{"id":917,"date":"2020-04-03T14:01:51","date_gmt":"2020-04-03T17:01:51","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=917"},"modified":"2020-04-03T14:01:51","modified_gmt":"2020-04-03T17:01:51","slug":"transformacao-digital-das-organizacoes","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=917","title":{"rendered":"Saiba por onde deve come\u00e7ar a transforma\u00e7\u00e3o digital das informa\u00e7\u00f5es"},"content":{"rendered":"

As empresas buscam maneiras para otimizar seus processos internos, tornando-os mais \u00e1geis e acertados. Um dos caminhos para obter esses resultados \u00e9 a transforma\u00e7\u00e3o digital das organiza\u00e7\u00f5es. Por meio de ferramentas tecnol\u00f3gicas, \u00e9 poss\u00edvel automatizar alguns trabalhos, melhorar a guarda de documentos<\/a> e reduzir a incid\u00eancia de erros.<\/p>\n

Al\u00e9m da necessidade de atualiza\u00e7\u00e3o das m\u00eddias, essa transforma\u00e7\u00e3o ajuda a empresa a manter a sua competitividade, continuando relevante no mercado mesmo com uma concorr\u00eancia acirrada.<\/p>\n

Quer promover essa transforma\u00e7\u00e3o digital na sua organiza\u00e7\u00e3o? Continue a leitura deste post e saiba como!<\/p>\n

Como funciona o processo de transforma\u00e7\u00e3o digital das organiza\u00e7\u00f5es?<\/h2>\n

A princ\u00edpio, \u00e9 importante esclarecer que a digitaliza\u00e7\u00e3o n\u00e3o se trata apenas da implementa\u00e7\u00e3o de ferramentas digitais e da substitui\u00e7\u00e3o de arquivos f\u00edsicos por eletr\u00f4nicos. Ela consiste em uma transforma\u00e7\u00e3o na maneira de pensar o neg\u00f3cio, encarando-o com uma vis\u00e3o mais descomplicada e fluida.<\/p>\n

Partindo dessa mudan\u00e7a na cultura organizacional, \u00e9 preciso fazer uma an\u00e1lise das ferramentas e dos processos que podem ser substitu\u00eddos por vers\u00f5es mais modernas e \u00e1geis, a fim de melhorar a experi\u00eancia das pessoas envolvidas.<\/p>\n

Essas substitui\u00e7\u00f5es podem ser estendidas a tarefas e documentos f\u00edsicos, que geralmente ocupam um bom espa\u00e7o na empresa e exigem certo cuidado na manuten\u00e7\u00e3o, al\u00e9m de dificultar os processos de consulta.<\/p>\n

Quais s\u00e3o as principais etapas da digitaliza\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es?<\/h2>\n

Quando falamos da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos f\u00edsicos, podemos resumir o processo em cinco etapas.<\/p>\n

Triagem do acervo<\/h3>\n

O acervo da empresa \u00e9 analisado, para que sejam identificados os documentos que devem ser digitalizados com mais urg\u00eancia, os que podem ser descartados<\/a> ap\u00f3s esse processo e os que devem ser mantidos, mesmo ap\u00f3s a obten\u00e7\u00e3o de uma vers\u00e3o digital.<\/p>\n

Tamb\u00e9m \u00e9 importante definir como esse trabalho ser\u00e1 feito e quais documentos precisam de uma restaura\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Prepara\u00e7\u00e3o e classifica\u00e7\u00e3o<\/h3>\n

Ap\u00f3s a defini\u00e7\u00e3o de como ser\u00e1 feito o trabalho, \u00e9 preciso preparar os documentos. Nessa fase, s\u00e3o retirados clipes, grampos ou qualquer outro tipo de objeto que possa danificar o scanner.<\/p>\n

Os pap\u00e9is s\u00e3o agrupados por temas ou categorias para facilitar a organiza\u00e7\u00e3o desses dados ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o. Em alguns casos, \u00e9 preciso fazer uma limpeza suave para aumentar a legibilidade.<\/p>\n

Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n

Nessa fase os documentos s\u00e3o convertidos para uma vers\u00e3o digital, com a ajuda de scanners de alta qualidade. O tamanho dos documentos pode variar, mas \u00e9 importante que sejam compactados para ocupar menos espa\u00e7o virtual, e ao mesmo tempo tenham alta defini\u00e7\u00e3o para garantir uma excelente leitura dos dados.<\/p>\n

Controle de qualidade<\/h3>\n

Ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o, \u00e9 a hora de conferir se as vers\u00f5es digitais dos documentos est\u00e3o em excelente estado, sem manchas ou riscos. As c\u00f3pias que n\u00e3o estiverem leg\u00edveis ou com boa defini\u00e7\u00e3o devem ser refeitas.<\/p>\n

Indexa\u00e7\u00e3o<\/h3>\n

Nessa 5\u00aa etapa, os documentos devem ser organizados e armazenados, de acordo com os temas e obedecendo aos objetivos dos clientes. Lembre-se que esse trabalho deve facilitar a localiza\u00e7\u00e3o dos arquivos posteriormente, por isso deve ser feito de maneira clara e que permita que qualquer pessoa encontre o que precisa, com a ajuda de mecanismos de busca eletr\u00f4nicos.<\/p>\n

