{"id":958,"date":"2020-07-09T10:00:00","date_gmt":"2020-07-09T13:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=958"},"modified":"2020-07-09T10:00:00","modified_gmt":"2020-07-09T13:00:00","slug":"empresas-de-arquivo-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=958","title":{"rendered":"5 vantagens na contrata\u00e7\u00e3o de empresas de arquivo de documentos"},"content":{"rendered":"

Corpora\u00e7\u00f5es e \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos lidam com uma grande quantidade de documentos, usados para registrar procedimentos e diretrizes, e tamb\u00e9m como provas em poss\u00edveis processos<\/a> jur\u00eddicos. Para lidar com todo esse volume de informa\u00e7\u00f5es, vale a pena contar com a ajuda de empresas de arquivo de documentos.<\/p>\n

Essa necessidade se explica principalmente gra\u00e7as \u00e0 dificuldade de arquivar e armazenar os pap\u00e9is corretamente, a fim de manter sua integridade e permitir consultas posteriores.<\/p>\n

Quer saber mais sobre o assunto? Conhe\u00e7a ent\u00e3o 6 <\/strong>vantagens da contrata\u00e7\u00e3o dessas empresas.<\/p>\n

1. Manuten\u00e7\u00e3o da integridade<\/h2>\n

Embora algumas corpora\u00e7\u00f5es contem com um espa\u00e7o reservado apenas para arquivo, nem sempre os documentos s\u00e3o acondicionados da maneira correta. Exposi\u00e7\u00e3o \u00e0 luz, contato com objetos de metal como grampos, e a presen\u00e7a de insetos e roedores danificam os pap\u00e9is, o que faz informa\u00e7\u00f5es importantes se perderem.<\/p>\n

Com uma empresa especializada em guarda de documentos, o armazenamento \u00e9 feito para preservar totalmente os originais, nas condi\u00e7\u00f5es adequadas.<\/p>\n

2. Rapidez na localiza\u00e7\u00e3o<\/h2>\n

Por mais organizado que seja o arquivo, encontrar um documento espec\u00edfico pode dar um baita trabalho. Isso faz as equipes desperdi\u00e7arem muito tempo, o que impacta a produtividade.<\/p>\n

Com uma estrutura voltada para esse fim, os pap\u00e9is s\u00e3o encontrados rapidamente, j\u00e1 que h\u00e1 um sistema pensado para que a cataloga\u00e7\u00e3o tenha foco na usabilidade.<\/p>\n

3. Seguran\u00e7a das informa\u00e7\u00f5es<\/h2>\n

Pap\u00e9is podem ser facilmente extraviados<\/a> sem que haja uma percep\u00e7\u00e3o imediata. Ou seja, um documento pode ser retirado da empresa e s\u00f3 ser\u00e1 notado quando essa refer\u00eancia for necess\u00e1ria novamente.<\/p>\n

Por meio de um arquivamento especializado, h\u00e1 um controle muito maior do acesso e retirada das informa\u00e7\u00f5es importantes. Assim, \u00e9 poss\u00edvel acompanhar quem teve acesso aos dados e proteger os dados sens\u00edveis corporativos.<\/p>\n

4. Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/h2>\n

A guarda de documentos pede um espa\u00e7o reservado apenas para isso, o que gera custos para a organiza\u00e7\u00e3o e nem sempre traz o resultado esperado. Com a empresa especializada, essa verba ser\u00e1 melhor empregada, sem a necessidade do uso de um local \u00fanico para a guarda dos documentos.<\/p>\n

Ao liberar a sala dos pap\u00e9is f\u00edsicos, \u00e9 poss\u00edvel instituir um novo departamento ou local espa\u00e7os menores para instituir a corpora\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

5. Digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/h2>\n

Muitos registros devem ser mantidos em sua vers\u00e3o original, por\u00e9m o contato direto com esses pap\u00e9is pode prejudicar sua integridade. Por isso, vale a pena digitalizar esses dados, com o uso dessas vers\u00f5es para a consulta.<\/p>\n

As vers\u00f5es f\u00edsicas podem ser arquivadas no local apropriado, protegidas de roubos e do contato de agentes externos.<\/p>\n

6. Privacidade dos dados<\/h2>\n

A empresa de guarda de documentos garante a privacidade das informa\u00e7\u00f5es corporativas. H\u00e1 um cuidado extremo dos profissionais para o controle do acesso aos dados, e o manuseio \u00e9 apenas autorizado a pessoas credenciadas.<\/p>\n

Para aproveitar todas essas 6 vantagens, \u00e9 importante contar com empresas de arquivo de documentos eficiente e capaz de trazer um potencial competitivo para o neg\u00f3cio. Procure refer\u00eancias que tenham uma boa expertise na \u00e1rea e ofere\u00e7am toda a organiza\u00e7\u00e3o<\/a> e aten\u00e7\u00e3o que os documentos corporativos exigem.<\/p>\n

Que tal conhecer os servi\u00e7os da SOS Docs? Entre em contato conosco<\/a> e saiba como podemos ajudar!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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