Um tipo de documenta\u00e7\u00e3o que est\u00e1 entre os mais importantes de uma empresa s\u00e3o os documentos cont\u00e1beis, pois eles registram grande parte do hist\u00f3rico financeiro de uma companhia. Al\u00e9m disso, em alguns casos, devem ser armazenados pelo neg\u00f3cio caso ele n\u00e3o queira ser penalizado pelo governo.<\/p>\n
A pol\u00edtica que \u00e9 respons\u00e1vel por regular e otimizar o uso de tais informa\u00e7\u00f5es<\/a> \u00e9 a de gerenciamento de dados cont\u00e1beis. Ela deve combinar o uso de tecnologia e boas pr\u00e1ticas de seguran\u00e7a para evitar riscos e manter todos os dados \u00edntegros e seguros. Assim, a companhia poder\u00e1 manter o fluxo do setor de contabilidade em ordem e evitar problemas relacionados a vazamentos ou a perda de documentos.<\/p>\n Quer saber mais sobre como fazer a gest\u00e3o dos seus documentos cont\u00e1beis e garantir que eles se mantenham dispon\u00edveis? Ent\u00e3o continue a leitura e confira o que separamos!<\/p>\n Existem muitos documentos que uma empresa utiliza no seu dia a dia. Os da \u00e1rea cont\u00e1bil s\u00e3o fundamentais para a \u00e1rea administrativa. Afinal, eles registram as movimenta\u00e7\u00f5es financeiras da companhia, assim como o seu patrim\u00f4nio.<\/p>\n Eles n\u00e3o devem ser confundidos com os dados fiscais, que se limitam a registros de pagamentos de impostos e que s\u00e3o utilizados para processos de auditoria da Receita Federal. Ainda assim, s\u00e3o muito importantes para o gestor: com eles, \u00e9 poss\u00edvel avaliar o estado da empresa, tomar decis\u00f5es para o seu futuro e fazer o c\u00e1lculo de tributos devidos corretamente.<\/p>\n A pol\u00edtica de gest\u00e3o de documentos cont\u00e1beis \u00e9 respons\u00e1vel por organizar todos os processos, tecnologias e mecanismos utilizados para manter os dados da \u00e1rea de contabilidade de uma empresa acess\u00edveis e com a integridade preservada. Com eles, o gestor pode evitar vazamentos e facilitar o acesso a registros sempre que eles forem necess\u00e1rios. Esse tipo de pol\u00edtica tem como foco rotinas que permitam garantir que os dados tenham tr\u00eas caracter\u00edsticas:<\/p>\n Para que isso seja poss\u00edvel, tecnologias, mecanismos de controle e preven\u00e7\u00e3o de riscos s\u00e3o implementados. Em conjunto, eles tornam os dados mais confi\u00e1veis e protegidos contra fatores externos. Isso demanda um foco da empresa direcionado para os dados mais cr\u00edticos do setor, entre os quais podemos apontar:<\/p>\n Como apontamos, existem diferentes tipos de medidas que podem ser adotadas para proteger documentos cont\u00e1beis. Confiras as principais a seguir!<\/p>\n O primeiro passo para ter mais agilidade na hora de organizar os seus documentos cont\u00e1beis<\/a> \u00e9 manter os arquivos f\u00edsicos organizados. Isso facilita o descarte de dados que n\u00e3o s\u00e3o mais importantes, assim como o controle sobre o acesso a eles. Ao mesmo tempo, evita que a empresa tenha dificuldades para realizar c\u00f3pias ou gaste muito tempo verificando arquivos antigos.<\/p>\n Por isso fa\u00e7a uma organiza\u00e7\u00e3o considerando tipos, datas e demais categorias que possam ser \u00fateis para a empresa. Se poss\u00edvel, monte um sistema padronizado e que seja v\u00e1lido para toda a empresa. Assim, voc\u00ea evitar\u00e1 riscos e ter\u00e1 menos dificuldades para executar outras pr\u00e1ticas de gest\u00e3o documental.<\/p>\n No caso dos dados digitais, a segmenta\u00e7\u00e3o e a classifica\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m devem ser aplicadas. A sua \u00e1rvore de arquivos precisa seguir uma estrutura que torne o dia a dia de todos os profissionais mais simples. Por isso, pr\u00e1ticas semelhantes \u00e0quelas utilizadas para dados f\u00edsicos devem ser adotadas para os documentos digitalizados<\/a>.