Imagine a seguinte situa\u00e7\u00e3o: voc\u00ea precisa encontrar a rescis\u00e3o de um funcion\u00e1rio que saiu da empresa j\u00e1 h\u00e1 algum tempo, ou o contrato com um fornecedor que n\u00e3o est\u00e1 cumprindo com o prometido. Voc\u00ea perde dias tentando localizar os pap\u00e9is em meio a um calhama\u00e7o e simplesmente n\u00e3o consegue. Esse cen\u00e1rio retrata bem a import\u00e2ncia de organizar documentos para o funcionamento da empresa.<\/p>\n
Com documentos organizados e catalogados, \u00e9 poss\u00edvel encontrar o que \u00e9 preciso em menos tempo, ajudando a produtividade e evitando at\u00e9 mesmo preju\u00edzos em processos judiciais. Quer entender melhor como fazer essa arruma\u00e7\u00e3o na sua empresa? Ent\u00e3o, leia o artigo at\u00e9 o final!<\/p>\n
Quando falamos da falta de organiza\u00e7\u00e3o, temos as consequ\u00eancias mais \u00f3bvias, que s\u00e3o o uso excessivo de tempo e a queda na produtividade<\/a>. Mas temos outros problemas recorrentes da bagun\u00e7a nos pap\u00e9is. Confira os mais comuns e veja se algum deles acontece no seu local de trabalho.<\/p>\n Boa parte dos pap\u00e9is armazenados em uma empresa tem import\u00e2ncia jur\u00eddica e com o manuseio constante, podem sofrer danos ou at\u00e9 mesmo se perderem<\/a>. Trata-se de uma situa\u00e7\u00e3o complicada e, ao mesmo tempo, comum, que pode gerar s\u00e9rios danos \u00e0s finan\u00e7as e \u00e0 imagem da empresa.<\/p>\n \u00c9 essencial que essas refer\u00eancias sejam bem guardadas e que haja um controle da entrada e sa\u00edda desses pap\u00e9is.<\/p>\n Um contrato de presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os ou as diretrizes de determinado projeto s\u00e3o refer\u00eancias importantes para a realiza\u00e7\u00e3o do trabalho e muitas vezes consultados, com frequ\u00eancia, por pessoas de equipes diferentes.<\/p>\n Essa rotatividade \u00e9 prejudicada quando n\u00e3o h\u00e1 uma organiza\u00e7\u00e3o<\/a> bem feita dos documentos, principalmente quando falamos de vers\u00f5es f\u00edsicas. Quando digitalizados, se esses contratos n\u00e3o t\u00eam a categoriza\u00e7\u00e3o adequada, ser\u00e1 localizado com dificuldades pelos envolvidos.<\/p>\n Uma gest\u00e3o documental falha envolve um bom tempo dos funcion\u00e1rios, que poderiam aproveitar os minutos (ou at\u00e9 horas) que perdem procurando um papel importante em outras atividades mais relevantes e rent\u00e1veis para a empresa.<\/p>\n Outro ponto importante \u00e9 o gasto com o espa\u00e7o reservado dentro da organiza\u00e7\u00e3o para armazenar esses pap\u00e9is, al\u00e9m da manuten\u00e7\u00e3o envolvida, que nem sempre \u00e9 eficiente.<\/p>\n Todos esses fatores geram um alto custo para a empresa, que poderia ser mais bem empregado em investimentos ou at\u00e9 mesmo em uma gest\u00e3o de documentos que realmente funcione.<\/p>\n Para organizar os documentos, o aux\u00edlio de um software de gest\u00e3o \u00e9 fundamental. \u00c9 com essa ferramenta que os respons\u00e1veis conseguir\u00e3o fazer uma cataloga\u00e7\u00e3o correta, separando os pap\u00e9is por assunto e armazenando-os para que seja mais f\u00e1cil encontr\u00e1-los.<\/p>\n Esse sistema tamb\u00e9m \u00e9 importante para a arquiva\u00e7\u00e3o de documentos f\u00edsicos, pois ter\u00e1 um registro de qual arm\u00e1rio, gaveta e pasta o papel em quest\u00e3o est\u00e1 armazenando, evitando, assim, que os colaboradores tenham que fazer essa busca manualmente. Em vez de procurar em dezenas ou centenas de locais, ele pode ir direto ao local em que o documento est\u00e1.