BPM – Business Process Management: saiba o que é quais os benefícios

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A busca incessante por eficiência exige que as empresas estejam sempre em transformação. A sobrevivência no mercado depende da capacidade de visualizar novas demandas e encontrar métodos inovadores para alocação de recursos e otimização do desempenho no dia a dia. Entre as diversas maneiras de conduzir esses esforços, destaca-se o BPM — Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio.

A proposta deste artigo é apresentar a você uma visão geral sobre o BPM. Além de compreender como ele funciona e quais os seus objetivos dentro de uma organização, você descobrirá os benefícios que sua implementação pode trazer ao longo do tempo e as etapas para a aplicação desse conceito no seu negócio. Confira!

O que é o BPM?

O BPM é o desenvolvimento das capacidades de uma organização para aperfeiçoar seu desempenho a partir do ganho de agilidade operacional. O objetivo principal é evitar que a empresa perca eficiência e desperdice recursos em tarefas mal executadas.

É necessário conhecer profundamente todos os processos executados para saber que tipo de melhorias implementar. Um dos principais diferenciais do BPM em relação a outros métodos de gerenciamento é que sua aplicação sempre tem foco nas pessoas, integrando a estratégia da organização com as necessidades dos clientes.

Muitas vezes, a implantação do BPM depende de uma transformação na cultura organizacional, ou seja, nos valores e práticas predominantes na empresa e que determinam os padrões de comportamento e pensamento dos colaboradores nas mais diversas situações. A cultura faz com que toda a equipe, incluindo os líderes, tenha uma forma particular de direcionar o andamento das tarefas.

Se esse direcionamento não estiver de acordo com o que exigem as boas práticas de BPM, é necessário desenvolver uma cultura voltada aos processos. Nesse caso, as alterações podem alcançar até mesmo as estruturas organizacionais, visto que as organizações costumam dividir seus processos em vários setores e o BPM depende de que cada processo seja compreendido de ponta a ponta.

Para chegar aos melhores resultados, todos os departamentos precisam estar perfeitamente integrados e prontos para atuar de forma colaborativa na otimização de processos. Esse direcionamento permitirá uma visão holística das funções do negócio e isso significa que ficará mais fácil determinar os fluxos a serem melhorados e a maneira como cada setor participa deles.

Quais são os principais benefícios do BPM para as empresas?

A aplicação do BPM deve ser contínua e os resultados precisam ser medidos periodicamente para garantir melhorias significativas no longo prazo. Quando bem implementadas, suas práticas tendem a trazer uma série de vantagens para a organização.

Melhoria no controle administrativo

A exigência de que todos os colaboradores estejam cientes do funcionamento e dos objetivos de cada processo permite que eles executem suas atividades com mais qualidade e tende a melhorar a comunicação interna. Cada setor passa a ter consciência dos impactos que sua atividade tem sobre os demais, criando uma cultura de empatia. 

Além de garantir mais transparência e facilitar a gestão da informação, o BPM também aprimora o controle sobre os indicadores de desempenho, facilitando avaliações em relação à performance. Com indicadores adequados às características dos setores e das tarefas executadas, torna-se mais fácil identificar dificuldades e criar planos de ação para minimizá-las ou eliminá-las.

Aumento de produtividade

Ao eliminar os obstáculos que travam o fluxo de trabalho, as equipes certamente se tornarão mais produtivas. Algo essencial para atingir esse objetivo é o estabelecimento de processos padronizados, os quais devem ser compreendidos e reconhecidos por todos que estão integrados a eles.

É fundamental ter em mente a importância de executar as tarefas corretamente logo na primeira vez e evitar desperdício de tempo e recursos com retrabalho.

Otimização e automatização de processos

Um elemento importante na implantação de um ciclo de melhoria contínua é a adoção de tecnologias capazes de automatizar tarefas repetitivas. Além de proporcionar agilidade e precisão, a transformação digital permite que os colaboradores invistam seu tempo em atividades mais relevantes para o negócio. 

Redução de custos

Evidentemente, a consequência do que abordamos nos tópicos anteriores é a redução de custos operacionais. Conforme os processos se tornam mais eficientes e os resultados melhoram, a tendência é que se desenvolvam várias vantagens competitivas capazes de elevar o patamar da organização no mercado. Surge a possibilidade de oferecer produtos e serviços melhores e com valores mais acessíveis. 

Como implementar o BPM na sua empresa?

A implantação do BPM na sua empresa depende da coleta e análise de um grande volume de informações. Elas são essenciais para identificar as necessidades do negócio e encontrar soluções adequadas. Veja com fazer isso passo a passo!

Mapeie

A primeira etapa é o mapeamento dos processos organizacionais, um momento que precisa da colaboração de todos os colaboradores. Ninguém conhece melhor as causas de falhas recorrentes do que as pessoas que participam ativamente das tarefas. 

Portanto, a ideia é incentivar o compartilhamento das experiências acumuladas no dia a dia e, a partir dos dados coletados, descobrir os elementos que afetam o desempenho geral.

Revise

Com as informações em mãos, é hora de transformar os processos problemáticos. Eles precisam ser revisados em busca de um desenho que se adapte às especificidades dos setores envolvidos, elimine erros antigos e aperfeiçoe a organização do ambiente de trabalho.

Implemente

Esse é o momento para colocar em prática as alterações planejadas na etapa anterior. É interessante contar com ferramentas de gestão de projetos para dar todo o suporte necessário e garantir que o ritmo das transformações não afete negativamente o desempenho geral. 

Monitore

O trabalho segue mesmo depois da implementação dos novos processos, pois é necessário medir os resultados. Monitore o desempenho e estabeleça comparações ao longo do tempo para verificar se realmente houve melhoria ou é preciso fazer algum ajuste. É aqui que a escolha dos indicadores corretos faz a diferença.

Vale destacar a importância de contar com profissionais experientes para ajudá-lo na implementação do BPM. Uma empresa especializada pode mapear as necessidades do seu negócio e desenvolver soluções personalizadas, incluindo o uso de softwares especializados para gestão de documentos.

Gostou do artigo? Aproveite para deixar seu comentário com relatos das suas experiências, dúvidas sobre a implementação do BPM e sugestões para enriquecer ainda mais nosso conteúdo! 

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