{"id":936,"date":"2020-05-14T14:00:00","date_gmt":"2020-05-14T17:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=936"},"modified":"2020-05-14T14:00:00","modified_gmt":"2020-05-14T17:00:00","slug":"gestao-arquivistica-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=936","title":{"rendered":"Entenda de vez a import\u00e2ncia da Gest\u00e3o Arquiv\u00edstica de documentos!"},"content":{"rendered":"

\u00d3rg\u00e3os p\u00fablicos e entidades lidam com um enorme volume de documentos, necess\u00e1rios para a constru\u00e7\u00e3o de um hist\u00f3rico e para consultas futuras. A melhor maneira de promover a guarda desses dados \u00e9 por meio da gest\u00e3o arquiv\u00edstica de documentos, que permite o armazenamento dessas informa\u00e7\u00f5es<\/a> com organiza\u00e7\u00e3o e seguran\u00e7a.<\/p>\n

Neste post vamos apresentar o que \u00e9 essa gest\u00e3o e como ela pode auxiliar os equipamentos p\u00fablicos na quest\u00e3o da transpar\u00eancia. Se voc\u00ea quer entender melhor o assunto, continue a leitura!<\/p>\n

O que \u00e9 a gest\u00e3o documental e qual \u00e9 o seu principal objetivo?<\/h2>\n

A gest\u00e3o de documentos diz respeito a um conjunto de pr\u00e1ticas e procedimentos voltados \u00e0 facilita\u00e7\u00e3o do manuseio de dados, com mais efic\u00e1cia e em menos tempo. Essa manipula\u00e7\u00e3o tem como objetivo a preserva\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es, conservando-as como fonte de consulta posterior.<\/p>\n

Para que os arquivos sirvam como base de registro e prova, devem ser confi\u00e1veis, aut\u00eanticos e acess\u00edveis. Isso \u00e9 poss\u00edvel apenas com a implanta\u00e7\u00e3o de uma gest\u00e3o eficiente<\/a>, permitindo a sua preserva\u00e7\u00e3o e o acesso no longo prazo.<\/p>\n

Podemos afirmar que o maior objetivo da administra\u00e7\u00e3o de certificados e registros \u00e9 garantir a sua integridade, permitindo o acesso e a manuten\u00e7\u00e3o dos dados para que eles cumpram a sua fun\u00e7\u00e3o jur\u00eddica e administrativa. Al\u00e9m disso, os documentos preservam a mem\u00f3ria institucional e otimizam o uso da informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Como \u00e9 realizada a gest\u00e3o arquiv\u00edstica de documentos?<\/h2>\n

Diante da transforma\u00e7\u00e3o digital e das ferramentas usadas atualmente, a gest\u00e3o de documentos pode ser vista como o gerenciamento de arquivos eletr\u00f4nicos em diferentes dispositivos, como computadores, celulares ou na nuvem.<\/p>\n

Nesse cen\u00e1rio, \u00e9 poss\u00edvel n\u00e3o s\u00f3 localizar rapidamente um arquivo, como organizar todos os dados em pastas divididas por assuntos ou categorias. Esses arquivos n\u00e3o se limitam apenas aos documentos escritos: englobam imagens, \u00e1udio, v\u00eddeo e outros formatos.<\/p>\n

Quais s\u00e3o os benef\u00edcios dessa gest\u00e3o?<\/h2>\n

Ao optar pela gest\u00e3o de documentos, \u00e9 poss\u00edvel contar com diversas vantagens que justificam o trabalho e o investimento iniciais aplicados nessa transi\u00e7\u00e3o. Destacamos os principais deles a seguir.<\/p>\n

Preserva\u00e7\u00e3o da mem\u00f3ria<\/h3>\n

Um \u00f3rg\u00e3o p\u00fablico ou uma institui\u00e7\u00e3o governamental conta com diversos registros de mem\u00f3rias de cidades, estados, a\u00e7\u00f5es internas, entre outros acontecimentos e dados importantes. Quando disponibilizado apenas em vers\u00e3o f\u00edsica<\/a>, por mais que seja bem cuidado, esse material apresenta grande risco de perda por inc\u00eandio, acidentes naturais e outros incidentes.<\/p>\n

A digitaliza\u00e7\u00e3o desses documentos garante a preserva\u00e7\u00e3o da mem\u00f3ria, mantendo refer\u00eancias hist\u00f3ricas para a constru\u00e7\u00e3o da identidade e at\u00e9 mesmo para o planejamento de pol\u00edticas p\u00fablicas mais eficientes.<\/p>\n

Otimiza\u00e7\u00e3o do espa\u00e7o f\u00edsico<\/h3>\n

Alguns documentos guardados por \u00f3rg\u00e3os estatais t\u00eam um grande peso hist\u00f3rico e precisam ser armazenados fisicamente, mesmo que sejam disponibilizados em vers\u00e3o eletr\u00f4nica para manuseio.<\/p>\n

Muitos desses registros, por\u00e9m, n\u00e3o t\u00eam essa import\u00e2ncia e apenas ocupam um espa\u00e7o f\u00edsico \u2014 que pode sair caro para a gest\u00e3o p\u00fablica. Esses arquivos podem ser digitalizados e descartados, permitindo um uso mais inteligente do local e proporcionando economia de recursos.<\/p>\n

