O sucesso de uma empresa não está atrelado somente à sua capacidade de produção e à venda de mercadorias. A vantagem competitiva também está presente na forma como os seus processos internos estão organizados. Nesse sentido, a gestão documental eficiente (especificamente a gestão documental para o setor financeiro) é extremamente importante para a execução de diferentes atividades.
O uso correto dos recursos, como o tempo de pesquisa por um determinado documento, influencia diretamente os resultados de uma organização. Perdas financeiras podem ser ocasionadas pela falta de uma boa gestão documental, gerando o descumprimento dos prazos estipulados e o pagamento de multas e taxas.
A gestão documental também influencia a produtividade dos funcionários e a qualidade do trabalho, pois, quando bem-feita, o foco se converte em atividades-chave, e não mais na simples procura por um documento. A seguir vamos apresentar 5 práticas eficazes de gestão documental com aplicações no setor financeiro. Confira!
- Aprimore seu Workflow
De origem inglesa, a expressão workflow significa fluxo de trabalho. Esse fluxo representa o passo a passo em que os processos de uma atividade serão realizados, estabelecendo os padrões de inicialização e finalização, as condições prévias de operação e a ordem em que as ações devem ser executadas.
Para tornar um fluxo de trabalho ainda mais eficiente, é preciso dedicar tempo para estudar cada item de elaboração, guarda, registro e consulta. A partir da análise minuciosa do workflow, será possível identificar pontos de melhoria, objetivando a simplificação do trabalho e a segurança nas comunicações entre os setores da empresa.
Seguindo as recomendações expostas, o setor financeiro construirá meios de registro, troca de informações, análise de desempenho de funcionários, análise de mercado e desenvolvimento de balanços e relatórios ainda mais precisos, seguros e eficazes.
- Defina o melhor local de armazenamento
Seja no formato digital ou no físico, a guarda da informação de uma empresa é muito importante para a gestão do conhecimento e a sua correta utilização nas operações diárias. Para manter essa documentação segura e de fácil acesso, é necessário definir exatamente qual será o seu local de guarda.
Essa centralização reduz pausas desnecessárias na procura de informações, como um orçamento enviado, um comprovante de compra e venda ou a ata com as decisões tomadas em determinada reunião.
Além do local, é importante também a definição das permissões de acesso de cada pessoa, conforme o interesse do seu departamento. Um último item é o fomento da disciplina de manutenção da organização desses arquivos. Assim, se algo saiu de determinada pasta devido à consulta, deve retornar ao local original, evitando retrabalhos.
- Organize por meio de pastas
Após definido o local de armazenamento, é preciso adotar formas de organização que facilitem a consulta futura. O caminho mais indicado é começar a partir da definição de grandes grupos temáticos e depois dividi-los em subcategorias.
Uma forma de fazer isso é por meio da departamentalização, ou seja, os documentos são primeiramente divididos conforme os departamentos da empresa, como o financeiro, o marketing e as vendas, e depois subdivididos internamente.
No caso do setor financeiro, é possível estipular subcategorias, por exemplo, impostos devidos, contratos ativos e finalizados, orçamentos enviados etc. O foco é destinar um local adequado para cada assunto e não simplesmente partir para rotulagens genéricas, como “documentos diversos”. Esse tipo de generalização mais contribui para a inutilidade do sistema de classificação do que para a sistematização racional de processos.
- Invista em capacitação
Empresas que almejam a liderança buscam acompanhar as inovações que surgem a todo momento nas indústrias em que estão inseridas e também os avanços impostos pela sociedade de maneira geral. Para isso, incorporam novas práticas e tecnologias, capazes de fazer frente a esses desafios e tornar permanentemente o negócio competitivo.
É preciso que o desempenho dos colaboradores também esteja em consonância com essa nova realidade. Por isso, a capacitação técnica é muito importante. Sendo assim, um gestor consciente do seu ambiente de trabalho deverá investir em treinamentos, cursos e outras ferramentas que busquem o desenvolvimento de políticas de incentivo ao conhecimento e ao aprendizado contínuo de suas equipes de trabalho.
As atividades internas de uma empresa, como a gestão documental para o setor financeiro, devem estar alinhadas com as melhores práticas de mercado. Colaboradores preparados e conscientes do seu papel frente à visão estratégica do negócio estarão aptos a contribuir para o aprimoramento do departamento do qual fazem parte, beneficiando a organização como um todo.
- Adquira um software de gestão documental
A digitalização e a automação da gestão documental por meio de softwares são excelentes opções para o desenvolvimento do setor financeiro. Cada empresa tem especificidades próprias, e a adoção do software permite o desenvolvimento de soluções específicas para as necessidades do negócio.
Assim, os programas de automação são desenvolvidos conforme as políticas financeiras e as necessidades de governança de cada organização. A consulta para análise de crédito, a criação de níveis de acesso diferentes para determinados documentos e a mecanização de tarefas rotineiras são alguns dos benefícios.
Um bom sistema de gestão documental aplicado ao setor financeiro precisa ser flexível e capaz de auxiliar a empresa a assegurar a economia, a agilidade, a segurança da informação e o suporte aos demais departamentos do negócio. Deve também fornecer consultas a bases de dados internas e externas, como o histórico de relacionamentos e as informações de órgãos de proteção ao crédito.
Fica fácil compreender que o retorno obtido no investimento em modernização do departamento financeiro é compensado pelos resultados expressivos de eficiência e criação de uma nova cultura organizacional.
Para tornar realidade os avanços descritos, você pode contar com o auxílio de empresas especializadas em automação. Nós da SOS Docs fornecemos uma ampla gama de serviços, atuando na digitalização, na guarda, na organização, na higienização e até mesmo no desenvolvimento de programas personalizados de gestão documental.
O que achou das dicas que apresentamos até aqui? Quer conhecer mais sobre os benefícios dos sistemas de gestão documental para o setor financeiro? Entre em contato conosco agora mesmo e descubra como potencializar os resultados da sua empresa por meio da automação!