de fun\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

A integra\u00e7\u00e3o dessas pol\u00edticas entre os diversos setores de uma empresa permitem que o seu fluxo de trabalho transcorra de maneira eficiente, fornecendo tamb\u00e9m subs\u00eddios importantes para as decis\u00f5es cada vez mais embasadas com dados pertinentes.<\/p>\n

Outra forma de entender a gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o \u00e9 separ\u00e1-la em outros tr\u00eas campos de estudo, seguindo a hierarquia administrativa presente nas empresas em n\u00edvel: operacional, t\u00e1tico e estrat\u00e9gico. A partir desse modelo de classifica\u00e7\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel compreender a natureza do uso dos dados dentro das organiza\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

Iniciando a partir da base, no n\u00edvel operacional, o foco dos trabalhos realizados est\u00e1 no cumprimento de rotinas operacionais prim\u00e1rias onde a demanda por informa\u00e7\u00f5es se restringem \u00e0 execu\u00e7\u00e3o de determinadas a\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

A partir da\u00ed, nos n\u00edveis superiores, o aprofundamento dos dados passa a ser mais cr\u00edtico para o desempenho das fun\u00e7\u00f5es de ger\u00eancia e chefia. As informa\u00e7\u00f5es demandadas nos n\u00edveis mais altos s\u00e3o essencialmente mais complexas, abrangentes e mut\u00e1veis, exigindo dos seus usu\u00e1rios uma maior capacidade de an\u00e1lise.<\/p>\n

Essa maneira de gerenciar permite que as informa\u00e7\u00f5es estejam dispon\u00edveis segundo a demanda de cada n\u00edvel, ao mesmo tempo em que os liga uns aos outros e tornam o acesso \u00e0 informa\u00e7\u00e3o mais completo.<\/p>\n

Agora que o conceito de gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o j\u00e1 est\u00e1 mais claro podemos prosseguir com os estudos e compreender um pouco mais sobre a import\u00e2ncia e o impacto dessa atividade no o dia a dia das empresas e tamb\u00e9m em seu desempenho mercadol\u00f3gico. Em seguida, entraremos tamb\u00e9m em mais detalhes sobre como aplicar a gest\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es em seu neg\u00f3cio. Continue com a leitura!<\/p>\n

Qual a Import\u00e2ncia da gest\u00e3o de informa\u00e7\u00e3o para a empresa?<\/h2>\n

Como observamos no t\u00f3pico anterior, a gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o tem um papel-chave para a otimiza\u00e7\u00e3o dos processos das empresas, permitindo que as suas rotinas administrativas e seus processos produtivos sejam constantemente monitorados e aprimorados.<\/p>\n

Al\u00e9m disso, os recursos utilizados para a gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o, como os programas de controle por exemplo, permitem que a empresa amplie a sua aprendizagem organizacional, disponibilizando o conhecimento gerado em algum departamento em uma central de acesso para tamb\u00e9m ser compartilhado para os demais setores e colaboradores.<\/p>\n

Sendo assim, quando a gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o \u00e9 realizada de maneira respons\u00e1vel e seguindo uma metodologia eficiente, \u00e9 poss\u00edvel que toda a empresa encontre oportunidades de melhorias e se mantenha em um ritmo de aprendizado cont\u00ednuo e em crescimento.<\/p>\n

Todo gestor entende a import\u00e2ncia da manuten\u00e7\u00e3o de um alto n\u00edvel de satisfa\u00e7\u00e3o do cliente em rela\u00e7\u00e3o a sua empresa. Tal preocupa\u00e7\u00e3o \u00e9 v\u00e1lida porque influencia diretamente no n\u00edvel de recorr\u00eancia de compras e nas a\u00e7\u00f5es de fideliza\u00e7\u00e3o adotadas.<\/p>\n

A quantidade de recomenda\u00e7\u00f5es espont\u00e2neas (para bem ou para mal) que o cliente faz sobre os produtos e servi\u00e7os do seu neg\u00f3cio para a sua rede de relacionamento, tamb\u00e9m \u00e9 determinada pela experi\u00eancia anterior que ele teve com o seu neg\u00f3cio.<\/p>\n