<\/p>\n Um software tamb\u00e9m permite o descarte correto dessas informa\u00e7\u00f5es e ajuda a automatizar<\/a> algumas tarefas, otimizando o trabalho de gest\u00e3o, al\u00e9m de permitir a microfilmagem, que \u00e9 outra t\u00e9cnica muito usada da arquiva\u00e7\u00e3o de dados.<\/p>\n Quer entender como voc\u00ea pode organizar os documentos da sua empresa de maneira eficaz, limpa e segura? Apresentamos aqui algumas dicas abaixo.<\/p>\n Uma organiza\u00e7\u00e3o estruturada, seja para documentos f\u00edsicos ou digitais, \u00e9 essencial para uma localiza\u00e7\u00e3o mais r\u00e1pida posteriormente. Crie r\u00f3tulos ou pastas para cada assunto e separe os documentos de acordo com essa categoria.<\/p>\n Essa divis\u00e3o tornar\u00e1 o trabalho mais eficiente e ajuda muito a entender os fluxos de trabalho e cada assunto ou cliente relacionado.<\/p>\n Por mais que seja necess\u00e1rio manter uma c\u00f3pia em papel de documentos importantes, procure digitalizar todos os documentos. Isso vai ajudar na categoriza\u00e7\u00e3o, al\u00e9m de criar uma c\u00f3pia reserva, que pode ser usada para consultas, por exemplo.<\/p>\n A digitaliza\u00e7\u00e3o<\/a> dos documentos tamb\u00e9m \u00e9 um recurso eficiente para otimizar o trabalho e auxilia na organiza\u00e7\u00e3o interna.<\/p>\n Vivemos em um mundo tomado pela tecnologia, e lidar apenas com arquivos anal\u00f3gicos certamente vai \u00e0 contram\u00e3o dos recursos atuais, atrasando o desenvolvimento da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Armazenar os documentos em nuvem \u00e9 uma solu\u00e7\u00e3o segura e barata para a sua empresa. Sistemas internos podem ser pesados e tendem a ficar obsoletos com o tempo, al\u00e9m de limitarem o acesso aos dados.<\/p>\n Com a nuvem, a empresa ganha em mobilidade (os documentos podem ser consultados de qualquer lugar, com a ajuda de um dispositivo conectado \u00e0 internet) e tem seguran\u00e7a at\u00e9 maior, j\u00e1 que os dados s\u00e3o criptografados e exigem login e senha para que sejam vistos.<\/p>\n O armazenamento em nuvem tamb\u00e9m pode ser contratado de acordo com as necessidades da organiza\u00e7\u00e3o, que paga apenas pelo espa\u00e7o que usar, com margem para um upgrade caso tenha uma demanda maior.<\/p>\n Mesmo com toda a tecnologia dispon\u00edvel, algumas empresas ainda precisam manter as c\u00f3pias f\u00edsicas dos documentos. Devemos lembrar que esse tipo de conte\u00fado fica exposto ao desgaste natural, seja pela a\u00e7\u00e3o da umidade, poeira ou at\u00e9 animais como insetos e roedores.<\/p>\n Al\u00e9m disso, os documentos f\u00edsicos est\u00e3o sujeitos \u00e0 oxida\u00e7\u00e3o, gra\u00e7as ao contato com grampos e clipes usados para organizar as folhas.<\/p>\n Para evitar isso, \u00e9 importante contar com um espa\u00e7o ideal para guardar<\/a> esses pap\u00e9is, capaz de proteg\u00ea-los desses agentes e manter a seguran\u00e7a contra roubos ou acessos indevidos.<\/p>\n Aplicando essas dicas, voc\u00ea conseguir\u00e1 organizar documentos da maneira correta e mais eficiente. Trata-se de um trabalho que pode levar muitos dias, mas muito necess\u00e1rio para que os arquivos da sua empresa tenham o cuidado devido.<\/p>\nExtravio de documentos importantes<\/h3>\n
N\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel realizar consultas simult\u00e2neas<\/h3>\n
Altos custos envolvidos<\/h3>\n
Por que um bom sistema de gest\u00e3o \u00e9 t\u00e3o importante?<\/h2>\n
Como fazer uma organiza\u00e7\u00e3o de documentos eficiente?<\/h2>\n
Segmente por conte\u00fado<\/h3>\n
Digitalize arquivos f\u00edsicos<\/h3>\n
Use o armazenamento em nuvem<\/h3>\n
Destine um espa\u00e7o adequado para os arquivos f\u00edsicos<\/h3>\n