{"id":838,"date":"2020-03-12T14:00:00","date_gmt":"2020-03-12T17:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=838"},"modified":"2020-03-12T14:00:00","modified_gmt":"2020-03-12T17:00:00","slug":"custodia-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=838","title":{"rendered":"Cust\u00f3dia de Documentos: voc\u00ea sabe o que significa?"},"content":{"rendered":"<p>Conforme a empresa cresce e muda seu perfil operacional, o n\u00famero de documentos que devem ser arquivados permanentemente aumenta de forma gradativa. O problema \u00e9 que, em v\u00e1rios cen\u00e1rios, falta espa\u00e7o para manter esses arquivos funcionais. Nessa hora, a <a href=\"https:\/\/sosdocs.com.br\/terceirizacao-de-guarda-fisica-de-documentos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">cust\u00f3dia de documentos<\/a> entra em a\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>Voltada a organiza\u00e7\u00f5es que buscam um meio robusto e inteligente de <a href=\"https:\/\/sosdocs.com.br\/voce%cc%82-sabe-o-que-e-gesta%cc%83o-da-informac%cc%a7a%cc%83o-entenda-sua-importa%cc%82ncia\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">manter seus dados em seguran\u00e7a<\/a>, a&nbsp;cust\u00f3dia de documentos auxilia os times a terem dados organizados e protegidos.&nbsp;Al\u00e9m disso, reduz custos e mant\u00e9m a companhia em conformidade com a lei. Por tais raz\u00f5es, esse servi\u00e7o \u00e9 muito utilizado por companhias de todo o planeta.<\/p>\n<p>Para ajudar voc\u00ea a entender melhor o que \u00e9 a cust\u00f3dia de documentos e como ela impacta seus resultados, preparamos o post a seguir. Continue a leitura e veja como investir nessa solu\u00e7\u00e3o pode gerar excelentes benef\u00edcios!<\/p>\n<h2>O que \u00e9 a cust\u00f3dia de documentos?<\/h2>\n<p>A cust\u00f3dia de documentos \u00e9 um servi\u00e7o terceirizado em que a empresa contrata um parceiro para realizar&nbsp;a armazenagem, organiza\u00e7\u00e3o e administra\u00e7\u00e3o de seus documentos. Trata-se de um servi\u00e7o ativo, ou seja, focado no apoio cont\u00ednuo aos clientes. Desse modo, a empresa pode manter seus fluxos de trabalho com alta performance e evitar problemas com a legisla\u00e7\u00e3o local.<\/p>\n<h2>Para que a cust\u00f3dia de documentos serve?<\/h2>\n<p>A cust\u00f3dia de documentos \u00e9 voltada a auxiliar empresas a armazenarem corretamente seus dados conforme as leis locais. Al\u00e9m disso, permite que empresas pequenas possam ter um grande n\u00famero de dados permanente, sem precisarem expandir sua \u00e1rea de funcionamento. Ou seja,&nbsp;garante que a companhia ter\u00e1 um local de armazenamento de arquivos inteligente&nbsp;e confi\u00e1vel sempre.<\/p>\n<p>Essa rotina envolve um conjunto de pr\u00e1ticas para garantir um bom custo-benef\u00edcio. S\u00e3o elas:<\/p>\n<ul>\n<li>t\u00e9cnicas alinhadas com as tend\u00eancias e as regulamenta\u00e7\u00f5es do mercado para armazenagem de dados em um local seguro e adequado;<\/li>\n<li>mecanismos de controle de acesso para evitar a manipula\u00e7\u00e3o n\u00e3o autorizada de arquivos por terceiros;<\/li>\n<li>a aplica\u00e7\u00e3o de medidas que permitam ao neg\u00f3cio manter seus documentos preservados pelo maior per\u00edodo poss\u00edvel;<\/li>\n<li>a execu\u00e7\u00e3o de rotinas de movimenta\u00e7\u00e3o e empr\u00e9stimo de documentos conforme as demandas dos clientes com o menor prazo poss\u00edvel;<\/li>\n<li>a organiza\u00e7\u00e3o cont\u00ednua dos documentos conforme cada tipo.