<\/p>\n Uma estrutura de dados bem segmentada e organizada torna mais simples e \u00e1gil o dia a dia de todos os profissionais que lidam com os documentos cont\u00e1beis. Isso vale at\u00e9 mesmo para o time de tecnologia \u2014 com os arquivos melhor organizados, backups ser\u00e3o feitos em menos tempo e com maior confiabilidade.<\/p>\n Os times devem ser capacitados para garantir que as medidas adotadas sejam capazes de entregar os resultados esperados. Por isso, n\u00e3o se esque\u00e7a de investir na capacita\u00e7\u00e3o dos seus profissionais.<\/p>\n Os treinamentos devem incluir pr\u00e1ticas que tornem os arquivos mais \u00edntegros e organizados. Al\u00e9m disso, devem ser feitas seguindo os padr\u00f5es do mercado e sempre garantindo alinhamento entre todas as pessoas. Isso envolve a comunica\u00e7\u00e3o de rotinas, como:<\/p>\n As regras de controle de acesso reduzem os riscos de vazamento. Como consequ\u00eancia, elas conseguem garantir mais confiabilidade para as informa\u00e7\u00f5es cont\u00e1beis da empresa \u2014 disseminadas, o neg\u00f3cio pode garantir que apenas as pessoas certas est\u00e3o obtendo acesso aos seus registros.<\/p>\n Por isso, fa\u00e7a um conjunto de normas para cada setor que ter\u00e1 que lidar com os arquivos de contabilidade da empresa e monte a sua pol\u00edtica de controle limitando o uso apenas ao que for necess\u00e1rio. Desse modo, se alguma conta for comprometida, por exemplo, voc\u00ea poder\u00e1 reduzir os preju\u00edzos ou os riscos de um grande vazamento ocorrer.<\/p>\n Como muitos documentos cont\u00e1beis devem ser mantidos por longos per\u00edodos, ter uma pol\u00edtica de backup de dados \u00e9 algo fundamental para qualquer empresa. Essa \u00e9 uma das medidas mais importantes para garantir a confiabilidade e a integridade das informa\u00e7\u00f5es da \u00e1rea. Afinal de contas, com ela a empresa pode evitar que falhas ou outros problemas possam comprometer a sua rotina.<\/p>\n Por isso, estruture uma pol\u00edtica de backup que seja aplic\u00e1vel aos dados f\u00edsicos e digitais. Ela deve ter como base as seguintes premissas:<\/p>\n A tecnologia pode ter um grande papel para auxiliar a empresa a ter um bom controle sobre os dados. Solu\u00e7\u00f5es de gest\u00e3o cont\u00e1bil, digitaliza\u00e7\u00e3o de arquivos e backup de registros aumentam a habilidade da empresa de se proteger. Al\u00e9m disso, ampliam o retorno sobre o investimento ao diminuir os riscos e tornar os dados mais acess\u00edveis.<\/p>\n Por isso n\u00e3o deixe de investir em tecnologias que possam facilitar a gest\u00e3o dos seus documentos cont\u00e1beis. O cloud computing<\/a> e os sistemas de gest\u00e3o integrada s\u00e3o dois exemplos que podem ser adotados pela sua empresa. Juntos, eles garantem que as outras pr\u00e1ticas listadas acima ser\u00e3o aplicadas com mais facilidade e evitar\u00e3o que a sua empresa perca os dados ap\u00f3s algum problema ocorrer.<\/p>\nPor que os processos cont\u00e1beis devem ser bem organizados?<\/h2>\n
O que \u00e9 uma pol\u00edtica de gest\u00e3o de documentos cont\u00e1beis?<\/h2>\n
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Como manter documentos cont\u00e1beis protegidos?<\/h2>\n
Organize arquivos f\u00edsicos<\/h3>\n
Segmente a sua documenta\u00e7\u00e3o digital conforme o tipo de conte\u00fado<\/h3>\n
Capacite o seu time<\/h3>\n
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Tenha regras de controle de acesso<\/h3>\n
Fa\u00e7a c\u00f3pias dos dados<\/h3>\n
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Aposte na tecnologia<\/h3>\n