{"id":933,"date":"2020-05-07T14:00:00","date_gmt":"2020-05-07T17:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=933"},"modified":"2020-05-07T14:00:00","modified_gmt":"2020-05-07T17:00:00","slug":"o-que-e-microfilmagem","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=933","title":{"rendered":"Como a Microfilmagem Pode Ajudar na Guarda de Documentos?"},"content":{"rendered":"

Hoje em dia, muitos neg\u00f3cios est\u00e3o investindo em pr\u00e1ticas como a computa\u00e7\u00e3o na nuvem<\/a> e a cust\u00f3dia documental para manter arquivos intactos. Nesse contexto, a microfilmagem \u00e9 uma solu\u00e7\u00e3o tradicional que pode ser adotada por companhias que buscam alto custo-benef\u00edcio.<\/p>\n

Afinal, a gest\u00e3o de documentos<\/a> est\u00e1 entre os principais desafios de qualquer organiza\u00e7\u00e3o. Com o passar do tempo, o ac\u00famulo de arquivos tende a exigir procedimentos cada vez mais r\u00edgidos e precisos para evitar perdas.<\/p>\n

Processos inadequados trazem muitos riscos e resultam em custos desnecess\u00e1rios. Por isso, muitas empresas adotam a microfilmagem para resolver essa quest\u00e3o. Se voc\u00ea tem curiosidade para saber como essa solu\u00e7\u00e3o funciona, continue a leitura deste post.<\/p>\n

O que \u00e9 microfilmagem?<\/h2>\n

A microfilmagem \u00e9 a reprodu\u00e7\u00e3o de um documento com o uso de m\u00e9todos fotogr\u00e1ficos ou eletr\u00f4nicos. Ao contr\u00e1rio da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/a>, que apenas converte as imagens para c\u00f3digos digitais, ela tamb\u00e9m faz com que as informa\u00e7\u00f5es fiquem registradas em filme. Ou seja, h\u00e1 uma c\u00f3pia f\u00edsica do documento dispon\u00edvel para uso corporativo al\u00e9m do original.<\/p>\n

Diferentemente dos negativos comuns, que s\u00e3o de celulose e costumam ser muito fr\u00e1geis, esses filmes s\u00e3o compostos de poli\u00e9ster e acetato. Isso confere, aos materiais de microfilmagem, uma superf\u00edcie bastante resistente \u00e0 sujeira e \u00e0 a\u00e7\u00e3o do tempo.<\/p>\n

A durabilidade de um microfilme pode chegar a 500 anos. Esse fator \u00e9 um diferencial em rela\u00e7\u00e3o a outros m\u00e9todos de reprodu\u00e7\u00e3o e armazenamento de informa\u00e7\u00f5es<\/a>. Ao garantir que o documento ficar\u00e1 acess\u00edvel por muito mais tempo e com maior habilidade de lidar com problemas f\u00edsicos (como chuvas e poeira), a empresa pode manter arquivos robustos e com menor risco de perda de dados.<\/p>\n

Quais s\u00e3o os passos necess\u00e1rios para a cria\u00e7\u00e3o de c\u00f3pias em microfilme de um documento?<\/h2>\n

O processo de prepara\u00e7\u00e3o de documentos para a cria\u00e7\u00e3o de c\u00f3pias em microfilmagem passa por v\u00e1rias etapas. Elas permitem ao gestor ter um arquivo bem-organizado, \u00edntegro e acess\u00edvel apenas para as pessoas certas. Veja a seguir os passos necess\u00e1rios!<\/p>\n

Organiza\u00e7\u00e3o e classifica\u00e7\u00e3o dos dados<\/h3>\n

A empresa deve rotular e classificar todos os documentos que ser\u00e3o copiados e avaliar o que n\u00e3o \u00e9 relevante para o processo e os prazos de armazenamento. Essa pr\u00e1tica reduz custos e evita riscos, j\u00e1 que a companhia poder\u00e1 fazer c\u00f3pias apenas do que \u00e9 necess\u00e1rio.<\/p>\n

Digitaliza\u00e7\u00e3o e indexa\u00e7\u00e3o dos dados<\/h3>\n

Antes da realiza\u00e7\u00e3o da microfilmagem, os documentos s\u00e3o digitalizados e indexados. Essa etapa \u00e9 feita com o apoio de um sistema que facilita o acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es contidas neles. Desse modo, al\u00e9m da c\u00f3pia f\u00edsica e do microfilme, haver\u00e1 uma c\u00f3pia digitalizada.<\/p>\n

Essa atividade facilita a busca posterior dos dados e o uso em estrat\u00e9gias de an\u00e1lise de informa\u00e7\u00f5es. Durante a digitaliza\u00e7\u00e3o<\/a>, a empresa pode, por exemplo, passar os dados por ferramentas de OCR. Desse modo, os registros ser\u00e3o utiliz\u00e1veis por ferramentas de Big Data e Business Intelligence.<\/p>\n

Microfilmagem<\/h3>\n

A \u00faltima etapa \u00e9 a microfilmagem dos dados. Com um equipamento especializado, uma c\u00f3pia fotogr\u00e1fica \u00e9 feita de cada arquivo. Ela \u00e9, ent\u00e3o, salva considerando um padr\u00e3o de organiza\u00e7\u00e3o pr\u00f3prio da companhia e as normas do mercado.<\/p>\n

Existem softwares espec\u00edficos para a gest\u00e3o de documentos, os quais facilitam a captura, a gest\u00e3o e a recupera\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es. Assim, o processo de microfilmagem tamb\u00e9m agrega uma das caracter\u00edsticas mais interessantes das t\u00e9cnicas de digitaliza\u00e7\u00e3o: a empresa e seus times poder\u00e3o pesquisar, consultar e compartilhar os arquivos em tempo real com seguran\u00e7a e confiabilidade.<\/p>\n

Verifica\u00e7\u00e3o e controle da qualidade<\/h3>\n

Uma vez que os dados tenham sido digitalizados, \u00e9 realizado um controle de qualidade de cada c\u00f3pia a fim de que a fidelidade e a integridade deles sejam avaliadas com cuidado.<\/p>\n

Essa etapa \u00e9 totalmente manual. Afinal, o profissional respons\u00e1vel<\/a> deve garantir que nenhum detalhe relevante do documento deixou de estar presente na c\u00f3pia. Se feita corretamente, ela pode evitar v\u00e1rios preju\u00edzos para a empresa.<\/p>\n

Como \u00e9 feito o controle bibliogr\u00e1fico na microfilmagem?<\/h2>\n

Essa gest\u00e3o segue um r\u00edgido padr\u00e3o de qualidade para evitar que falhas passem despercebidas e que o neg\u00f3cio se mantenha alinhado com as normas do mercado e a legisla\u00e7\u00e3o sobre o tema. Entre as informa\u00e7\u00f5es que s\u00e3o inseridas em cada c\u00f3pia, podemos apontar:<\/p>\n