Por meio das tecnologias aplicadas \u00e0 gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o, como os programas de relacionamento com o cliente (CRM \u2013 Customer Relationship Management), \u00e9 poss\u00edvel monitorar o grau de satisfa\u00e7\u00e3o dos clientes, bem como ter acesso a seu hist\u00f3rico com a institui\u00e7\u00e3o e, com base nisso, agir com medidas que aprimorem a rela\u00e7\u00e3o cliente-empresa.<\/p>\n

De maneira mais direta, a gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o agrega ainda mais valor aos processos empresariais ao permitir a simplifica\u00e7\u00e3o e a melhora do fluxo de trabalho, eliminando rotinas desnecess\u00e1rias, reduzindo os riscos de seguran\u00e7a, padronizando os processos repetitivos e gerando a melhoria da cultura organizacional por meio do aprendizado cont\u00ednuo. Outro ponto que n\u00e3o podemos deixar de citar \u00e9 o aumento da seguran\u00e7a no processo decis\u00f3rio.<\/p>\n

Com a gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o realizada de maneira correta \u00e9 poss\u00edvel que as mais relevantes estejam dispon\u00edveis para servirem de subs\u00eddios \u00e0s decis\u00f5es. A an\u00e1lise de cen\u00e1rios, o planejamento estrat\u00e9gico e outros estudos de mercado contam com insumos mais s\u00f3lidos e n\u00e3o mais com simples percep\u00e7\u00f5es pessoais.<\/p>\n

Como fazer uma gest\u00e3o de informa\u00e7\u00e3o eficiente?<\/h2>\n

Para que a gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o<\/a> seja implementada da maneira mais eficaz e eficiente poss\u00edvel \u00e9 necess\u00e1rio contar com o envolvimento de todos os colaboradores da organiza\u00e7\u00e3o e de todos os departamentos da empresa. Afinal, n\u00e3o ser\u00e3o apenas os gestores os beneficiados com a ado\u00e7\u00e3o de novas formas de uso e controle da informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

A forma de trabalho, as atividades rotineiras relacionadas ao uso de documentos e outros arquivos da empresa, enfim, tudo ser\u00e1 impactado ao se estabelecer novas diretrizes de gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Outro ponto fundamental para a realiza\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o \u00e9 a utiliza\u00e7\u00e3o de tecnologia. No mundo atual, contar com as inova\u00e7\u00f5es da TI e outros recursos para automa\u00e7\u00e3o e melhoramentos \u00e9 essencial para estrat\u00e9gia de qualquer empresa.<\/p>\n

Tecnologias do s\u00e9culo XXI como a intelig\u00eancia artificial, a internet das coisas (IoT), o Big Data e o machine learning s\u00e3o novidades que sa\u00edram do campo da teoria cient\u00edfica e t\u00eam invadido cada vez mais o dia a dia das empresas, fornecendo muitas solu\u00e7\u00f5es de atendimento, intelig\u00eancia e gest\u00e3o.<\/p>\n

Sendo assim, a gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o \u00e9 um ativo valoroso dentro das empresas, pois permitem que elas alcancem vantagem competitiva em rela\u00e7\u00e3o aos seus concorrentes. Uma solu\u00e7\u00e3o eficaz \u00e9 a ado\u00e7\u00e3o de sistemas de comunica\u00e7\u00e3o integrada. Esses sistemas funcionam como um grande canal de comunica\u00e7\u00e3o entre os colaboradores entre si e esses com os clientes.<\/p>\n

A centraliza\u00e7\u00e3o das a\u00e7\u00f5es de relacionamento e atendimento em uma \u00fanica plataforma \u00e9 a principal vantagem dos programas SCI. Muitas empresas oferecem esses programas com diferentes fun\u00e7\u00f5es e custos, por isso \u00e9 necess\u00e1rio ponderar por aquelas que mais se adequem \u00e0s necessidades do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n

Como o trabalho com dados e informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o atividades comuns a todos os funcion\u00e1rios, a participa\u00e7\u00e3o completa da equipe no processo de gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o \u00e9 fundamental. Nesse sentido, \u00e9 preciso uma dedica\u00e7\u00e3o maior dos gestores das empresas para o fomento de a\u00e7\u00f5es de familiaridade com as novas formas de trabalho, aprendizado e cultura organizacional.<\/p>\n