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Como uma boa cust\u00f3dia de documentos \u00e9 feita?<\/h2>\n<p>A cust\u00f3dia de documentos bem executada passa por um conjunto de estrat\u00e9gias voltadas a tornar esse servi\u00e7o mais robusto e confi\u00e1vel. Veja a seguir as principais!<\/p>\n<h3>Cria\u00e7\u00e3o de um sistema de classifica\u00e7\u00e3o de documentos<\/h3>\n<p>Para facilitar o acesso aos dados, um sistema de classifica\u00e7\u00e3o \u00e9 criado. Ele auxilia os profissionais a saberem rapidamente o que \u00e9 o conte\u00fado de um documento e onde ele se encontra. Deste modo, o fluxo de trabalho ganha agilidade e organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<h3>Defini\u00e7\u00e3o de uma tabela de temporalidade<\/h3>\n<p>Muitos documentos podem ser descartados ap\u00f3s um per\u00edodo. Conhecer esse prazo auxilia o gestor a evitar o armazenamento de dados desnecess\u00e1rios e, com isso, reduzir gastos. Por isso, uma tabela de temporalidade \u00e9 fundamental: ela auxilia os times a verificarem rapidamente o prazo de armazenamento de cada arquivo, auxiliando no descarte de dados dentro dos prazos corretos.<\/p>\n<h3>Organizar pelo nome<\/h3>\n<p>Para buscar documentos rapidamente, medidas simples tamb\u00e9m podem ser tomadas. Organizar os dados pelo nome \u00e9 uma delas. Assim como a classifica\u00e7\u00e3o, isso evita a perda de tempo quando h\u00e1 a necessidade de encontrar algo.<\/p>\n<h3>Montar um invent\u00e1rio<\/h3>\n<p>Em grandes arquivos, o invent\u00e1rio entra em a\u00e7\u00e3o. Ele permite \u00e0 empresa saber exatamente onde cada arquivo est\u00e1 armazenado, seu tipo e o prazo de descarte. Al\u00e9m disso, o invent\u00e1rio facilita a identifica\u00e7\u00e3o de quem fez uso de cada arquivo, reduzindo riscos de seguran\u00e7a.<\/p>\n<h3>Ter o apoio da tecnologia<\/h3>\n<p>A tecnologia pode ser de grande apoio em <a href=\"https:\/\/sosdocs.com.br\/paperless-conhec%cc%a7a-e-adote-esta-cultura-na-sua-empresa-tambem\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">processos de gest\u00e3o documental<\/a>. Utilizando as solu\u00e7\u00f5es corretas, como o <a href=\"https:\/\/sosdocs.com.br\/documentos-na-nuvem\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">armazenamento na nuvem<\/a> e a OCR, a empresa pode digitalizar seus dados facilmente. Deste modo, os arquivos f\u00edsicos podem ser armazenados em um local seguro enquanto c\u00f3pias digitais s\u00e3o mantidas em um ambiente confi\u00e1vel.<\/p>\n<h3>Manter uma pol\u00edtica de controle de acesso e privacidade<\/h3>\n<p>A cust\u00f3dia de documentos deve sempre focar na seguran\u00e7a dos usu\u00e1rios. Neste sentido, saber manter uma <a href=\"https:\/\/sosdocs.com.br\/gestao-da-informacao\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">pol\u00edtica de controle de acesso<\/a> e privacidade de dados robusta e abrangente \u00e9 algo cr\u00edtico. Afinal, ela mant\u00e9m todos com um conjunto robusto de pr\u00e1ticas de controle de uso, que podem ser replicadas facilmente para reduzir riscos.<\/p>\n<h2>Como investir na cust\u00f3dia de documentos pode tornar sua empresa mais competitiva?