Acúmulo desordenado de documentos e perda de papéis com frequência são cenários, infelizmente, comuns em empresas com acervos de arquivos pouco organizados, que, ao final, podem ser sinônimos de grandes prejuízos. Por isso, a contratação de uma gestão de documentos terceirizada é capaz de eliminar problemáticas do gênero.
Afinal, esses serviços gerenciais incluem o ordenamento e preservação de todos os dados corporativos com o apoio de profissionais especializados na aplicação de técnicas de higienização, organização empresarial e preparação para descarte.
Além disso, a depender da empresa contratada, a terceirização também engloba a opção de armazenamento em áreas externas às companhias, de digitalização dos arquivos e do uso de softwares específicos de controle.
Quer conhecer melhor quais são as principais vantagens de se obter uma gestão de documentos terceirizada nas empresas? Então, continue a leitura deste post!
Redução de custos
Os maiores desafios arcados por gestores em empresas com acervos físicos próprios são os riscos de deterioração ou perda de documentos — tão recorrentes, quando inexistem procedimentos internos de vistoria e de checagem arquivística. Sem esquecer-se dos altos custos envolvidos na manutenção dos acervos, que superam os gastos com a contratação de empresas terceirizadas.
Isso porque, além do aluguel pertinente à locação dos espaços físicos para armazenamento, é indispensável o suporte de colaboradores incumbidos na organização e posterior localização desses documentos, caso venham a ser requisitados pelos demais setores das empresas.
Em razão disso, as despesas de natureza trabalhista incorporadas aos faturamentos empresariais, muitas vezes, extrapolam os valores inicialmente planejados nas folhas de pagamento.
Afinal, a depender do tamanho dos acervos internos, será preciso um tempo maior de disponibilidade dos funcionários, aumentando-se, ainda mais, os gastos com horas extras e reflexos salariais.
Maior eficiência produtiva dos fluxos de trabalho
Geralmente, logo que contratada uma empresa especializada em gestão documental, é realizado o mapeamento dos processos internos de trabalho com o objetivo de que sejam identificadas barreiras na forma como a circulação dos documentos ocorre dentro das empresas.
Para isso, a SOS Docs, por exemplo, oferece total assistência também nessa primeira fase de contato com seus clientes, por meio da disponibilidade de arquivistas altamente capacitados e munidos com certificações reconhecidas internacionalmente, como CDIA+ e AIIM ECM specialist.
Dessa forma, todo o fluxo de trabalho consegue ser traçado e minuciosamente analisado para que as propostas mais efetivas de resolução sejam elaboradas e aplicadas pelos especialistas. Assim, gargalos e falhas presentes nesses fluxos são sistematicamente eliminados.
Em pouco tempo, resultados são percebidos não somente por diretores e gestores, mas também pelos colaboradores — grandes beneficiários dessa gestão terceirizada. Afinal, a reestruturação sistêmica dos acervos otimiza suas dinâmicas de trabalho.
Segurança no armazenamento
Muitas das vezes, gestores deparam-se com o abarrotamento dos arquivos, sem que uma quantidade considerável de documentos, de fato, venha a ser utilizada com frequência pelos departamentos. Em razão disso, os locais selecionados para a guarda dos arquivos acabam tornando-se uma questão secundária nas companhias.
Nesse sentido, a adoção de níveis básicos de controle, como a instalação de portas com senhas e a contratação de vigilantes responsáveis pela restrição de acesso aos arquivos, deixam de ser prioridades em razão do número expressivo de documentos a serem guardados.
No entanto, o armazenamento simplificado, em especial, de documentos sigilosos ou estratégicos pode não ser o suficiente para garantir o controle e a segurança desses dados, além de colocarem as empresas em riscos financeiros a médio e longo prazo.
Por esse motivo, a contratação de uma empresa especializada também se justifica pela segurança assistida a esses dados corporativos. Assim, por exemplo, a SOS Docs oferece a seus clientes a opção de guarda dos arquivos em uma sala-cofre localizada no Centro de Documentações, onde os dados mais sensíveis ficam sob total responsabilidade da terceirizada.
Facilidade de localização
Outra grande vantagem desses serviços é a facilidade na busca dos documentos, independentemente de qual seja o tipo, ano de criação ou local onde tenha sido guardado. Isso é possível por meio do uso de um sistema de automação, como o software M-FILES, que otimiza o tempo despendido na localização dos arquivos pelos colaboradores.
Para isso, os documentos são previamente catalogados e registrados no programa. Dessa forma, em poucos cliques, gestores e funcionários são capazes de identificar rapidamente onde os documentos físicos se encontram dentro das empresas.
Caso os arquivos estejam no Centro de Documentação da contratada, os clientes podem solicitar o envio rastreado por meio de um simples requerimento feito pelo próprio software instalado nas companhias.
A digitalização dos arquivos também é outro serviço amplamente contratado por empresas que precisam acessar, com maior frequência, o conteúdo de determinados tipos de arquivo.
Para isso, tais documentos físicos são previamente digitalizados pela terceirizada para facilitar a visualização das informações corporativas correspondentes, sem a necessidade de obter em mãos o arquivo original.
Uso otimizado dos espaços físicos
A digitalização de documentos combinada à remessa dos arquivos menos utilizados pelos colaboradores para o Centro de Documentação eliminam consideravelmente a necessidade de espaços físicos corporativos. Dessa forma, essas salas podem ser reutilizadas para outras finalidades mais relevantes nas companhias.
Em consequência, tal medida fomenta a lucratividade dos negócios, porque também prioriza o conforto dos colaboradores durante todo o trabalho e influi positivamente nos índices de desempenho produtivo.
Foco na atividade-fim empresarial
Manter em bom estado de conservação os acervos internos requer dedicação direta de colaboradores em funções secundárias e bastante burocráticas. Por esse motivo, a gestão de documentos terceirizada oferece mais vantagens.
Afinal, com serviços especializados de mapeamento, controle, higienização, suporte e segurança dos documentos desempenhados 100% pela contratada, os colaboradores podem focar em outras atribuições mais importantes que estejam atreladas à atividade-fim.
Portanto, em ambientes corporativos com armazenamento escalável de documentos físicos, a contratação de uma empresa especializada em gerenciamento documental implica uma gama de benefícios.
Isso porque, além de reduzir os gastos com folhas de pagamento e aluguéis de espaços físicos dedicados aos acervos, esses serviços de terceirização também promovem maior segurança aos arquivos corporativos.
Quer saber mais sobre como a gestão de documentos terceirizada pode ajudar sua empresa no aperfeiçoamento dos fluxos de trabalho e na redução de gastos com os arquivos internos? Então, entre em contato conosco.