Com o passar do tempo, as empresas costumam acumular os mais diferentes tipos de documentos, como notas fiscais, recibos, atas de reuniões e etc. Isso acontece, majoritariamente, pelo Brasil ser um país muito burocrático.
Dessa forma, faz-se preciso manter essa documentação para se prevenir de possíveis problemas futuros.
Porém, grande parte desses documentos pode ser destruída depois de certo prazo determinado, a partir do qual não serão mais aceitáveis qualquer tipo de indagação. É necessário somente ter ciência de que período é esse e de como agir para o descarte de documentos de forma a não facilitar riscos para a empresa.
Incineração de documentos
O universo corporativo sabe que o lixo é uma excelente fonte de informações sobre empresas, sejam essas informações em papéis, discos rígidos ou outras formas de armazenamento. Por essa razão, simplesmente picotar o papel ou quebrar o disco rígido não é suficiente, pois a informação contida ali pode ser recuperada facilmente.
Essa documentação, portanto, deve ser eliminada de forma segura, impedindo a revelação de segredos empresariais. Até porque, a divulgação indevida de informação através de lixo corporativo, apresentaria uma imagem de falta de organização e displicência por parte da empresa com seu próprio material, além de outros danos possíveis que não apenas na imagem.
Sabedores dessa emergência, algumas empresas decidiram optar pela incineração como maneira de descarte dos documentos, ou seja, um processo de queima utilizando altas temperaturas para assegurar a completa destruição do material.
No entanto, a técnica é merecedora de crítica por sua alta capacidade poluidora. Isso se dá porque durante o processo de combustão, são liberados gases e outros resíduos não detidos pelos filtros.
Por sua culpa na poluição, a incineração é indicada somente para o descarte de materiais perigosos, como produtos tóxicos ou hospitalar. Nessas situações, a simples eliminação do lixo na natureza poderia ocasionar danos ainda piores ao meio ambiente do que a combustão.
Assim, a incineração como técnica para descarte de documentos não é indicada, além de ser tida pelo meio corporativo e pelos defensores do meio ambiente como uma prática antiética das organizações que a utilizam.
Processo de descarte de documentos
Dessa forma, a empresa não pode apenas jogar sua documentação em lixo comum (pelo menos não os que contêm informações confidenciais), para não correr o risco de ter dados importantes ou informações sigilosas reveladas.
Isso posto, o melhor é que a eliminação de documentos seja por trituração. Esse processo pode ser realizado tanto internamente como externamente, por empresa especializada. Isso irá depender do volume de documentos a ser eliminado, assim como do nível de segurança a ser adotado.
Hoje já existem empresas que oferecem o serviço de terceirização de descarte de documentos. A empresa terceirizada fica encarregada por acomodar e recolher o material, assim como transportá-lo seguramente até sua sede e realizar o descarte nos moldes da norma internacional DIN 66399.
A ação é muito segura e possui mecanismos que asseguram a integridade da prática. Assim, o dirigente pela empresa terceirizada registra em Termo de Eliminação de Documento o título dos documentos, bem como a data do descarte.
Um responsável da empresa que entregou seus documentos para destruição pode acompanhar todo o procedimento para assegurar o descarte adequado e o sigilo das informações.
De maneira geral, a empresa terceirizada pode ser contratada ocasionalmente para fazer o descarte, somente quando a contratante achar preciso ou quando houver acúmulo de material para fazer um descarte maior. Pode haver também uma contratação para eliminação periódica, como mensal ou semanal, através de coletores específicos e com o serviço auditado.
Descarte de acordo com a DIN 66399
É muito importante conferir se a empresa terceirizada segue a técnica de descarte de documento DIN 66399.
Essa norma trata da forma correta para o descarte físico de documentos que contêm dados, que podem ser divididos em 6 categorias:
- P: papel;
- O: cd-rom, dvd-rom e blu-ray;
- T: disquetes e cartões magnéticos;
- E: pen-drives, chips e cartões SD;
- F: filmes, fitas de impressão, fitas magnéticas;
- H: HD, discos rígidos de computadores.
A norma indica a divisão desses documentos em 3 classes de proteção, conforme o impacto negativo que um vazamento traria à empresa, assim como a proteção que deve ser prestada aos dados pessoais para evitar riscos para as pessoas afetadas.
Dessa forma, os portadores de dados serão separados em classe 1 (impacto negativo e risco menores); classe 2 (razoáveis); classe 3 (impacto negativo fatal) em caso de vazamento de informações e comprometimento da segurança e liberdade das pessoas envolvidas.
A norma estabelece também 7 níveis de segurança, que irão determinar a espessura da trituração de cada documento, com o objetivo de assegurar a inviabilidade de recuperação de dados ali inclusos. Dessa maneira, quanto mais alto o nível de segurança, menores serão os fragmentos resultantes da trituração.
A classe de proteção 1 deverá seguir os níveis de segurança 1, 2 e 3. A classe de proteção 2, os níveis 3, 4 e 5; e a classe de proteção 3, os níveis 5, 6 e 7 de segurança.
Dessa maneira, cada documento será dividido conforme o tipo de portador de dado e nível de segurança, para determinar o tamanho dos pedaços resultantes da trituração. Para dar um exemplo, o papel pode ser triturado em tiras de 12 mm a partículas de 5 mm². A destruição de pen-drives, chips e cartões, pode ir de mecanicamente inoperável à trituração em partículas de 0.5mm².
Assim, é absolutamente possível realizar o descarte de documentos de maneira ambientalmente sustentável e segura, para o empreendimento e para os clientes. Tudo que é necessário é contar com uma empresa que realize esse serviço e siga as normas de segurança!