Uma prática bastante recomendada atualmente é contar com uma empresa de guarda de documentos. Além de otimizar a utilização do espaço físico no seu negócio, essa parceria traz inúmeros outros benefícios, como o gerenciamento dos arquivos e a segurança oferecida.
Porém, nem sempre é simples fazer a escolha de um fornecedor desse tipo de serviço. Neste artigo, fique por dentro dos principais pontos de atenção que você deve observar antes de tomar sua decisão.
O que faz uma empresa de guarda de documentos?
Independentemente do seu porte, qualquer organização gera um número muito grande de documentos em papel. Certidões, notas fiscais, comprovantes e vários outros. Inevitavelmente, o espaço destinado à armazenagem começa a se tornar um inconveniente. Afinal, quem nunca passou pela situação de ter que dividir a sala com arquivos que ocupam o lugar de mesas e cadeiras e raramente são utilizados?
No entanto, apesar de praticamente não acessarmos grande parte desses documentos com frequência, até mesmo por questões legais, precisamos manter sua posse por longos períodos. O papel não foi completamente abandonado, contudo, hoje em dia, podemos contar com alternativas como a digitalização.
Muitas vezes, a tendência é que o arquivo cresça de forma contínua, fazendo com que seja um tanto complicado ter a posse dos documentos no mesmo local em que a empresa se encontra. É normal vermos casos nos quais salas em outros andares ou mesmo em outras sedes passam a ser ocupadas com essa finalidade.
Isso é algo que dificulta muito a gestão e gera impacto direto nos custos. Além disso, quando esses documentos são colocados em locais inapropriados, ficam sujeitos a toda sorte de acontecimentos, desde danos por mofo ou pragas até incêndios ou roubos.
Uma empresa de guarda de documentos é uma parceira que ajuda a resolver esse problema. Esse tipo de fornecedor se apresenta como responsável pelo arquivamento e gerenciamento de todos os tipos de documentos que você tenha interesse em manter.
O arquivo passa a ficar em espaço apropriado, sendo disponibilizado pelo parceiro, que garante também a sua organização, de forma segura e sigilosa. O acesso é dado apenas aos usuários autorizados pelo contratante, propiciando total garantia de proteção ao conteúdo das informações.
O que levar em consideração ao optar por um parceiro?
Escolher um fornecedor é sempre um desafio, pois inúmeras variáveis precisam ser levadas em consideração. É importante contar com quem consegue oferecer ganhos à sua empresa, trazendo as melhores práticas e formas inovadoras de realizar os processos.
No caso da guarda de documentos, existem alguns pontos-chave que você deve observar. A seguir, listamos alguns deles. Acompanhe!
Verifique a rastreabilidade dos arquivos
Um dos principais serviços que você precisa analisar é a possibilidade que o fornecedor oferece de encontrar os arquivos com facilidade no momento em que precisar dele. O sistema de rastreamento precisa ser inteligente e ajustado às suas necessidades, de modo que o processo seja simples e intuitivo, sem que se perca muito tempo toda vez que for acionado.
Certifique-se da segurança oferecida
Seus documentos podem conter informações estratégicas de grande valor para sua empresa. Se for esse o caso, é muito importante verificar a reputação e a credibilidade do seu fornecedor no sentido de garantir que os documentos permaneçam acessíveis apenas a quem for devidamente autorizado, evitando assim situações de roubo ou espionagem.
Preze pela integridade dos documentos
Outro ponto bastante relevante é o cuidado com os documentos para que eles não venham a se deteriorar com o passar do tempo. Cada tipo de documento precisa ser preservado por certo período determinado, então você deve evitar que sofram danos e garantir que continuem sendo úteis ao menos durante esse intervalo.
Diversos fatores podem influenciar sua preservação, fazendo com que percam a qualidade e a serventia. Então, faz-se fundamental verificar as condições oferecidas por seu fornecedor quanto à prevenção e ao combate a eventuais incêndios e a soluções para impedir inundações, bem como suas estratégias para evitar pragas e mofo.
Negocie para que haja flexibilidade na contratação
Com o passar do tempo, suas demandas vão mudando. Quanto mais sua empresa cresce, mais documentos ela tem para arquivar e mais espaço vai precisar. Assim sendo, é interessante avaliar um parceiro que esteja preparado para oferecer soluções que atendam suas necessidades, com preços competitivos.
Conheça as qualificações do prestador do serviço
Sem dúvida, a melhor forma de ter um serviço bem-feito é contratar uma empresa de qualidade e conceituada no mercado. Seu parceiro deve ser capaz de atender você e dar todos os subsídios para que o processo de arquivamento ocorra de modo descomplicado.
A gestão das informações precisa ser eficiente. Verifique também se o fornecedor conta com profissionais especialistas nesse tipo de trabalho, como arquivistas, pois eles fazem toda a diferença.
No Distrito Federal, sua melhor opção é a SOS Docs. Contando com 10 anos de presença no mercado, a empresa foi fundada com o propósito de oferecer aos seus clientes serviços de excelência na gestão da informação.
Com atuação em várias áreas como digitalização de documentos, microfilmagem e gestão de acervos, a SOS Docs tem importantes diferenciais no que diz respeito à guarda de documentos. Entre eles, podemos destacar:
- vigilância patrimonial e operacional, durante 7 dias da semana, 24 horas por dia;
- sistema de monitoramento por câmeras de vigilância em HD com infravermelho;
- backup de um ano de gravações dos locais de armazenamento;
- brigada dedicada contra incêndios e inundações;
- seguro com cobertura contra sinistros, tais como incêndios, raios, explosões, danos e roubo sobre as instalações da contratada;
- sistema de detecção precoce de incêndio;
- sistema de supervisão e monitoramento de temperatura e umidade;
- relatório de vistoria técnica contra incêndio e pânico, emitido pelo Corpo de Bombeiros Militar do Distrito Federal;
- sala de mídia segura — com umidade e temperatura controladas, sistema de detecção de fumaça, alarme contra invasão, sistema de combate a incêndio por gás, acesso por biometria, geradores de energia para emergência e no-breaks.
Portanto, se sua empresa já está enfrentando problemas com espaço físico e a localização da documentação acumulada tem se tornado um transtorno, entre em contato conosco!
Oferecemos espaço e um excelente custo-benefício com inúmeras vantagens, pois somos uma empresa de guarda de documentos especializada e podemos ajudar você a organizar e manter seus documentos íntegros e seguros.