{"id":791,"date":"2019-12-26T14:00:00","date_gmt":"2019-12-26T17:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/sosdocs.com.br\/?p=791"},"modified":"2019-12-26T14:00:00","modified_gmt":"2019-12-26T17:00:00","slug":"terceirizacao-de-guarda-fisica-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=791","title":{"rendered":"Terceiriza\u00e7\u00e3o de guarda f\u00edsica de documentos: entenda os benef\u00edcios"},"content":{"rendered":"<p>No contexto cada vez mais din\u00e2mico dos neg\u00f3cios, as empresas est\u00e3o buscando as melhores alternativas para se tornar competitivas. Em muitos casos, ainda h\u00e1 a\u00a0necessidade de <a href=\"https:\/\/sosdocs.com.br\/voce%cc%82-precisa-ter-documentos-em-papel-saiba-como-guardar\/\">manter documentos<\/a> em papel\u00a0e outros tipos de comprovantes f\u00edsicos.<\/p>\n<p>Quando isso acontece, a terceiriza\u00e7\u00e3o de guarda f\u00edsica de documentos \u00e9 uma excelente op\u00e7\u00e3o que vai ao encontro desse objetivo. Neste artigo, voc\u00ea poder\u00e1 saber mais sobre as vantagens de contar com um fornecedor parceiro para\u00a0<a href=\"https:\/\/sosdocs.com.br\/otimizac%cc%a7a%cc%83o-de-processos-5-dicas-valiosas-para-aplicar-na-sua-empresa\/\">otimizar os processos<\/a>\u00a0e aumentar a seguran\u00e7a na armazenagem de seus documentos. Continue conosco!<\/p>\n<h2>Por que guardar documentos f\u00edsicos?<\/h2>\n<p>Estamos cada dia mais ambientados ao cen\u00e1rio digital. Trocamos uma quantidade gigantesca de dados via e-mail, WhatsApp e outros meios. Por estarmos t\u00e3o inseridos nessa nova realidade, podemos at\u00e9 a nos esquecer da import\u00e2ncia das informa\u00e7\u00f5es registradas em c\u00f3pias f\u00edsicas.<\/p>\n<p>Muito embora quase tudo hoje j\u00e1 seja gerado digitalmente \u2014 ou possa ser facilmente digitalizado \u2014, ainda h\u00e1 diversos documentos que, por quest\u00f5es legais e por outras necessidades, ainda precisam ser preservado em pap\u00e9is, CDs e outras m\u00eddias.<\/p>\n<p>Por exemplo, os documentos legais e cont\u00e1beis das empresas, como contratos registrados e autenticados em cart\u00f3rio, comprovantes de quita\u00e7\u00e3o de tributos, atas de reuni\u00e3o etc. Muito embora seja poss\u00edvel digitaliz\u00e1-los para o uso de rotina, os originais precisam ser mantidos. Caso contr\u00e1rio, a organiza\u00e7\u00e3o pode sofrer san\u00e7\u00f5es em casos de auditorias ou mesmo ser penalizada por n\u00e3o conseguir comprovar determinadas situa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n<p>A\u00a0<a href=\"http:\/\/sosdocs.com.br\/blog\/entenda-a-lei-de-arquivamento-de-documentos\">lei<\/a>\u00a0estabelece uma s\u00e9rie de prazos para alguns documentos, tais quais:<\/p>\n<ul>\n<li>Cadastro Geral de Empregados e Desempregados \u2014 3 anos;<\/li>\n<li>Folhas de vota\u00e7\u00e3o da CIPA \u2014 3 anos;<\/li>\n<li>Fichas de acidentes de trabalho \u2014 3 anos;<\/li>\n<li>Guias de contribui\u00e7\u00e3o sindical \u2014 5 anos;<\/li>\n<li>Declara\u00e7\u00e3o do Imposto de Renda Retido na Fonte \u2014 5 anos;<\/li>\n<li>Atestados m\u00e9dicos de gestantes \u2014 10 anos;<\/li>\n<li>Relat\u00f3rio Anual de Informa\u00e7\u00f5es Sociais \u2014 10 anos;<\/li>\n<li>Programa de Preven\u00e7\u00e3o de Riscos Ambientais \u2014 20 anos;<\/li>\n<li>Documentos do FGTS \u2014 30 anos;<\/li>\n<li>Informa\u00e7\u00f5es sobre a folha de pagamento \u2014 Indeterminado;<\/li>\n<li>Livros de registro de empregados \u2014 Indeterminado.