Você sabe o que significa paperless? Tal termo é uma estratégia de gestão que, com o desenvolvimento computacional, tem sido cada vez mais adotada por empresas de diferentes portes. A tradução para o português significa “sem papel”. Entretanto, sua compreensão é abrangente.
As salas de trabalho tradicionais, que apresentam sistemas de arquivamento em papel, incluem armários, gavetas, prateleiras, pastas e fichamentos — demandando espaço físico e constante supervisão dos ativos imobilizados.
Com a disseminação de documentos digitais e sistemas de certificação e autenticidade, há redução substancial de custos administrativos. Também é possível conquistar mais agilidade no tratamento de dados para a tomada de decisão estratégica dos gestores.
Você também deseja utilizar o papel de maneira equilibrada? Confira, neste post, as vantagens de instituir a cultura paperless em sua empresa!
Gestão do conhecimento
Para que uma empresa consiga realizar a transição para um modelo paperless, é fundamental que adquira um sistema virtual eficiente. Para isso, pode-se buscar uma tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
O GED tem o objetivo de facilitar o armazenamento, o controle e a recuperação de informações. Ele permite o acesso remoto — e pode, por exemplo, facilitar o trabalho dos colaboradores em agendas de viagem.
Com a adoção da ferramenta, é possível organizar eletronicamente qualquer tipo de documentação, obtendo total controle das etapas de criação, edição, conversão e arquivamento. Desse modo, melhora-se o monitoramento de segurança, busca e versionamento dos arquivos.
A facilidade da gestão documental por meio de softwares é uma ferramenta importante para a gestão do conhecimento, pois reduz consideravelmente os desvios e as perdas decorrentes das mudanças de funcionários. Assim, os processos gerenciais e estratégicos da empresa se tornam um patrimônio seguro e independente.
Segurança no acesso aos documentos
O arquivamento físico de itens importantes para a empresa apresenta riscos e ressalvas. Podem acontecer o extravio de documentos e até incidentes graves (incêndios, por exemplo), ocasiões em que informações são perdidas e têm poucas chances de serem recuperadas.
A documentação digitalizada possibilita acesso restrito, ou seja, apenas pessoas autorizadas podem visualizar e realizar modificações. Além disso, arquivos podem ser protegidos com diversas camadas de segurança, por criptografia — codificando as informações, de modo que apenas o receptor consiga vê-las.
Sustentabilidade ambiental
Uma organização é valorizada pelo consumidor quando se preocupa com o impacto de suas estratégias no meio ambiente.
Você sabia que uma árvore inteira de eucalipto resulta em 15 resmas, o equivalente a 500 folhas?
Portanto, convém reduzir a utilização do papel, adequando-se à cultura paperless. Por meio dessa ação, a empresa demonstra respeito à natureza, contribuindo para a sua conservação por meio de um consumo responsável.
Essa atitude, além de proporcionar reconhecimento da marca, pode gerar respaldo legal, por meio de certificações de caráter ambiental (ISO 14.000, por exemplo).
Garantia de valor jurídico aos documentos
O governo brasileiro normatizou a digitalização de documentos pelas Leis nº 11.419/06 e 12.682/12 e pelo Decreto nº 8.539/15.
Segundo tais legislações, o documento digitalizado é aquele obtido a partir de escaneamento de papéis. Já o documento nato-digital é criado diretamente em meio eletrônico, como arquivos redigidos no Word.
Juridicamente, ainda que o arquivo digitalizado apresente certificado de autenticidade, a autenticação da digitalização não garante, plenamente, a autenticidade do documento. Para efeitos de prova em alegações de documentação falsa, por exemplo, será necessária apresentação do documento em seu suporte original.
O tratamento será diferente em relação aos arquivos nato-digitais. Como são documentos originais em si e assinados eletronicamente (elaborados diretamente no computador), não se constituem como cópias. Portanto, apresentam valor jurídico.
Dessa maneira, os arquivos nato-digitais contribuem diretamente para a instituição da cultura paperless, já que, salvos virtualmente com a devida segurança, têm caráter legal e não necessitam de comprovação impressa.
O conceito de escritório sem papel demonstra a busca constante das organizações pelo avanço econômico, social e ecológico. Portanto, para que a estratégia seja eficiente, há necessidade de escolha das tecnologias adequadas, treinamento dos funcionários e mudanças de hábitos administrativos.
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