Cuidado Minucioso
O tratamento correto da documentação nos arquivos permanentes é imprescindível para conservar e transmitir a informação neles contida. O acervo da SOS Docs é composto por documentos em áudio, vídeo, fotografia e texto que são mantidos cuidadosamente no arquivo permanente.
O tratamento documental equivale a um conjunto de procedimentos e operações técnicas, tais como avaliação, classificação, descrição e indexação que permitem a gestão documental.
Essa gestão documental é uma sequência de procedimentos voltados para a produção, uso e armazenamento de documentos indispensáveis para o desenvolvimento das atividades de uma organização, e engloba a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente, objetivando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Como a SOS Docs não está inserida em todas as etapas da criação, trâmite e armazenamento dos documentos que o cliente possui, nosso papel é fazer essa organização de forma que os conjuntos documentais se mantenham preservados e a recuperação do documento seja garantida.
A recognição dos documentos é realizada em etapas, que vai depender do fluxo de informações. São elas:
- Classificação: atribuímos um código de classificação ao documento referente ao seu assunto.
- Ordenação: os documentos são reagrupados considerando alguns critérios, aspirando facilitar o processo de eliminação e guarda permanente dos mesmos.
- Higienização: atividade técnico-operacional, que tem como propósito a remoção de detritos como: poeira, fuligem, grampos e clipes de ferro, que causam a degradação dos documentos.
- Indexação: inserimos em um programa específico da SOS Docs todos os metadados referentes ao documento que estamos trabalhando para facilitar a sua localização.
Objetivos gerais do Tratamento Documental
- Estruturar, de forma eficiente, a geração, o gerenciamento, a manutenção e a destinação dos documentos, bem como o acesso;
- Converter dados operacionais sem qualquer tratamento em informações;
- Descrever, classificar e avaliar documentos, mediante o uso de normas e planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas;
- Agregar valor para a gestão do conhecimento institucional;
- Garantir segurança e acesso às informações produzidas;
- Racionalizar o uso do espaço (físico e lógico) e o fluxo documental;
- Distinguir a documentação, eliminando os documentos que não possuam valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico; assegurar a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor secundário.