No auge da era da informação, em que todos estamos conectados por meio de nossos celulares e computadores, pode parecer estranho que as empresas ainda sejam tão dependentes de informações em papel — uma vez que é complicado arquivar e gerenciar esses dados. Assim, a digitalização de documentos surge como uma importante alternativa.
Neste artigo, entenda melhor como funciona essa prática e quais são os benefícios que ela pode gerar para o seu negócio. Continue a leitura!
O que é a digitalização de documentos?
Estamos bastante habituados a alguns tipos de documentos. Há aqueles gerados diretamente em papel, como formulários que são preenchidos à mão por um operador; outros que são criados em meio eletrônico, usando sistemas ou aplicativos, podendo ser impressos para que sejam assinados, por exemplo.
Mas há também uma alternativa que ganha cada vez mais força: a digitalização de um documento. Dessa forma, é possível transferir as informações de um registro em papel para o meio eletrônico.
Até bem pouco tempo, o processo de escanear um documento gerava um arquivo similar a uma foto. Hoje, as soluções já são capazes de ler os caracteres e transformarem a informação impressa em uma cópia eletrônica passível de edição.
Etapas
A digitalização converte documentos em papel para o formato digital, de forma que fiquem mais fáceis de serem manuseados e arquivados. Eles podem ser salvos em servidores ou mesmo na nuvem, e você pode até guardar os originais em um espaço externo ou terceirizar a gestão.
Dependendo dos seus objetivos, é possível capturar a imagem ou extrair os dados relevantes do documento, em dois processos tecnológicos diferentes. A captura de informações converte um documento em papel para uma réplica digital, usando formatos de arquivo PDF, JPEG ou TIFF com mais frequência.
Já a obtenção de dados, também chamada de processamento de formulários, extrai os textos, números e informações codificadas de uma cópia impressa. O software de captura pode ser “treinado” para absorver apenas certas áreas de um documento e, assim, transferir para o sistema aquilo que for de interesse e útil dentro do fluxo de trabalho dos operadores.
Depois de decidir quais informações você precisa capturar, é necessário preparar os documentos em papel para digitalização. Remova grampos, clipes e notas adesivas dispensáveis, e tente consertar páginas rasgadas. Depois, faça a classificação e separe-os em lotes.
A etapa de conversão é quando o software transforma o documento analógico em formato digital. Você pode fazer isso usando um aparelho de fax ou mesmo tirando uma foto com o seu celular. Mas, pensando na digitalização profissional, é necessário investir em um scanner ou uma multifuncional que consiga fazer a leitura e transformar a informação para o meio eletrônico.
Então, é preciso escolher o tipo de formato de salvamento e processar as informações. Por exemplo, se você está digitalizando um formulário, é necessário identificar quais são os dados importantes e dar a correta destinação a eles. Tudo vai depender da utilização prevista e do tipo de tecnologia que está disponível.
Por fim, a indexação serve para que o arquivamento seja feito de maneira correta e os documentos possam ser encontrados futuramente. Há diversas técnicas diferentes de codificação para a criação desses índices, então, é preciso buscar uma que esteja adequada à realidade da empresa. Algumas soluções de digitalização fazem isso automaticamente.
Quais são as vantagens de investir na digitalização de documentos?
A digitalização, assim como a internet ou os telefones celulares, chegou para ficar. Algumas empresas podem estar se concentrando em seus formulários e modelos atuais, sem visualizar que precisam fazer mudanças, buscando a modernização de seus sistemas de arquivamento.
A seguir, veja algumas vantagens desse investimento!
Pesquisa instantânea
Ao contrário dos registros em papel, a documentação digital pode ser pesquisada instantaneamente utilizando ferramentas de busca. Documentos importantes podem ser localizados por nome, data ou outras palavras-chave. As pesquisas que poderiam levar horas ou dias com arquivos físicos podem ser concluídas em uma questão de segundos.
A documentação digital coloca todas as informações que você criou na ponta dos dedos: puxe todos os registros relacionados a um projeto importante ou veja quais documentos foram finalizados em uma determinada data, por exemplo.
Colaboração em tempo real
Documentos criados com essa tecnologia podem ser acessados ??em qualquer lugar, permitindo colaboração em tempo real. Os membros da equipe ou outros interessados podem acessar um arquivo eletrônico e quaisquer edições ou marcações estão imediatamente disponíveis para todos.
Essa tecnologia também garante que todos estejam trabalhando com a versão mais recente de um documento. O controle é automático e evita que o tempo seja desperdiçado em documentos desatualizados.
A formatação pode incorporar textos, imagens, gráficos e hiperlinks. Ela é preservada se o documento é acessado em um desktop, tablet ou smartphone, permitindo que os colaboradores trabalhem remotamente usando qualquer dispositivo que seja mais conveniente.
Economia de tempo e dinheiro
Com esse tipo de tecnologia, você pode racionalizar o arquivamento físico, deixando-o, inclusive, em um ambiente externo à empresa. Com isso, é possível economizar em espaços cujo aluguel seja mais barato ou optar pela terceirização da gestão desses arquivos.
Além disso, com as cópias digitalizadas, você certamente economizará em impressões. Não há mais a necessidade de fazer inúmeras réplicas para uso ou mesmo para segurança. A documentação digital mantém sua formatação e arquivos consistentes em toda a empresa, economizando tempo e dinheiro.
Maior segurança
A documentação digital também apresenta vantagens significativas quando se trata de segurança. Documentos individuais podem ser protegidos por senha, garantindo que somente aqueles com autorização e necessidade de visualizar as informações tenham acesso.
Armazenar arquivos importantes on-line permite que sejam feitos backups regularmente e os tornam imunes a danos físicos. Além disso, são mais difíceis de serem perdidos ou mesmo utilizados por pessoas mal intencionadas.
A digitalização de documentos é um processo que, inevitavelmente, será adotado por todas as empresas. Aqueles que buscam diferenciais competitivos e que apresentam problemas para o gerenciamento de seus arquivos físicos já estão fazendo esses investimentos. Por isso, contar com uma empresa especializada pode ajudar a acelerar esse processo.
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