Voc\u00ea conhece os diferentes tipos de guarda de documentos e de qual a sua empresa precisa? Uma das maiores dores das organiza\u00e7\u00f5es atuais \u00e9 encontrar a maneira correta de arquivar os dados importantes. Mesmo com a digitaliza\u00e7\u00e3o, h\u00e1 dificuldades para entender como os documentos devem ser armazenados, por quanto tempo e quais os procedimentos corretos para isso.<\/p>\n
Neste post, vamos apresentar os diferentes m\u00e9todos de guarda para que voc\u00ea conhe\u00e7a um pouco mais sobre o assunto. Fique conosco at\u00e9 o final!<\/p>\n
O armazenamento de registros \u00e9 importante para a manuten\u00e7\u00e3o da conformidade<\/a> legal da empresa, a fim de que ocorra a comprova\u00e7\u00e3o em diversas situa\u00e7\u00f5es, seja para o fisco, seja durante processos trabalhistas, por exemplo.<\/p>\n Por\u00e9m, esses pap\u00e9is devem ser mantidos por longos per\u00edodos, que podem ir de alguns meses at\u00e9 5 anos.<\/p>\n Se j\u00e1 \u00e9 dif\u00edcil entendermos qual o procedimento correto para comprovantes da vida pessoal, imagine em uma situa\u00e7\u00e3o corporativa? S\u00e3o recibos de pagamento, contratos de trabalho e de clientes, registros cont\u00e1beis<\/a>, entre outros.<\/p>\n N\u00e3o basta armazenar da maneira certa, tamb\u00e9m \u00e9 necess\u00e1rio saber gerir esses documentos para que eles sejam encontrados com facilidade, al\u00e9m de prover um espa\u00e7o que ofere\u00e7a as condi\u00e7\u00f5es adequadas para isso.<\/p>\n Apresentamos aqui alguns dos modelos mais comuns de armazenamento, aplicados a diferentes registros e refer\u00eancias.<\/p>\n A guarda de documentos<\/a> em papel \u00e9 uma das principais demandas, tanto para \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos como privados. Todas as empresas possuem arquivos importantes, os quais devem ser armazenados de acordo com normas t\u00e9cnicas para que sejam preservados em sua integridade, e possam ser usados como fontes de consulta.<\/p>\n O grande problema \u00e9 que boa parte das corpora\u00e7\u00f5es fazem esse armazenamento de maneira prec\u00e1ria, em arquivos de ferro ou salas sem a infraestrutura e a cataloga\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria.<\/p>\n As informa\u00e7\u00f5es n\u00e3o s\u00e3o apenas armazenadas em papel. Empresas tamb\u00e9m possuem dados sens\u00edveis armazenados em diversas m\u00eddias, como CDs, DVDs, microfilmes, e outros dispositivos que precisam ser guardados com o devido cuidado para preservar os documentos e garantir sua integridade quando eles forem acessados, mesmo depois de muito tempo.<\/p>\n Sem os procedimentos apropriados, esses dispositivos podem ser riscados ou danificados, perdendo as propriedades de leitura.<\/p>\n A guarda de acervo laboratorial trata do armazenamento de exames e amostras, que exigem cuidado redobrado para manter suas caracter\u00edsticas.<\/p>\nQuais s\u00e3o os tipos de guarda de documentos?<\/h2>\n
1.Documentos em papel<\/h3>\n
2. M\u00eddias<\/h3>\n
3. Acervo laboratorial<\/h3>\n