<\/h2>\n<p>O principal motivo para investir na cust\u00f3dia de documentos \u00e9 a falta de espa\u00e7o para salvar os dados dentro do ambiente da empresa. Hoje, a legisla\u00e7\u00e3o exige que alguns arquivos sejam mantidos por at\u00e9 tr\u00eas d\u00e9cadas. Neste contexto, \u00e9&nbsp;fundamental garantir um meio seguro para que a empresa possa ter seus registros bem salvos.<\/p>\n<p>Por\u00e9m, nem sempre \u00e9 poss\u00edvel contar com um time t\u00e9cnico interno que tenha o expertise necess\u00e1rio para executar essa atividade. Afinal de contas, armazenar documentos, especialmente em papel, demanda controles de seguran\u00e7a, temperatura e at\u00e9 mesmo umidade. Al\u00e9m disso,&nbsp;medidas contra desastres, como as de preven\u00e7\u00e3o de inc\u00eandio,&nbsp;precisam ser mantidas o tempo todo&nbsp;para evitar os riscos de perda de dados.<\/p>\n<p>Neste contexto, a&nbsp;cust\u00f3dia de documentos&nbsp;\u00e9 uma \u00f3tima alternativa. Ela dar\u00e1 ao neg\u00f3cio o apoio de uma equipe especializada e capaz de fornecer um ambiente funcional para salvar arquivos, como contratos e registros cont\u00e1beis. Assim, ser\u00e1 poss\u00edvel aproveitar benef\u00edcios, como:<\/p>\n<ul>\n<li>libera\u00e7\u00e3o de espa\u00e7o f\u00edsico no ambiente corporativo para outros usos;<\/li>\n<li>possibilidade de manter documentos digitalizados com c\u00f3pias f\u00edsicas seguras e protegidas com mais confiabilidade;<\/li>\n<li>maior controle sobre quem acessa documentos internos;<\/li>\n<li>possibilidade de ter apoio t\u00e9cnico especializado para digitalizar, indexar, armazenar e descartar documentos;<\/li>\n<li>maior n\u00edvel de privacidade para a empresa, seus clientes e parceiros comerciais;<\/li>\n<li>ter um sistema padronizado para identificar os documentos;<\/li>\n<li>uso de <a href=\"https:\/\/sosdocs.com.br\/tratamento-documental\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">t\u00e9cnicas modernas para preservar<\/a> e garantir a seguran\u00e7a de todos os dados;<\/li>\n<li>maior agilidade para buscar arquivos como registros de vendas para fins de fiscaliza\u00e7\u00e3o e auditoria;<\/li>\n<li>maior seguran\u00e7a ao descartar arquivos internos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Por isso, empresas que enfrentam desafios relacionados ao uso e \u00e0 gest\u00e3o de documentos devem sempre investir na cust\u00f3dia de documentos para solucionar problemas e evitar riscos. Esse servi\u00e7o garante que o empreendimento ter\u00e1 o apoio de uma equipe especializada para realizar rotinas de gerenciamento de dados. Assim, ser\u00e1 poss\u00edvel manter maior foco no core business e sempre posicionar a companhia \u00e0 frente da concorr\u00eancia.<\/p>\n<p>Quer saber mais sobre como a cust\u00f3dia de documentos pode auxiliar seu neg\u00f3cio? Ent\u00e3o, <a href=\"https:\/\/sosdocs.com.br\/lading-2\/contato\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">fale agora com nossos especialistas<\/a>!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Conforme a empresa cresce e muda seu perfil operacional, o n\u00famero de documentos que devem ser arquivados permanentemente aumenta de forma gradativa. O problema \u00e9 que, em v\u00e1rios cen\u00e1rios, falta espa\u00e7o para manter esses arquivos funcionais. Nessa hora, a cust\u00f3dia de documentos entra em a\u00e7\u00e3o. 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