{"id":978,"date":"2020-09-10T10:00:00","date_gmt":"2020-09-10T13:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=978"},"modified":"2020-09-10T10:00:00","modified_gmt":"2020-09-10T13:00:00","slug":"organizacao-de-documentos-digitais","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/?p=978","title":{"rendered":"5 dicas para a organiza\u00e7\u00e3o de documentos digitais"},"content":{"rendered":"

A organiza\u00e7\u00e3o de documentos digitais<\/a> \u00e9 algo que deve fazer parte do dia a dia de qualquer empresa. Conforme a transforma\u00e7\u00e3o digital avan\u00e7a, essa rotina ganha mais destaque no ambiente corporativo. Afinal, ter registros bem gerenciados \u00e9 um passo b\u00e1sico para manter um fluxo de trabalho de qualidade.<\/p>\n

Organizar dados tamb\u00e9m ajuda o neg\u00f3cio a extrair mais valor de cada item. Al\u00e9m disso, aumenta a produtividade da equipe com buscas de informa\u00e7\u00f5es mais r\u00e1pidas. Mas para ter sucesso, esse tipo de atividade deve ser feita com cuidado.<\/p>\n

Quer saber quais s\u00e3o? Ent\u00e3o confira no texto a seguir as melhores estrat\u00e9gias para organiza\u00e7\u00e3o de documentos digitais!<\/p>\n

1. Limpar pastas tempor\u00e1rias<\/h2>\n

A limpeza de arquivos tempor\u00e1rios ajuda a manter somente os dados que s\u00e3o importantes dentro dos seus sistemas de armazenamento. Como consequ\u00eancia, haver\u00e1 uma redu\u00e7\u00e3o no tempo necess\u00e1rio para organizar e encontrar registros.<\/p>\n

Por isso n\u00e3o deixe de executar a remo\u00e7\u00e3o regular de arquivos que n\u00e3o s\u00e3o mais \u00fateis e podem ser apagados. Assim, encontrar o que \u00e9 necess\u00e1rio ser\u00e1 muito mais simples.<\/p>\n

2. Definir nomes dos arquivos de modo inteligente<\/h2>\n

Com uma estrutura de nomes padronizada, ser\u00e1 muito mais f\u00e1cil encontrar dados no futuro e utiliz\u00e1-los da forma correta. Portanto, \u00e9 importante que as equipes mantenham uma organiza\u00e7\u00e3o bem estruturada.<\/p>\n

A defini\u00e7\u00e3o de nomes de arquivos e pastas deve ser objetiva e clara. \u00c9 importante, ali\u00e1s, evitar dados com nomes duplicados: isso reduz a dificuldade para encontrar o registro correto em momentos de alta demanda.<\/p>\n

3. Fazer c\u00f3pias de seguran\u00e7a<\/h2>\n

Uma pol\u00edtica de backup de dados \u00e9 crucial para reduzir os riscos de perder dados. Ela deve considerar o perfil do neg\u00f3cio e o tipo de cada arquivo.<\/p>\n

O importante \u00e9 que as c\u00f3pias sejam feitas em mais de um local. Tamb\u00e9m devem ser realizados testes de integridade e implementadas normas de acesso. Isso garante que os registros estar\u00e3o acess\u00edveis quando necess\u00e1rio.<\/p>\n

4. Utilizar a tecnologia<\/h2>\n

Solu\u00e7\u00f5es de TI podem ajudar a empresa a otimizar a organiza\u00e7\u00e3o e o monitoramento do uso dos dados. Existem aplicativos que facilitam o compartilhamento de registros com seguran\u00e7a. H\u00e1 tamb\u00e9m tecnologias voltadas para o controle do acesso a dados.<\/p>\n

O apoio da TI tamb\u00e9m ajuda na gest\u00e3o de dados f\u00edsicos. Eles podem ser escaneados e acessados digitalmente. Dessa maneira, a empresa mant\u00e9m a sua habilidade de utilizar registros de forma ampla e segura.<\/p>\n

5. Ter regras de seguran\u00e7a<\/h2>\n

Normas de controle de acesso e compliance<\/a> evitam vazamentos de dados e d\u00e3o mais confiabilidade para os registros. Por isso elas devem ser utilizadas sempre. Bem formuladas, a empresa consegue manter as suas opera\u00e7\u00f5es funcionais sem lidar com brechas de seguran\u00e7a.<\/p>\n

Dados corporativos de boa qualidade s\u00e3o a base para uma boa tomada de decis\u00f5es e a otimiza\u00e7\u00e3o do planejamento. Justamente por isso o neg\u00f3cio precisa estar atento ao modo como organiza as suas informa\u00e7\u00f5es<\/a>: erros nessa \u00e1rea podem prejudicar a habilidade de escolher os caminhos certos e ainda pode colocar a companhia exposta a multas.<\/p>\n

Portanto, sempre busque os caminhos adequados para executar a organiza\u00e7\u00e3o de documentos digitais do seu neg\u00f3cio. Fa\u00e7a ajustes conforme as melhores pr\u00e1ticas do mercado. Isso permitir\u00e1 que a empresa sempre fa\u00e7a o melhor uso poss\u00edvel dos seus registros internos.<\/p>\n

Gostou desse post e quer saber mais sobre como otimizar o dia a dia do seu neg\u00f3cio? Ent\u00e3o assine j\u00e1 a newsletter do blog!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

A organiza\u00e7\u00e3o de documentos digitais \u00e9 algo que deve fazer parte do dia a dia de qualquer empresa. Conforme a transforma\u00e7\u00e3o digital avan\u00e7a, essa rotina ganha mais destaque no ambiente corporativo. Afinal, ter registros bem gerenciados \u00e9 um passo b\u00e1sico para manter um fluxo de trabalho de qualidade. Organizar dados tamb\u00e9m ajuda o neg\u00f3cio a […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1894,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[11],"tags":[],"class_list":["post-978","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-guarda"],"_links":{"self":[{"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/978","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=978"}],"version-history":[{"count":0,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/978\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/media\/1894"}],"wp:attachment":[{"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=978"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=978"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"http:\/\/blog.sosdocs.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=978"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}