Quais s\u00e3o as vantagens dessa digitaliza\u00e7\u00e3o?<\/h2>\n

O processo de digitaliza\u00e7\u00e3o pode parecer um pouco moroso. Realmente, ele exige um certo cuidado e demanda tempo e organiza\u00e7\u00e3o, mas as vantagens s\u00e3o in\u00fameras. Destacamos aqui as principais.<\/p>\n

Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/h3>\n

Embora pare\u00e7am gastos pequenos, se contabilizarmos os custos com impress\u00e3o, xerox, remessas, entre outras atividades relacionadas aos documentos f\u00edsicos, teremos uma surpresa desagrad\u00e1vel. Al\u00e9m disso, o armazenamento dessas informa\u00e7\u00f5es<\/a> tamb\u00e9m deixa um espa\u00e7o importante da empresa totalmente improdutivo.<\/p>\n

A redu\u00e7\u00e3o do papel apresenta uma economia significativa para a empresa, al\u00e9m de estar mais alinhada \u00e0s necessidades e tend\u00eancias atuais<\/a>.<\/p>\n

Otimiza\u00e7\u00e3o do tempo<\/h3>\n

O tempo gasto para a manuten\u00e7\u00e3o de arquivos f\u00edsicos \u00e9 precioso e totalmente desperdi\u00e7ado. Al\u00e9m disso, pense na demora de um funcion\u00e1rio para localizar um documento antigo importante.<\/p>\n

Com a digitaliza\u00e7\u00e3o, essas horas podem ser mais bem aproveitadas, garantindo agilidade nos processos<\/a> e auxiliando at\u00e9 mesmo no cumprimento de prazos.<\/p>\n

Mais seguran\u00e7a e privacidade<\/h3>\n

O acesso aos documentos digitais pode ser controlado pela empresa por meio de logins e senhas de acesso. Assim, os respons\u00e1veis conseguem rastrear as consultas realizadas.<\/p>\n

Al\u00e9m disso, \u00e9 poss\u00edvel contar com sistemas de seguran\u00e7a que evitem a invas\u00e3o por hackers e pessoas n\u00e3o autorizadas, mantendo o sigilo dos dados sens\u00edveis e protegendo a corpora\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Acessibilidade otimizada<\/h3>\n

A digitaliza\u00e7\u00e3o permite o uso de mecanismos de busca para a localiza\u00e7\u00e3o de determinado arquivo \u2014 por data, nome ou assunto. Isso facilita o acesso a dados importantes, agilizando a tomada de decis\u00f5es e at\u00e9 mesmo dando o suporte necess\u00e1rio em processos trabalhistas, por exemplo.<\/p>\n

Gera\u00e7\u00e3o de banco de dados<\/h3>\n

Construir um banco de dados organizado e confi\u00e1vel faz com que as empresas alcancem outro patamar no mercado. Isso ocorre porque as organiza\u00e7\u00f5es usam essas informa\u00e7\u00f5es para basear suas decis\u00f5es e decidir os pr\u00f3ximos rumos corporativos.<\/p>\n

A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos favorece esse trabalho e permite at\u00e9 mesmo o cruzamento de dados, dando uma vis\u00e3o muito mais clara da liga\u00e7\u00e3o entre a\u00e7\u00f5es internas e faturamento.<\/p>\n

Como a contrata\u00e7\u00e3o de uma empresa terceirizada pode ajudar?<\/h2>\n

O setor privado \u00e9 um dos que mais se beneficiam dessa digitaliza\u00e7\u00e3o, j\u00e1 que t\u00eam nos documentos o alicerce para os seus neg\u00f3cios. O vazamento de informa\u00e7\u00f5es abre espa\u00e7o para a\u00e7\u00f5es que podem colocar a concorr\u00eancia \u00e0 frente ou para processos movidos por clientes e fornecedores.<\/p>\n

Quando h\u00e1 a organiza\u00e7\u00e3o e a guarda<\/a> corretas desses arquivos, o uso desses dados pode ajudar na elabora\u00e7\u00e3o de estrat\u00e9gias precisas, que auxiliam no crescimento da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

A contrata\u00e7\u00e3o de uma empresa terceirizada para a digitaliza\u00e7\u00e3o pode auxiliar muito no processo. Por j\u00e1 ter a experi\u00eancia necess\u00e1ria para o trabalho, ela vai entregar os arquivos em perfeito estado e j\u00e1 organizados da maneira correta, poupando um tempo precioso dos funcion\u00e1rios.<\/p>\n

Na hora de escolher a empresa ideal para esse trabalho, considere alguns servi\u00e7os como o mapeamento de processos<\/a>, o gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos<\/a> e as ferramentas que permitem a automatiza\u00e7\u00e3o de tarefas, al\u00e9m da digitaliza\u00e7\u00e3o<\/a>. <\/p>\n

A transforma\u00e7\u00e3o digital das organiza\u00e7\u00f5es \u00e9 extremamente necess\u00e1ria, mas muitos gestores n\u00e3o sabem como dar o primeiro passo. Com essas informa\u00e7\u00f5es, voc\u00ea j\u00e1 pode come\u00e7ar o processo na sua empresa de maneira direcionada!<\/p>\n

Quer entender como podemos ajudar nesse trabalho? Entre em contato conosco<\/a>, conhe\u00e7a a SOS Docs e promova o aumento da produtividade e a economia de recursos na sua empresa!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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