A guarda de documentos de maneira correta, que preze pela armazenagem e pela manuten\u00e7\u00e3o dos arquivos, pode ser um verdadeiro desafio para as empresas. <\/p>\n
Trata-se de um trabalho indispens\u00e1vel para que a organiza\u00e7\u00e3o mantenha um hist\u00f3rico de suas atividades e mudan\u00e7as, al\u00e9m de contar com um acervo que possa ser usado para prote\u00e7\u00e3o em fiscaliza\u00e7\u00f5es e processos judiciais.<\/p>\n
Quer entender melhor sobre essa pr\u00e1tica e como institu\u00ed-la na sua empresa? Continue a leitura deste post!<\/p>\n
A guarda de documentos \u00e9 a organiza\u00e7\u00e3o e o armazenamento de arquivos f\u00edsicos ou digitais de maneira segura, com o objetivo de preservar e facilitar o acesso posterior a esse material.<\/p>\n
O trabalho geralmente \u00e9 oferecido por empresas que contam com um sistema que tem a infraestrutura necess\u00e1ria para manter os documentos das organiza\u00e7\u00f5es em total seguran\u00e7a e preserva\u00e7\u00e3o, garantindo a integridade desses registros.<\/p>\n
Zelar pela guarda correta \u00e9 extremamente importante para a empresa, evitando o descarte dos dados antes do per\u00edodo necess\u00e1rio. Mesmo com o processo de digitaliza\u00e7\u00e3o<\/a>, \u00e9 comum que a vers\u00e3o original seja exigida como prova.<\/p>\n O tempo ideal<\/a> de armazenamento e preserva\u00e7\u00e3o de cada arquivo depende da natureza desse documento e do seu objetivo.<\/p>\n Pap\u00e9is relacionados ao sistema tribut\u00e1rio, como comprovantes de impostos<\/a>, PIS, DASN e Sistemas Eletr\u00f4nicos de Escritura\u00e7\u00e3o Fiscal podem ser preservados por at\u00e9 5 anos. Quando se trata de documentos trabalhistas e previdenci\u00e1rios, o armazenamento \u00e9 de pelo menos 30 anos, como guias de recolhimento e FGTS.<\/p>\n Recibos de pagamentos de f\u00e9rias e 13\u00ba sal\u00e1rio, bem como o controle de ponto da empresa devem ser mantidos por 5 anos. Termos de rescis\u00e3o, pedidos de demiss\u00e3o e de aviso pr\u00e9vio devem ser guardados por 2 anos. Documentos do CAGED e RAIS devem ser preservados por 5 anos, e sistemas eletr\u00f4nicos de dados trabalhistas e previdenci\u00e1rios e folha de pagamento precisam ser armazenados por 10 anos.<\/p>\n O investimento em um trabalho benfeito de guarda de documentos gera diversas vantagens para a organiza\u00e7\u00e3o, que acabam tendo um bom retorno sobre essa verba.<\/p>\n As empresas precisam destinar arquivos ou salas ao armazenamento de documentos<\/a>, pagando pelo uso de um espa\u00e7o que, na verdade, est\u00e1 inativo. Com a terceiriza\u00e7\u00e3o da guarda, esse local pode ser utilizado para outros fins mais lucrativos.<\/p>\n Quantas vezes voc\u00ea ou algum funcion\u00e1rio perdeu horas procurando um comprovante? Com o servi\u00e7o de guarda, esses pap\u00e9is s\u00e3o categorizados de maneira intuitiva, facilitando a sua localiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Al\u00e9m disso, o acesso pode ser controlado e monitorado, evitando que pessoas n\u00e3o autorizadas manipulem dados importantes da empresa.<\/p>\n A exposi\u00e7\u00e3o dos pap\u00e9is \u00e0 umidade, a roedores e insetos, e em alguns casos at\u00e9 mesmo \u00e0 luz, afeta totalmente a integridade das informa\u00e7\u00f5es, impossibilitando uma leitura posterior. Empresas que trabalham com gest\u00e3o documental t\u00eam toda a infraestrutura necess\u00e1ria para armazenar os arquivos com total seguran\u00e7a, priorizando a sua preserva\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Um erro comum cometido por muitas empresas \u00e9 descartar<\/a> documentos antes do prazo exigido para manuten\u00e7\u00e3o ou n\u00e3o danificar os pap\u00e9is o suficiente para que as informa\u00e7\u00f5es ali registradas n\u00e3o possam ser identificadas.<\/p>\n Sem esse cuidado, dados importantes podem cair em m\u00e3os erradas e gerar preju\u00edzos para a corpora\u00e7\u00e3o ou para os seus clientes.<\/p>\n Com a guarda realizada da maneira correta, por profissionais qualificados, esse risco \u00e9 diminu\u00eddo \u2014 eles sabem at\u00e9 quando \u00e9 necess\u00e1rio manter o documento e qual \u00e9 a melhor maneira de descart\u00e1-lo sem riscos.<\/p>\n Uma guarda de documentos eficiente deve possibilitar a r\u00e1pida localiza\u00e7\u00e3o dos dados, com precis\u00e3o. Dessa forma, esse armazenamento precisa ser realizado de maneira organizada, categorizando os assuntos \u2014 por tema, setor ou palavra-chave.<\/p>\n Al\u00e9m disso, os pap\u00e9is devem estar em perfeito estado, sem rasgos ou manchas que impossibilitem a leitura. Tamb\u00e9m \u00e9 importante ter aten\u00e7\u00e3o aos objetos usados para prender essas folhas \u2014 clipes, grampos ou presilhas de pastas.<\/p>\n Outro problema comum \u00e9 a sensibilidade que algumas impress\u00f5es t\u00eam em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 luz. A exposi\u00e7\u00e3o pode apagar comprovantes de pagamento obtidos em caixas eletr\u00f4nicos, fazendo com que o documento perca a validade.<\/p>\n Diversos documentos devem ser guardados por longos per\u00edodos de tempo. Imagine o ac\u00famulo gerado em empresas de m\u00e9dio e grande porte, que lidam com uma s\u00e9rie de obriga\u00e7\u00f5es e de documentos de funcion\u00e1rios.<\/p>\n Para ajudar com essa administra\u00e7\u00e3o, as organiza\u00e7\u00f5es est\u00e3o recorrendo \u00e0s solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas<\/a>, que al\u00e9m de facilitar a localiza\u00e7\u00e3o dos dados, reduzem o tempo gasto nessa tarefa e promovem a integra\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\nPor quanto tempo os documentos devem ser guardados?<\/h2>\n
Quais s\u00e3o as vantagens de investir na guarda de documentos?<\/h2>\n
Otimiza\u00e7\u00e3o de espa\u00e7o<\/h3>\n
Mais organiza\u00e7\u00e3o e seguran\u00e7a<\/h3>\n
Menos risco de deteriora\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
Destrui\u00e7\u00e3o segura de documentos<\/h3>\n
Como fazer a guarda de documentos da melhor forma?<\/h2>\n
Como a tecnologia pode ser usada na guarda de documentos?<\/h2>\n