Com o crescimento espantoso da concorrência na esfera jurídica, advogados e administradores fazem o possível para criar diferenciais e elevar a produtividade de suas tarefas. Para isso, muitas empresas e escritórios investem em tecnologia e em estratégias de controle de processos judiciais.
Embora o conhecimento jurídico seja um requisito indispensável — como a adequação às obrigações legais para evitar embargos e prejuízos —, ele sozinho é insuficiente para sobreviver ao cenário competitivo atual. Ou seja, compreender a lei e a jurisprudência não é garantia de cativar o cliente e elevar o volume de processos.
É necessário responder rapidamente às demandas dos usuários, respeitar prazos e cobrar honorários modestos. Isso só é possível quando existe um gerenciamento judicial competente.
Ficou interessado? Então, continue lendo este conteúdo para conhecer as melhores práticas para otimizar a rotina do seu departamento ou escritório.
A importância do controle de processos judiciais
Fazer o controle dos processos jurídicos não é uma opção para os advogados e sim uma obrigação, pois todos os atos processuais precisam ser realizados dentro do prazo, em geral, peremptórios.
Isso significa que os atos devem ser cumpridos no período estipulado para não prejudicar as partes envolvidas (cliente e advogado). Sem contar que as informações dos diferentes processos podem se misturar, comprometendo o fluxo de trabalho e aumentado as chances de surgirem falhas grotescas. Por isso a importância de registrar todo o ocorrido.
Além disso, como tudo é movido a prazos, é preciso implantar um controle das movimentações processuais. Nesse caso, assim que uma intimação é publicada, você saberá da necessidade de se fazer a carga dos autos.
Dessa forma, a gestão dos prazos judiciais deve ser compatível como cumprimento de eventos e tarefas do advogado. Em razão disso, é importante organizar as funções e acompanhar o seu cumprimento para que possíveis imprevistos possam ser resolvidos a tempo, sem prejudicar o andamento do processo e o cliente.
É claro que toda essa rotina pode ser desafiadora, mas, nos tópicos seguintes, será apresentado como um sistema de gestão para escritórios de advocacia pode descomplicar o fluxo de trabalho como um todo.
A utilização de um software jurídico
A tecnologia na área jurídica veio para gerar mais produtividade, dinamismo e segurança. Isso é possível graças ao uso de softwares jurídicos, que são ferramentas usadas por advogados, juízes, promotores e outros.
Essa solução foi criada para simplificar a rotina do profissional de direito, pois diminui a carga de trabalho manual e mental, fazendo com que o tempo livre seja consumido na formação de argumentos, considerações, investigações e negociações.
Funcionalidades e benefícios que um software jurídico pode trazer
Veja o que um programa jurídico pode fazer pelo seu negócio.
Controle de tarefas
Certamente, um dos maiores desafios na gestão do escritório de advocacia é garantir um controle de agenda eficiente. No que se refere às audiências e aos prazos processuais, os equívocos trazem enormes prejuízos para a clientela e para os profissionais, que podem ser lesados pelas falhas causadas.
Como é necessário alinhar a rotina com atendimentos aos clientes, reuniões e outras ocupações, uma agenda digital pode trazer maior praticidade. Nela, é possível registrar os serviços e definir notificações de urgências. Sem contar que também você pode acessar esses dados de forma remota (em qualquer lugar), a fim de garantir que nenhum compromisso seja esquecido.
Sem contar que esses sistemas liberam a criação de usuários únicos para cada integrante do time. Isso otimiza a comunicação interna entre advogados e colaborador, e permite que o administrador faça o controle de processos judiciais de todos os envolvidos.
Organização de processos
Com o apoio de um software jurídico, é possível cadastrar clientes e conectar processos, com filtros de busca específicos para localizar as informações sempre que for preciso. Ademais, existem programas que fazem o acompanhamento processual, que modifica os processos de acordo com as atualizações lançadas nas páginas dos tribunais.
Integração dos dados
Isso mesmo! Não é necessário lidar com vários arquivos e pastas distintas para realizar todas as obrigações administrativas, pois elas são acessadas no mesmo local.
Vale citar que a gestão do escritório não abrange somente o atendimento ao cliente e o controle de processos. Você também deve gerenciar as finanças, especialmente no tocante aos contratos de honorários, e usufruir de uma ferramenta de qualidade para observar a evolução do negócio.
Aqui, o software jurídico é fundamental, porque faz a inclusão de todos os dados einformações. Por exemplo, você consegue unificar registros relacionados aos clientes e aos seus respectivos processos, além de monitorar os pagamentos feitos para encontrar eventuais pendências. Além disso, ele pode gerar relatórios detalhados para ajudar na definição de estratégias e tomadas de decisões.
Melhora no atendimento
Mesmo após entrar com as ações judiciais, o contato com os clientes permanecem constantes para solicitar novas documentações, apresentar o status do caso solicitado pela parte ou acertar detalhes de audiências.
Graças à centralização de registros no software, fica mais fácil encontrar o que é preciso. Assim, você consegue agilizar esse tipo de suporte e diminuir o tempo de espera da clientela. Isso gera credibilidade e transparência, o que é um excelente diferencial competitivo.
Mobilidade
No dia a dia de um advogado, é normal ter que sair do escritório ou departamento e, mesmo distante, ter de acessar informações sobre as partes envolvidas e fazer o controle de processos judiciais. Com apoio de um programa jurídico, isso será bastante prático.
Nesse caso, como o acesso é pela web, você terá toda a mobilidade na palma da sua mão, tornando possível acessar a plataforma de qualquer lugar, com smartphone, notebook ou tablet.
Além disso, a segurança dos dados é garantida, pois os arquivos são criptografados e os backups são frequentes, evitando a perda de registros e a invasão de terceiros.
Redução de custos e de tempo
Uma das adversidades dos escritórios de advocacia (e de outros segmentos) éarmazenar as documentações, processos e informes sobre cada um dos seus casos. Após alguns anos de existência, esses materiais acumulam muito.
Uma forma de solucionar esse problema é fazendo o armazenamento digital por meio de um sistema especializado. Com ele, é possíveldigitalizar todos os documentos e guardá-los no PC e no servidor, o que simplifica a organização de arquivos e poupa espaço físico.
Por exemplo, em vez de desperdiçar horas em uma sala procurando por um processo de três ou quatro anos atrás, você pode encontrar o mesmo conteúdo com somente alguns cliques em poucos segundos nanuvem.
Com as práticas de controle de processos judiciais mencionadas acima, você certamente fará uma gestão mais eficiente na sua rotina e no seu escritório/departamento.
Uma boa sugestão é contar com serviços detratamento, armazenagem e/ou digitalização de documentos. Nesse caso, a SOS Docs pode fazer tudo isso e muito mais por você. Com o nosso apoio, você elimina custos em relação à armazenagem física de arquivos, sendo que consegue encontrá-los facilmente por meio do nosso Software Doc Z, customizado com a logo da sua empresa.
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