A realiza\u00e7\u00e3o de treinamentos, avalia\u00e7\u00e3o de desempenho, cursos de capacita\u00e7\u00e3o e avalia\u00e7\u00e3o do clima organizacional tamb\u00e9m s\u00e3o muito importantes para estimular novos comportamentos que porventura sejam necess\u00e1rios ao trato de documentos e ao compartilhamento de informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

Quais os cuidados necess\u00e1rios com a seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o?<\/h2>\n

Como pudemos observar at\u00e9 aqui, a ado\u00e7\u00e3o de pol\u00edticas de gerenciamento da informa\u00e7\u00e3o influenciam diretamente a forma de organiza\u00e7\u00e3o, opera\u00e7\u00e3o e os resultados obtidos por uma empresa. Sendo assim, \u00e9 preciso tomar alguns cuidados para adequar a estrutura operacional e a cultura empresarial a uma nova realidade de trabalho e seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Portanto, elencamos algumas a\u00e7\u00f5es a serem implementadas pelos gestores, visando acabar ou reduzir o risco de erros na implanta\u00e7\u00e3o das a\u00e7\u00f5es de gest\u00e3o e controle de seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Utilize ferramentas de TI<\/h3>\n

Voc\u00ea j\u00e1 deve ter percebido que vamos continuar a bater na tecla do uso intensivo de tecnologia. Essa recomenda\u00e7\u00e3o n\u00e3o poderia ser diferente diante da realidade atual. O uso da tecnologia \u00e9 indispens\u00e1vel para o melhor gerenciamento de informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

Aqueles que fazem uso das solu\u00e7\u00f5es integradas que disponibilizam o acesso em tempo real aos dados relevantes ser\u00e3o aqueles que estar\u00e3o munidos de melhores elementos de estudo e consequentemente ser\u00e3o aqueles que tomar\u00e3o as melhores decis\u00f5es.<\/p>\n

Nunca descuide da seguran\u00e7a<\/h3>\n

Para reduzir o risco de invas\u00f5es, fraudes, roubos de dados e outras poss\u00edveis interrup\u00e7\u00f5es os sistemas que atuam no gerenciamento de informa\u00e7\u00f5es precisam contar com eficientes ferramentas de seguran\u00e7a. Os recursos de seguran\u00e7a s\u00e3o projetados para impedirem o acessos de pessoas n\u00e3o autorizadas e assim proteger os dados restritos da empresa.<\/p>\n

Recursos mais comuns, como senhas, tokens, logins e outros, como a microfilmagem<\/a>, criptografia, backup autom\u00e1tico e a guarda de arquivos na nuvem s\u00e3o alguns dos itens de controles que precisam implementados para garantir a seguran\u00e7a constante da informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Invista em otimiza\u00e7\u00e3o de processos<\/h3>\n

Otimizar processos visando a melhoria cont\u00ednua e a elimina\u00e7\u00e3o de desperd\u00edcios<\/a> \u00e9 uma atividade que deve ser incorporada \u00e0s verifica\u00e7\u00f5es de autoavalia\u00e7\u00e3o das empresas. Para atingir esse objetivo \u00e9 preciso rever constantemente que o fluxo de trabalho seja avaliado para encontrar poss\u00edveis pontos de melhoria e acabar com etapas desnecess\u00e1rias, automatizar atividades e padronizar tarefas.<\/p>\n

O objetivo dessa verifica\u00e7\u00e3o \u00e9 garantir a elimina\u00e7\u00e3o de desperd\u00edcios de recursos tang\u00edveis e intang\u00edveis, como dinheiro e tempo respectivamente. Outra dica que pode auxiliar nesse processo \u00e9 contar com o aux\u00edlio dos colaboradores nas etapas de avalia\u00e7\u00e3o, pois eles est\u00e3o diretamente envolvidos com os detalhes da rotina do trabalho.<\/p>\n

