O controle das informações que circulam entre os setores de uma empresa é fundamental para melhorar seu desempenho. Ele interfere nos índices de retrabalho e afeta diretamente a qualidade da comunicação entre as equipes. Entretanto, muitas empresas comprometem o andamento de projetos e o planejamento de longo prazo cometendo uma série de erros na gestão de documentos.
Neste artigo, nosso objetivo é apresentar algumas dessas falhas, explicando suas consequências e recomendando possíveis soluções. É uma boa oportunidade para identificar erros primários que podem estar ocorrendo na sua empresa e pensar em soluções capazes de melhorar o fluxo de trabalho e trazer excelentes resultados. Confira!
1. Não ter um planejamento
A falta de uma política sólida para a gestão de documentos faz com que muitos arquivos sejam perdidos ou danificados, resultando em desperdício de tempo e falhas na execução das tarefas. Com métodos bem definidos, sua empresa dará um passo importante para a otimização de processos, ficando livre de improvisações.
2. Ignorar critérios de armazenamento
Sem critérios claros e objetivos para o armazenamento das informações, fica muito mais difícil recuperar dados guardados há muito tempo. Para evitar essas situações, é necessário categorizar toda a documentação que circula pela empresa, como notas fiscais, contratos e relatórios.
A escolha dos parâmetros mais adequados varia de acordo com a empresa ou o setor. Porém, cada funcionário deve ter em mente que a informação é um ativo extremamente importante e que a colaboração de todos é crucial para que a gestão de documentos funcione.
3. Não utilizar documentos eletrônicos
Pilhas enormes de papéis para assinar consomem tempo e impactam a produtividade. Por isso, muitas empresas vêm adotando arquivos eletrônicos e plataformas de assinatura eletrônica. Além de agilizar a validação dos documentos, esses recursos trazem mais segurança, pois são menos suscetíveis a extravios e falsificações.
4. Dispensar o armazenamento em nuvem
Hoje é difícil imaginar um fluxo de trabalho que atenda às demandas do dia a dia sem o armazenamento em nuvem. Além de arquivar documentos eletronicamente, esse tipo de solução permite que eles sejam acessados de qualquer lugar. Serviços em nuvem são essenciais para uma empresa se adaptar aos modelos de trabalho remoto que se tornaram tão populares nos últimos anos.
Outra vantagem evidente é a redução de despesas com impressões. E se a quantidade de papel diminui, a tendência é ocupar menos espaço com arquivos físicos, algo que também contribui para economizar recursos e aprimorar a organização do ambiente de trabalho.
5. Não ter controles de acesso
Nenhuma política de gestão de documentos tem eficiência máxima sem a criação de regras de acesso. Sem elas, qualquer pessoa conseguiria obter informações confidenciais, colocando a organização em risco. Para quem recorre ao armazenamento em nuvem, os provedores precisam disponibilizar ferramentas que garantam a segurança dos dados armazenados.
Recursos como backups automáticos e sistemas de autenticação deixam os arquivos menos vulneráveis a imprevistos e invasões. É possível até determinar quais funcionários poderão visualizar e editar certos documentos.
Evitando os erros abordados aqui, a organização estará mais preparada para lidar com as demandas do mercado, que preza por agilidade e precisão. Vale destacar a importância de contar com o apoio de profissionais especializados, capazes de desenvolver o sistema de gestão de documentos ideal para as necessidades de cada negócio.
Gostou do artigo? Agora que você conhece os principais erros na gestão de documentos e como evitá-los, veja como aperfeiçoar o gerenciamento dos arquivos no RH da sua empresa.