Por que contar com um bom sistema informatizado para essa gest\u00e3o?<\/h2>\n

O sistema informatizado \u00e9 o ambiente no qual as opera\u00e7\u00f5es de gest\u00e3o arquiv\u00edstica de documentos podem ser efetuadas. Esse sistema pode operar em ambientes totalmente digitais ou h\u00edbridos (que incluem documentos digitais e anal\u00f3gicos).<\/p>\n

Dentro de um sistema informatizado, \u00e9 poss\u00edvel administrar e organizar os documentos, fazer pesquisas e consultas, armazenar e preservar os arquivos<\/a>. Contar com uma estrutura que tenha disponibilidade e escalabilidade, al\u00e9m de um bom suporte t\u00e9cnico, \u00e9 essencial para que o manejo dessas informa\u00e7\u00f5es seja feito com sucesso.<\/p>\n

Quais s\u00e3o as principais d\u00favidas relacionadas aos documentos em uma gest\u00e3o arquiv\u00edstica?<\/h2>\n

Com o uso constante da tecnologia, podem surgir algumas quest\u00f5es relacionadas \u00e0 natureza dos arquivos e de como fazer a administra\u00e7\u00e3o desses pap\u00e9is. Entenda melhor dois pontos que v\u00e3o impactar no planejamento dessa gest\u00e3o<\/a>.<\/p>\n

Diferen\u00e7a entre documento digital e documento eletr\u00f4nico<\/h3>\n

Para que a gest\u00e3o arquiv\u00edstica possa ser feita em ambiente digital, muitas pessoas confundem o documento digital com o documento eletr\u00f4nico. Esses dois tipos de arquivo guardam diferen\u00e7as, pelo menos do ponto de vista tecnol\u00f3gico.<\/p>\n

Um documento eletr\u00f4nico \u00e9 acessado por equipamentos eletr\u00f4nicos, mas pode ser registrado de maneira anal\u00f3gica. Fitas de v\u00eddeo s\u00e3o um bom exemplo disso \u2015 elas s\u00e3o consultadas com um aparelho eletr\u00f4nico (a filmadora), mas gravadas analogicamente.<\/p>\n

J\u00e1 os documentos digitais s\u00e3o registrados por c\u00f3digo bin\u00e1rio e acessados apenas por sistemas de computador ou smartphones, como um arquivo em PDF, uma planilha do Excel, um filme em AVI etc.<\/p>\n

Diferen\u00e7a entre documento digital e documento digitalizado<\/h3>\n

Outra quest\u00e3o importante que \u00e9 preciso conhecer antes de come\u00e7ar um processo de gest\u00e3o arquiv\u00edstica \u00e9 a diferen\u00e7a entre o documento digital e o digitalizado.<\/p>\n

O documento digital \u00e9 um arquivo que est\u00e1 em formato digital, seja a sua primeira vers\u00e3o feita j\u00e1 nesse ambiente, seja ela feita em formato anal\u00f3gico e depois passada para o digital. De qualquer forma, quando o documento pode ser acessado por um sistema de computador, ele \u00e9 digital.<\/p>\n

J\u00e1 o documento digitalizado<\/a> refere-se ao arquivo produzido em outro formato, mas que foi convertido para leitura em meio digital. Assim, podemos afirmar que todo documento digitalizado \u00e9 um documento digital, j\u00e1 que pode ser lido no computador ou no smartphone, mas nem todo documento digital \u00e9 digitalizado, ou seja, se ele foi feito originalmente j\u00e1 nesse ambiente, n\u00e3o foi preciso submet\u00ea-lo ao processo de digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Como a SOS Docs pode ajudar nesse trabalho?<\/h2>\n

Contratar uma empresa especializada nesse tipo de gest\u00e3o pode resolver diversos problemas internos.<\/p>\n

A SOS Docs conta com profissionais qualificados em arquivologia e biblioteconomia, totalmente capacitados para planejar e realizar a gest\u00e3o arquiv\u00edstica de acordo com as normas nacionais e internacionais, preservando a import\u00e2ncia jur\u00eddica e hist\u00f3rica desses documentos.<\/p>\n

A empresa oferece servi\u00e7os de Cria\u00e7\u00e3o do Programa Documental, Digitaliza\u00e7\u00e3o de Plantas e Desenhos T\u00e9cnicos, Extra\u00e7\u00e3o e Tipifica\u00e7\u00e3o de Conte\u00fado, Implanta\u00e7\u00e3o de Reposit\u00f3rio Digital Confi\u00e1vel, al\u00e9m da Gest\u00e3o Arquiv\u00edstica e de workshops e treinamentos sobre o assunto.<\/p>\n

Para \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos, a gest\u00e3o arquiv\u00edstica de documentos \u00e9 fundamental e deve ser realizada da maneira correta, com responsabilidade, zelo e preservando as informa\u00e7\u00f5es armazenadas, al\u00e9m de possibilitar uma r\u00e1pida consulta para manter a transpar\u00eancia dos dados.<\/p>\n

Implemente esse processo com toda a experi\u00eancia e cuidado necess\u00e1rios com a ajuda da SOS Docs. N\u00f3s temos a solu\u00e7\u00e3o ideal para digitalizar os documentos anal\u00f3gicos e organizar os j\u00e1 eletr\u00f4nicos, armazenando no ambiente ideal para que a utiliza\u00e7\u00e3o seja f\u00e1cil e pr\u00e1tica. Entre em contato conosco<\/a> e conhe\u00e7a todos os nossos servi\u00e7os!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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