Dedique-se ao aprimoramento cont\u00ednuo<\/h3>\n

Os resultados de uma empresa sempre s\u00e3o pass\u00edveis de melhoria e, por isso, \u00e9 preciso estar vigilante ante as oportunidades de aprimoramento. O gerenciamento de informa\u00e7\u00f5es \u00e9 uma das formas de se investir no aperfei\u00e7oamento cont\u00ednuo.<\/p>\n

Concomitantemente, outros m\u00e9todos j\u00e1 bem conhecidos do mundo corporativo tamb\u00e9m devem ser utilizados, como o famosos PDCA (planejar, fazer, verificar e agir), o DMAIC (definir, mensurar, analisar, implantar e controlar) e o Kaizen, por exemplo.<\/p>\n

Essas t\u00e9cnicas s\u00e3o interessantes pois emitem relat\u00f3rios confi\u00e1veis e autom\u00e1ticos que auxiliam e muito a avalia\u00e7\u00e3o dos processos da empresa.<\/p>\n

Quais os impactos da LGPD na guarda de documentos?<\/h2>\n

Aprovado no m\u00eas de agosto de 2018, depois de muitos anos de debate, a Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados (LGPD \u2014 Lei 13.709) estipula quais s\u00e3o as normas e as regras fundamentais a serem observados pelas empresas para o trabalho correto com os dados dos seus colaboradores e clientes.<\/p>\n

Em resumo a LGPD procura garantir aos donos das informa\u00e7\u00f5es o total controle sobre seus dados, garantindo o seu direito \u00e0 portabilidade, acesso, privacidade, revis\u00e3o e revoga\u00e7\u00e3o dos seus aspectos pessoais. Dessa maneira, as organiza\u00e7\u00f5es est\u00e3o obrigadas a garantir a seguran\u00e7a de todos os dados que capta por qualquer motivo, ampliando os seus investimentos para se adequar ao que manda a lei.<\/p>\n

Antes da promulga\u00e7\u00e3o dessa legisla\u00e7\u00e3o<\/a> n\u00e3o havia maiores controles quanto ao uso de dados pessoais. Abusos como a comercializa\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es de terceiros sem qualquer consentimento do propriet\u00e1rio eram pr\u00e1ticas comuns.<\/p>\n

Sendo assim, al\u00e9m da seguran\u00e7a, essa nova regula\u00e7\u00e3o proporciona mais credibilidade e transpar\u00eancia ao inserir as empresas nacionais no rol dos pa\u00edses que adotam leis de seguran\u00e7a de dados e informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

Os direitos e deveres descritos na LGPD surtem impacto direto na maneira como as empresas lidam com os dados pessoais desde o seu recolhimento at\u00e9 o seu processamento e armazenamento, influenciando como um todo o trabalho das organiza\u00e7\u00f5es dos mais diferentes setores da economia.<\/p>\n

A expira\u00e7\u00e3o do prazo de adequa\u00e7\u00e3o \u2014 ao que dita a nova regra \u2014 \u00e9 em fevereiro de 2020. At\u00e9 l\u00e1 as empresas precisam se organizar para n\u00e3o correrem o risco de sofrerem as penalidades previstas na lei.<\/p>\n

O descumprimento e a inadequa\u00e7\u00e3o da lei podem gerar multas a partir de 2% do faturamento at\u00e9 o limite de R$ 50 milh\u00f5es de reais. Al\u00e9m disso tamb\u00e9m est\u00e3o previstas san\u00e7\u00f5es administrativas e a\u00e7\u00f5es civis de responsabilidade por perdas e danos. Por isso \u00e9 de extrema import\u00e2ncia atentar para a observ\u00e2ncia das regras contidas na LGPD.<\/p>\n

O n\u00edvel de detalhamento das regras \u00e9 grande, o que torna o processo dif\u00edcil de ser implantado principalmente para as empresas de menor porte. Por isso \u00e9 recomend\u00e1vel contar com o aux\u00edlio de empresas especializadas e experientes que possam supri lo diante das exig\u00eancias da LGPD.<\/p>\n

