O tratamento de documentos \u00e9 parte de um trabalho de gest\u00e3o cuidadoso e bem feito. Basta pensar em pastas e pap\u00e9is apenas acumulados, sem a preserva\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria e, nem mesmo, a indica\u00e7\u00e3o do conte\u00fado daqueles registros. Com essa imagem em mente, fica f\u00e1cil perceber por que o tratamento \u00e9 t\u00e3o importante.<\/p>\n
Essa etapa \u00e9 essencial para manter a integridade dos registros e favorecer a localiza\u00e7\u00e3o posterior, al\u00e9m de gerar outros pontos positivos.<\/p>\n
Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe este post at\u00e9 o final!<\/p>\n
Podemos definir o tratamento de documentos como o conjunto de procedimentos que envolve a prepara\u00e7\u00e3o dos itens para o armazenamento e gest\u00e3o. Pode ser dividido em 4 etapas: avalia\u00e7\u00e3o, classifica\u00e7\u00e3o, descri\u00e7\u00e3o e indexa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
Esse processo \u00e9 essencial para que a gest\u00e3o seja eficiente e ofere\u00e7a benef\u00edcios como a redu\u00e7\u00e3o de custos, a otimiza\u00e7\u00e3o do acesso aos registros e o armazenamento correto, reduzindo ou eliminando a perda de informa\u00e7\u00f5es importantes<\/a>.<\/p>\n Conhe\u00e7a cada etapa desse trabalho e como ele impacta na qualidade da guarda de registros.<\/a><\/p>\n A primeira etapa de um processo de tratamento documental \u00e9 a avalia\u00e7\u00e3o. Nessa primeira fase, s\u00e3o identificadas as condi\u00e7\u00f5es dos registros e como eles ser\u00e3o arquivados, a partir da an\u00e1lise do tipo de documento, seu estado de preserva\u00e7\u00e3o e qual armazenamento \u00e9 o mais indicado para cada m\u00eddia.<\/p>\n Tamb\u00e9m \u00e9 feita a higieniza\u00e7\u00e3o do registro e a retirada de elementos que possam prejudicar sua integridade, como clipes de metal, por exemplo.<\/p>\n Al\u00e9m disso, durante a avalia\u00e7\u00e3o s\u00e3o identificados os prazos de guarda e de elimina\u00e7\u00e3o do documento. Essas informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o importantes para que a gest\u00e3o seja eficiente, diminuindo o ac\u00famulo de pap\u00e9is desnecess\u00e1rios.<\/p>\n Com o documento pronto para ser armazenado, \u00e9 o momento de identificar em qual categoria se encaixa. Essa separa\u00e7\u00e3o \u00e9 feita de acordo com as caracter\u00edsticas do registro: esp\u00e9cie, g\u00eanero, natureza, formato, tipologia, forma etc.<\/p>\n Durante a classifica\u00e7\u00e3o s\u00e3o atribu\u00eddos c\u00f3digos que ajudar\u00e3o a identificar o registro, de acordo com o assunto tratado. Essa classifica\u00e7\u00e3o \u00e9 importante para a localiza\u00e7\u00e3o futura do documento, al\u00e9m de identificar as condi\u00e7\u00f5es para que ao arquivamento seja feito da maneira correta.<\/p>\n Ap\u00f3s a avalia\u00e7\u00e3o e a classifica\u00e7\u00e3o do documento, \u00e9 preciso elaborar o acesso futuro \u00e0s informa\u00e7\u00f5es ali registradas e como ser\u00e3o aplicados os instrumentos de pesquisa. Para isso, \u00e9 preciso conhecer o conte\u00fado do registro. Esses instrumentos de pesquisa s\u00e3o classificados, de acordo com o Dicion\u00e1rio Brasileiro de Terminologia Arquiv\u00edstica<\/a>, como: <\/p>\n A indexa\u00e7\u00e3o pode ser definida como a atribui\u00e7\u00e3o de \u00edndices aos documentos, organizando-os<\/a> de forma inteligente para que sejam localizados com facilidade.<\/p>\n Ap\u00f3s a indexa\u00e7\u00e3o, ao buscar por uma palavra-chave no campo de busca, \u00e9 poss\u00edvel encontrar o documento necess\u00e1rio em pouco tempo.<\/p>\n Essa \u00e9 uma das principais finalidades de uma gest\u00e3o documental eficiente: permitir que determinados registros sejam identificados e consultados rapidamente sempre que houver necessidade.<\/p>\n A partir da descri\u00e7\u00e3o de todo o processo de tratamento de documentos, fica f\u00e1cil entender por que esse trabalho faz tanta diferen\u00e7a na qualidade da gest\u00e3o e guarda de arquivos. Sem esse cuidado, dificilmente a empresa alcan\u00e7ar\u00e1 o objetivo ao contratar esse servi\u00e7o, que \u00e9 preservar e localizar rapidamente os arquivos.<\/p>\nComo \u00e9 feito o tratamento documental<\/h2>\n
Avalia\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
Classifica\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
Descri\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
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Indexa\u00e7\u00e3o<\/h3>\n