Voc\u00ea j\u00e1 ouviu falar na tabela de temporalidade de documentos? \u00c9 uma ferramenta importante quando a quest\u00e3o \u00e9 a guarda documental, e deve ser aplicada como norma para a preserva\u00e7\u00e3o adequada dos arquivos da empresa.<\/p>\n\n\n\n
Essa tabela abrange diversos pontos importantes e funciona como par\u00e2metro para uma gest\u00e3o de arquivos<\/a> correta.<\/p>\n\n\n\n Leia este artigo para entender melhor o assunto!<\/p>\n\n\n\n A tabela de temporalidade \u00e9 aprovada por unidades competentes e determina os prazos e as condi\u00e7\u00f5es para a guarda de documentos, considerando a transfer\u00eancia, o recolhimento e a elimina\u00e7\u00e3o<\/a> desses registros.<\/p>\n\n\n\n Em outras palavras, essa normativa determina o prazo de exist\u00eancia de um documento e como deve ser feito o descarte ap\u00f3s o per\u00edodo. Essa pr\u00e1tica \u00e9 extremamente importante para evitar o ac\u00famulo de pap\u00e9is que j\u00e1 perderam a validade, n\u00e3o t\u00eam valor jur\u00eddico e nem mesmo servem para consultas.<\/p>\n\n\n\n A tabela de temporalidade determina o ciclo de vida, a frequ\u00eancia de uso, o prazo de guarda e a destina\u00e7\u00e3o final do documento, de acordo com sua fun\u00e7\u00e3o e a necessidade de cada neg\u00f3cio. Entenda melhor cada um desses termos, a seguir.<\/p>\n\n\n\n Avalia a fase (idade) do documento, que pode ser corrente, intermedi\u00e1ria ou permanente.<\/p>\n\n\n\n Os de primeira idade, ou correntes, ainda est\u00e3o vigentes e s\u00e3o consultados com frequ\u00eancia. Os de segunda idade, ou intermedi\u00e1rios, j\u00e1 encerraram a vig\u00eancia e aguardam os per\u00edodos de prescri\u00e7\u00e3o ou encerramento do prazo de guarda para que possam ser descartados.<\/p>\n\n\n\n Os documentos de terceira idade, tamb\u00e9m conhecidos como permanentes, t\u00eam valor informativo, hist\u00f3rico-cultural ou probat\u00f3rio, e devem ser armazenados mesmo ap\u00f3s o per\u00edodo de vig\u00eancia administrativa.<\/p>\n\n\n\n Como o pr\u00f3prio nome indica, a frequ\u00eancia de uso determina a regularidade de consulta ao documento.<\/p>\n\n\n\n Documentos de frequ\u00eancia alta s\u00e3o frequentemente consultados gra\u00e7as ao seu uso administrativo ou jur\u00eddico. Os de frequ\u00eancia m\u00e9dia sofrem consultas ocasionais, e os de frequ\u00eancia baixa s\u00e3o raramente ou n\u00e3o s\u00e3o consultados, mas ainda devem ser preservados.<\/p>\n\n\n\n Determina o per\u00edodo em que o documento deve ser mantido, e varia de acordo com a natureza e utiliza\u00e7\u00e3o desses registros. De maneira geral, os prazos de guarda s\u00e3o definidos por lei ou norma<\/p>\n\n\n\n Indica o que deve ser feito com o documento ap\u00f3s o prazo de vig\u00eancia, seja o descarte (que deve ser realizado da maneira correta), seja a guarda permanente.<\/p>\n\n\n\n Os documentos s\u00e3o fontes importantes de informa\u00e7\u00e3o e t\u00eam grande valor jur\u00eddico e administrativo, sendo assim comprovantes da situa\u00e7\u00e3o da empresa e do cumprimento das normas.<\/p>\n\n\n\n Por isso, \u00e9 essencial manter aten\u00e7\u00e3o aos prazos e ao ciclo de vida dos registros. A conformidade em rela\u00e7\u00e3o \u00e0s regras ajuda a organiza\u00e7\u00e3o a se precaver contra processos jur\u00eddicos, tendo os documentos como prova. Al\u00e9m disso, esses pap\u00e9is podem ser exigidos em fiscaliza\u00e7\u00f5es e outros procedimentos administrativos.<\/p>\n\n\n\n A tabela de temporalidade de documentos deve ser a base de um processo de guarda e gest\u00e3o bem feita dos registros de uma empresa. Apenas com o seguimento das normas ali estabelecidas \u00e9 poss\u00edvel manter o compliance da corpora\u00e7\u00e3o<\/a>.<\/p>\n\n\n\nO que \u00e9 tabela de temporalidade de documentos?<\/h2>\n\n\n\n
Como se aplica na guarda de documentos?<\/h2>\n\n\n\n
Ciclo de vida<\/h3>\n\n\n\n
Frequ\u00eancia de uso<\/h3>\n\n\n\n
Prazo de guarda<\/h3>\n\n\n\n
Destina\u00e7\u00e3o final<\/h3>\n\n\n\n
Qual a import\u00e2ncia da adapta\u00e7\u00e3o aos prazos de documentos?<\/h2>\n\n\n\n