Por SOS Docs
A gestão das informações de uma empresa é um fator chave para a sua competitividade e eficiência. Como se tratam de entidades dinâmicas, muitos dados e conteúdos sobre processos, clientes e funcionários circulam pelas organizações todos os dias. Diante disso, as normas legais de privacidade e segurança exigem que a destruição segura de documentos seja feita com o máximo de profissionalismo.
Sendo assim, o descarte adequado de materiais que tenham informações sigilosas é de grande importância para as empresas de todos os segmentos de atuação. Pois, além de impactarem o planejamento da própria organização, essas ações afetam diretamente a privacidade dos dados pessoais de terceiros e o meio ambiente quando realizadas de maneira relapsa.
A seguir, vamos abordar o descarte de arquivos conforme os diferentes tipos de informações e materiais, além de mostrar como realizar esse processo. Continue a leitura e conheça os pontos mais importantes da destruição segura de documentos.
O que é a destruição segura de documentos?
Vivemos em um país onde a burocracia impera e esse é um dos motivos que levam as empresas ao acúmulo dos mais diversos tipos de documentos ao longo dos anos. São atas de reuniões, demonstrações financeiras, recibos, formulários, guias, comprovantes e muitos outros arquivos que precisam ser organizados, classificados e guardados para servirem de registro, base de consulta e comprovação a fim de evitar futuros questionamentos.
Passados os prazos exigidos para guarda dos arquivos, eles deixam de ser úteis e sua manutenção se torna desnecessária, gerando gastos dispensáveis. Ainda que não tenham mais serventia para a organização, esses documentos trazem um conteúdo valioso que pode estar repleto de informações sensíveis no que diz respeito à competitividade no mundo corporativo, estando elas armazenadas em papéis, pastas ou outros dispositivos físicos como HDs, CDs, pen drives etc.
Apenas rasgar os papéis manualmente ou quebrar um disco rígido não assegura a eliminação dos dados, porque as informações contidas nesses dispositivos poderão ser recuperadas facilmente a partir dos próprios fragmentos. É preciso ter consciência do momento e da forma mais conveniente de agir para garantir que os documentos sejam destruídos sem representar riscos adicionais para a empresa.
O descarte desses documentos precisa ser feito de maneira apropriada para que os segredos empresariais se mantenham seguros. Falhar nesse requisito permitindo qualquer tipo de vazamento de informações, por exemplo, transmite ao mercado e à sociedade em geral a imagem de que a sua organização é displicente em suas ações e desorganizada.
Como esse processo funciona?
Na gestão dos seus documentos, a empresa não pode simplesmente enviá los para o lixo comum porque, como já dissemos, o risco de vazamento de informações é muito grande. Por essa razão, muitos descartes são realizados por meio da incineração ou trituração. A trituração é a mais comum e pode ser feita externa ou internamente contando com o serviço de uma empresa especializada, dependendo do volume de arquivos e do nível de segurança necessário.
A norma internacional que trata da destruição segura de documentos que contêm dados importantes, a chamada DIN 66399, divide os documentos em seis categorias (papel; CD, DVD, Blu-ray; disquetes e cartões magnéticos; pen drives, chips e cartões SD; filmes, fitas de impressão, fitas magnéticas; discos rígidos de computadores) e três classes de proteção (1 baixo, 2 médio e 3 alto risco) de acordo com o maior ou menor grau de impacto negativo para as empresas e os demais envolvidos no caso de um possível vazamento.
A norma também estipula outros sete níveis de segurança que definem qual será a espessura utilizada na trituração dos documentos. Quanto maior o grau de segurança, menor a espessura da trituração. Essa classificação é importante pois garante que os dados não poderão ser recuperados após o processo de destruição.
De maneira geral, a empresa especializada pode ser chamada esporadicamente ou sempre que o contratante julgar urgente ou, ainda, quando este tiver acumulado uma quantidade maior de documentos para destruição. Também é possível estabelecer contratos por períodos de tempo específicos, como semanal ou mensal, conforme a demanda existente.
Em quais situações esse processo deve ser realizado?
Agora que apresentamos uma visão geral sobre a destruição segura de documentos, a sua importância e como esse procedimento funciona, é necessário entender em quais situações ele é recomendado. Mesmo que a gestão eletrônica e a digitalização de documentos minimizem a quantidade de arquivos em papel presente em uma empresa, ainda não são suficientes para a sua eliminação completa.
Isso se deve ao fato de existirem documentos que contêm informações muito importantes e sigilosas que não podem ser descartadas de qualquer maneira no lixo. Esse é o caso do histórico de laudos técnicos, documentos de controle, relatórios, planos de ação, arquivo morto etc.
Há outros documentos que não devem ser descartados por força da lei, que responsabiliza a empresa pela guarda segura desses arquivos até o cumprimento do seu prazo, sendo que o descarte é autorizado após o período estipulado. Nessas situações, o descarte dos materiais deverá ser feito de maneira segura, responsável e planejada de acordo com o tipo de documento e o material de que é feito.
Por que é recomendável contratar uma empresa especializada?
A gestão documental usa métodos eficazes para aumentar a segurança de descarte, facilitar processos e eliminar qualquer dificuldade possível no gerenciamento do excesso de documentos nas empresas. Os avanços tecnológicos empregados nesse tipo de serviço criaram soluções flexíveis para todas as atividades de gestão de informações.
Por esse motivo, contratar o serviço de destruição de documentos de empresas especializadas é uma alternativa eficiente e versátil para garantir a integridade das informações. Optar por terceirizar essa atividade permite que a empresa foque os seus esforços no seu core business e não perca tempo buscando conhecer e atender a todas as normas e critérios exigidos em lei, que é a expertise das outras empresas.
A SOS Docs oferece o serviço de destruição de documentos seguindo processos meticulosos a fim de manter a confidencialidade com toda a anuência e satisfação dos nossos clientes. Para isso, conta com uma infraestrutura completa, maquinário avançado, segurança de dados, destruição móvel, reciclagem e um atendimento de qualidade.
Até aqui, podemos observar que seja pela força da lei, que exige o cuidado máximo com a guarda e a eliminação de informações sensíveis, ou por motivos comerciais que visam dar mais eficiência às operações diárias, cada vez mais as empresas têm investido na destruição segura de documentos, contando com serviços especializados para terem êxito.
Aqui na SOS Docs, temos profissionais experientes e altamente qualificados para prover os serviços de destruição segura de documentos. Atuamos com total sigilo e comprometimento, investindo constantemente na oferta das melhores soluções. Aproveite para conhecer mais sobre o nosso trabalho e entre em contato conosco agora mesmo.