Vivemos numa era em que as informações são geradas em volume e velocidade crescentemente maiores, incluindo dados eletrônicos e físicos. A estrutura organizacional de uma empresa deve ser capaz de fazer a gestão da informação durante todo o seu ciclo de vida, independentemente da sua origem ou do seu formato.
Isso se torna cada vez mais imprescindível, pois desse processo depende a competitividade de seu negócio. Quanto maior for sua capacidade de reter e interpretar os dados, maiores serão as possibilidades de atender os desejos de seu cliente, antecipando tendências e dando as respostas de que ele precisa.
Continue a leitura e saiba mais sobre esse tema tão relevante!
O que é gestão da informação?
A gestão da informação é um processo de coleta e de administração de informações de uma ou mais fontes. Também está diretamente ligada à correta disseminação desses dados para todos aqueles que podem se interessar ou atuar de alguma forma em relação a eles.
Às vezes, isso envolve aqueles que têm ligações diretas ou que podem ser impactados por essa informação. O termo gestão significa que a empresa deve prezar pela organização e pelo controle sobre a estrutura, o processamento e a entrega de informações.
O conceito atual de informação trata de dados digitais e em meios físicos. Então, todo negócio deve estar preparado para lidar com essas informações, não importando se são documentos em papel, formulários eletrônicos, áudios, vídeos, banco de dados de redes sociais etc. As fontes podem ser as mais variadas, e o que realmente importa são as análises que podem ser feitas a partir desses números e palavras.
De um modo resumido, podemos dizer que o foco da gestão da informação está relacionado à eficiência das organizações em capturar, preservar, armazenar, fornecer e analisar as informações certas, no momento certo, transformando-as em inteligência competitiva e ganhos de produtividade.
Qual é a importância da gestão da informação para a empresa?
Ativos de informação são ativos corporativos. Esse princípio deve ser reconhecido ou acordado por toda a organização, caso contrário, qualquer situação de negócio e suporte para a gestão da informação será insuficiente.
Os dados relevantes precisam ser disponibilizados e compartilhados com critério. Nem todas as informações estão abertas a todos, mas, em princípio, o compartilhamento de informações suporta o uso e a exploração do conhecimento corporativo.
As informações de interesse da empresa devem ser gerenciadas e mantidas em nível corporativo. Em outras palavras, a retenção e o arquivamento de informações precisam ser capitaneados pelos líderes do negócio, em nome da empresa.
Se você salvar um documento hoje, espera que ele esteja protegido e ainda disponível para amanhã. As informações precisam ser traduzidas e virar conhecimento replicável. De nada adianta elas estarem apenas na cabeça das pessoas, uma vez que elas podem sair de sua organização a qualquer momento.
Dessa forma, o gerenciamento de informações é uma responsabilidade corporativa que precisa ser tratada e seguida desde os níveis mais altos da gerência até o funcionário da linha de frente. As organizações devem trabalhar no sentido de responsabilizar seus colaboradores para capturar, gerenciar, armazenar, compartilhar, preservar e fornecer os dados de forma adequada, responsável e sistematizada.
Para isso, é necessário treinar todos integrantes da organização para que estejam familiarizados com políticas, processos, tecnologias e melhores práticas do gerenciamento das informações.
Quais são as vantagens de se fazer gestão da informação?
Ao priorizar a gestão da informação, sua empresa trabalha no intuito de garantir que os dados relevantes estarão sempre disponíveis para todos aqueles agentes responsáveis pelas decisões, tanto as de longo prazo como as de impacto imediato.
Isso faz com que se desenvolva uma excelente possibilidade de enxergar a empresa como um todo. O gerenciamento correto das informações também oferece as vantagens que seguem.
Facilita as atividades de planejamento
Devido ao aumento no tamanho e na complexidade das organizações, diretores e demais membros da cúpula estratégica de um negócio acabam perdendo contato direto com o cenário das operações.
Então, ao investir na gestão da informação, sua empresa aumenta a capacidade de tomar decisões mais acertadas. Isso porque há uma melhoria na absorção e no fluxo dos dados que podem subsidiar as resoluções no nível diretivo, com margens de erro menores.
Incentiva a descentralização
Ao implantar uma cultura de gerenciamento da informação, todos os colaboradores da empresa passam a ser, de algum modo, responsáveis pelo processo. Isso é fundamental no sentido de descentralizar a autoridade sobre essa gestão, tornando-a mais simples de ser realizada e mais eficiente.
Assim, a gestão da informação poderá ser usada com sucesso para medir o desempenho e fazer as mudanças necessárias nos planos e procedimentos organizacionais.
Melhora a coordenação
Ao fazer a integração das iniciativas e atividades relacionadas aos processos de gestão da informação, cada área da empresa pode se manter constantemente ciente dos problemas e requisitos de outros departamentos. Então, todos os centros de decisão da organização podem estar conectados e alinhados a um mesmo objetivo.
Simplifica o controle
A gestão da informação serve como um elo entre o planejamento gerencial e o controle operacional. Ela melhora significativamente a capacidade dos níveis diretivos e gerenciais de avaliar e otimizar o desempenho.
Hoje em dia, podemos, inclusive, contar com computadores que possuem capacidade de processamento e armazenamento de dados cada vez maior e com custos reduzidos, de forma a fazer com que todo esse processo possa ser realizado de modo mais eficiente.
Como implantar a gestão da informação?
Quando a empresa trabalha com dados reais e apurados de maneira precisa, ela passa a ter maior segurança na análise e na determinação de cenários. Consequentemente, as decisões passam a ser tomadas com menor probabilidade de erro.
Isso significa dizer que aplicar a gestão da informação acaba sendo algo praticamente inerente ao mundo dos negócios. Para tanto, é necessário contar com profissionais habilitados e que tenham conhecimento para desenvolver esse processo.
Além de pessoas com formação específica na área da informação, falamos também em cientistas de dados e profissionais de TI, uma vez que, hoje em dia, grande parte dos dados estão em meio digital. Porém, não podemos nos esquecer de que ainda há muita informação em papel, e ter colaboradores que saibam lidar e arquivar esse tipo de material também é igualmente relevante.
Implantar uma cultura de gestão da informação pode se tornar algo fácil desde que a empresa caminhe de maneira correta. Deve ser um processo liderado por diretores e gerentes, a partir da definição de rotinas e procedimentos voltados à garantia da disponibilidade e da integridade das informações.
Além disso, é importante avaliar possíveis soluções de mercado que podem auxiliar na gestão da informação. Há ferramentas prontas para uso ou que podem ser customizadas à sua realidade.
Esse tipo de sistema é muito indicado, uma vez que facilita e aumenta a capacidade de reter e interpretar os dados, transformando-os em conhecimento que pode ser aplicado de maneira estratégica. Para contratar um serviço desse tipo, avalie a reputação e a qualidade do fornecedor.
A gestão da informação é, sem dúvida, um dos processos mais importantes para a competitividade de um negócio no mundo atual. Por meio dela, as empresas podem tomar melhores decisões e aumentar sua capacidade de controle do trabalho em todos os níveis da organização.
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