O que \u00e9 GED?<\/h2>\n

A sigla GED representa o Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos. Trata-se de uma tecnologia avan\u00e7ada de gest\u00e3o que permite o controle facilitado do armazenamento, do compartilhamento e da recupera\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es presentes em uma empresa.<\/p>\n

A grossa modo, o GED \u00e9 um aparato tecnol\u00f3gico utilizado pelas empresas para gerenciar os seus mais diversos arquivos e documentos em formato digital. Projetos de software de GED<\/a> bem elaborados atuam de encontrar as necessidades espec\u00edficas de uma empresa e conferem benef\u00edcios conforme o tipo de trabalho executado. Portanto, ele \u00e9 uma ferramenta extremamente importante para as atividades de gest\u00e3o de informa\u00e7\u00e3o e documental.<\/p>\n

A GED na gest\u00e3o de documentos?<\/h2>\n

Sistemas GED visam gerenciar, captar e consultar arquivos de uma empresa por meio de um acesso controlado e ainda de maneira audit\u00e1vel. Tais softwares auxiliam na gest\u00e3o de documentos, al\u00e9m do acesso e o descarte correto de informa\u00e7\u00f5es e outros dados confidenciais.<\/p>\n

Essa facilidade no gerenciamento de documentos permite com que os programas GDE sejam indispens\u00e1veis para o gerenciamento de informa\u00e7\u00f5es, permitindo a preserva\u00e7\u00e3o, organiza\u00e7\u00e3o e outros recursos de seguran\u00e7a necess\u00e1rios como busca de arquivos, versionamento, check-in e check-out.<\/p>\n

Como fazer a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos?<\/h2>\n

Terminado o processo de planejamento e classifica\u00e7\u00e3o, passamos a digitalizar documentos<\/a>. A digitaliza\u00e7\u00e3o \u00e9 um passo importante de automatiza\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o informa\u00e7\u00e3o de uma empresa que permite uma s\u00e9rie de vantagens. A mais \u00f3bvia delas \u00e9 a redu\u00e7\u00e3o dos custos envolvidos com a impress\u00e3o de documentos.<\/p>\n

Outros benef\u00edcios envolvem a facilidade de acesso \u00e0 informa\u00e7\u00e3o digitalizada em compara\u00e7\u00e3o com aquela armazenada em meio f\u00edsico, como o papel. A redu\u00e7\u00e3o do espa\u00e7o f\u00edsico utilizado para guardar esse tipo de documento contribui para uma otimiza\u00e7\u00e3o geogr\u00e1fica mais eficiente da institui\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Outro ponto muito importante \u00e9 a redu\u00e7\u00e3o dos riscos associados a seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o. A tentativa de fraude em documentos digitais demanda recursos mais robustos e que n\u00e3o est\u00e3o dispon\u00edveis facilmente. Essa constata\u00e7\u00e3o serve de desest\u00edmulo para a pr\u00e1tica de atos criminosos pelos fraudadores, principalmente se comparados aos documentos f\u00edsicos.<\/p>\n

A portabilidade a facilidade de compartilhamento, a redu\u00e7\u00e3o do tempo gasto com atividades que envolvem a pesquisa por documentos em papel<\/a>, a redu\u00e7\u00e3o do extravio de informa\u00e7\u00f5es importantes, a redu\u00e7\u00e3o do gasto com a manuten\u00e7\u00e3o do espa\u00e7o adequada para conserva\u00e7\u00e3o, a sustentabilidade e o menor impacto ambiental concluem essa pequena lista de vantagens.<\/p>\n

O processo de digitaliza\u00e7\u00e3o em si exige a atua\u00e7\u00e3o de profissionais para ser realizada conforme ditam as normas pertinentes. Garanta que h\u00e1 pessoal capacitado para lidar com esse aspecto.<\/p>\n

Por que contratar uma empresa especializada?<\/h2>\n

At\u00e9 aqui j\u00e1 aprendemos o quanto a manuten\u00e7\u00e3o de um acervo de documentos \u00e9 complicada. Mant\u00ea-los f\u00edsicos, \u00edntegros, dispostos de maneira ordeira e com acesso facilitado \u00e9 uma atividade que demanda esfor\u00e7os, dedica\u00e7\u00e3o e uso constante de recursos financeiros<\/a>.<\/p>\n