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ou seja, a menos que haja uma altera\u00e7\u00e3o profunda na legisla\u00e7\u00e3o, as empresas precisam estar atentas a esses e outros prazos, no intuito de evitar problemas com os \u00f3rg\u00e3os de governo. Al\u00e9m disso, mais do que saber que \u00e9 necess\u00e1rio manter os documentos por determinados per\u00edodos, \u00e9 importante tamb\u00e9m saber como faz\u00ea-lo.<\/p>\n<h2>Quais as dificuldades para armazenar os documentos?<\/h2>\n<p>Muitas empresas erram ao guardar os documentos de maneira incorreta. \u00c9 bem comum que os procedimentos adotados sejam inadequados, utilizando espa\u00e7os de dep\u00f3sito que ficam expostos a diversos fatores que podem comprometer a integridade das informa\u00e7\u00f5es. \u00c9 tamb\u00e9m muito habitual n\u00e3o haver um\u00a0<a href=\"https:\/\/sosdocs.com.br\/o-que-faz-um-arquivista-de-documentos-e-porque-voce%cc%82-precisa-dele\/\">arquivista<\/a>\u00a0que fique respons\u00e1vel por fazer esse gerenciamento.<\/p>\n<p>Os arquivos s\u00e3o, normalmente, relegados a um segundo plano. As empresas acabam alugando salas e empilhando as c\u00f3pias sem qualquer tipo de classifica\u00e7\u00e3o e ordenamento \u2014 o que gera muitos problemas.<\/p>\n<p>O mais evidente \u00e9 a dificuldade para encontrar aquilo que se precisa. Isso acontece, por exemplo, quando chega um agente de fiscaliza\u00e7\u00e3o exigindo um comprovante e ningu\u00e9m sabe como acess\u00e1-lo. Essa situa\u00e7\u00e3o \u00e9 bem mais recorrente do que se imagina e, com ela, al\u00e9m das perdas de tempo, pode haver tamb\u00e9m preju\u00edzos financeiros, pois certamente ser\u00e3o aplicadas multas caso as guias n\u00e3o sejam encontradas.<\/p>\n<p>Al\u00e9m dessa quest\u00e3o, h\u00e1 o problema da deteriora\u00e7\u00e3o dos dados. Quando os arquivos n\u00e3o s\u00e3o bem cuidados, eles ficam sujeitos \u00e0 pr\u00f3pria a\u00e7\u00e3o do tempo, sendo afetados por quest\u00f5es como as varia\u00e7\u00f5es clim\u00e1ticas e incid\u00eancia do sol. Ou mesmo por situa\u00e7\u00f5es ainda mais severas, como a prolifera\u00e7\u00e3o de mofo, inunda\u00e7\u00f5es e inc\u00eandios.<\/p>\n<p>Outro problema bastante grave \u00e9 o risco de perda e roubo. V\u00e1rias informa\u00e7\u00f5es podem ter car\u00e1ter sigiloso e estrat\u00e9gico, e quando n\u00e3o se observa a sua seguran\u00e7a, a empresa abre margem para que elas sejam desviadas.\u00a0Isso \u00e9 muito complexo\u00a0pois, al\u00e9m da possibilidade de dados ca\u00edrem em m\u00e3os erradas, ainda h\u00e1 a fomenta\u00e7\u00e3o de um clima muito ruim nas equipes, com acusa\u00e7\u00f5es e apontamento de culpa.<\/p>\n<h2>Quais as vantagens de investir na terceiriza\u00e7\u00e3o de guarda f\u00edsica de documentos?<\/h2>\n<p>Ao buscar um fornecedor que seja bem referenciado nesse mercado, a empresa ganha, j\u00e1 inicialmente, todo o know-how que o especialista tem em realizar esse processo. Isso \u00e9 muito importante porque, sem o conhecimento, muito provavelmente as pr\u00e1ticas adotadas at\u00e9 ent\u00e3o n\u00e3o tenham sido as melhores. Essas terceirizadas contam com arquivistas e outros profissionais muito bem preparados para indicar o que deve ser feito.