O cumprimento e a observ\u00e2ncia constante das normas aplic\u00e1veis \u00e0 guarda de documentos e \u00e0 seguran\u00e7a de informa\u00e7\u00f5es de terceiros tamb\u00e9m s\u00e3o grandes desafios para as organiza\u00e7\u00f5es que precisam manter pelo menos por um per\u00edodo determinado a posse f\u00edsica de determinados documentos importantes a sua opera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Diante de tantos desafios, o melhor caminho a ser adotado \u00e9 a contrata\u00e7\u00e3o de uma empresa especializada nos servi\u00e7os relacionados \u00e0 gest\u00e3o de documentos e informa\u00e7\u00f5es. Empresas especializadas t\u00eam a vantagem de contar com know-how da atividade, sendo mais qualificadas e experientes para lidar com essas fun\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

Al\u00e9m da guarda e a manuten\u00e7\u00e3o met\u00f3dica de acervos f\u00edsicos, n\u00f3s da SOS Docs disponibilizamos diferentes solu\u00e7\u00f5es como a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos em conformidade com a Lei n.12.682\/12 \u2014 h\u00e1 tamb\u00e9m outros servi\u00e7os adaptados a suas necessidades.<\/p>\n

Por esses motivos, recomendamos contar com o apoio de uma empresa para guarda de documentos<\/a> para garantir a realiza\u00e7\u00e3o dos mais diferentes procedimentos presentes no processo de gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o, entre eles a guarda dos ativos, a digitaliza\u00e7\u00e3o, a microfilmagem, a destrui\u00e7\u00e3o segura de documentos<\/a> etc.<\/p>\n

Como podemos perceber at\u00e9 aqui, a gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o \u00e9 essencial para o processo decis\u00f3rio da sua empresa e o seu posicionamento estrat\u00e9gico de mercado. Gerir corretamente a informa\u00e7\u00e3o \u00e9 fator-chave para garantir que ela esteja sempre dispon\u00edvel para o melhor desempenho das fun\u00e7\u00f5es dos colaboradores e da empresa como um todo.<\/p>\n

Somente com as informa\u00e7\u00f5es mais detalhadas e precisas ser\u00e1 poss\u00edvel para os gestores e os demais respons\u00e1veis pela organiza\u00e7\u00e3o terem a base suficiente para analisar corretamente seu mercado, alinhar os seus processos, otimizar a produ\u00e7\u00e3o e atingir as metas estabelecidas.<\/p>\n

Agora que chegamos ao fim das apresenta\u00e7\u00f5es sobre como realizar a gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o da melhor maneira poss\u00edvel, \u00e9 preciso refor\u00e7ar a import\u00e2ncia do papel dos gestores em aplicar os conhecimentos adquiridos at\u00e9 aqui. Tamb\u00e9m \u00e9 importante lembrar que a implementa\u00e7\u00e3o de sistemas de gerenciamento n\u00e3o precisam ser feitos de maneira individual.<\/p>\n

Contar com o aux\u00edlio de servi\u00e7os especializados e arquivista de documentos<\/a> pode representar a melhor escolha mais adapt\u00e1vel ao seu neg\u00f3cio e as suas necessidades espec\u00edficas.<\/p>\n

Gostou do nosso artigo? Ent\u00e3o, para saber mais e continuar a aprofundar os seus conhecimentos, n\u00e3o deixe de assinar a nossa newsletter. At\u00e9 a pr\u00f3xima!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

As metodologias de gest\u00e3o de documentos, as t\u00e9cnicas e os instrumentos surgem e se renovam constantemente, exigindo que estes gestores a frente das empresas adotem uma postura voltada ao aprendizado cont\u00ednuo visando aprimorar o seu desempenho e ao mesmo tempo em que prov\u00ea solu\u00e7\u00f5es cada vez melhores aos seus clientes. Acompanhar o mercado e estar […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1286,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[8],"tags":[],"class_list":["post-779","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog"],"_links":{"self":[{"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/779","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=779"}],"version-history":[{"count":0,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/779\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/"}],"wp:attachment":[{"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=779"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=779"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=779"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}