<\/p>\n<p>Voc\u00ea poder\u00e1 tamb\u00e9m economizar em alugu\u00e9is ou mesmo utilizar melhor os seus espa\u00e7os f\u00edsicos. Suas salas e outras depend\u00eancias podem ser aproveitadas para a realiza\u00e7\u00e3o de atividades que realmente t\u00eam impacto em seu core business. Isso libera recursos para lidar com aquilo que, de fato, agrega valor ao seu neg\u00f3cio.<\/p>\n<p>As c\u00f3pias originais s\u00e3o classificadas e organizadas. Elas recebem c\u00f3digos de identifica\u00e7\u00e3o, permitindo que sejam encontradas rapidamente sempre que for necess\u00e1rio. Al\u00e9m disso, elas podem ser digitalizadas para uso na rotina. Utilizando um\u00a0<a href=\"https:\/\/sosdocs.com.br\/fique-por-dentro-de-5-vantagens-de-um-software-de-ged\/\">software GED<\/a>, seus processos internos podem acontecer normalmente e, apenas quando h\u00e1 uma fiscaliza\u00e7\u00e3o, auditoria ou outra demanda, voc\u00ea entra em contato com seu fornecedor e solicita a vers\u00e3o f\u00edsica.<\/p>\n<p>Essas empresas de terceiriza\u00e7\u00e3o contam com espa\u00e7os climatizados e s\u00e3o muito mais bem preparadas para lidar com emerg\u00eancias. Os galp\u00f5es e outros locais de guarda tem todo o aparato para evitar e controlar a a\u00e7\u00e3o de pragas, fungos, fogo e problemas ocasionados por chuvas fortes.<\/p>\n<p>Tamb\u00e9m h\u00e1 equipes de seguran\u00e7a para garantir que n\u00e3o haja roubos e outras situa\u00e7\u00f5es dessa natureza. Com as c\u00f3pias digitalizadas, voc\u00ea pode restringir o acesso apenas a colaboradores autorizados e tamb\u00e9m controlar as altera\u00e7\u00f5es nas vers\u00f5es. Ou seja, voc\u00ea aumenta a seguran\u00e7a em todas as suas dimens\u00f5es.<\/p>\n<p>Investir na terceiriza\u00e7\u00e3o de\u00a0<a href=\"https:\/\/sosdocs.com.br\/como-escolher-uma-empresa-para-guarda-de-documentos-no-df\/\">guarda<\/a>\u00a0f\u00edsica de documentos \u00e9 uma excelente alternativa que permite \u00e0s empresas utilizar seus recursos pr\u00f3prios de maneira mais estrat\u00e9gica e eficiente ao mesmo tempo em que aumenta a garantia de preserva\u00e7\u00e3o da integridade de suas informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n<p>Se voc\u00ea se interessa pelo tema da terceiriza\u00e7\u00e3o de documentos, convidamos a assinar a nossa newsletter! Nossa empresa \u00e9 refer\u00eancia na presta\u00e7\u00e3o desse tipo de servi\u00e7o e conta com os melhores profissionais e com toda a estrutura para a guarda f\u00edsica e para a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>No contexto cada vez mais din\u00e2mico dos neg\u00f3cios, as empresas est\u00e3o buscando as melhores alternativas para se tornar competitivas. Em muitos casos, ainda h\u00e1 a\u00a0necessidade de manter documentos em papel\u00a0e outros tipos de comprovantes f\u00edsicos. Quando isso acontece, a terceiriza\u00e7\u00e3o de guarda f\u00edsica de documentos \u00e9 uma excelente op\u00e7\u00e3o que vai ao encontro desse objetivo. 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