Cada vez mais, as empresas vêm investindo em armazenamento na nuvem para tornar os seus processos mais seguros e eficientes e aprimorar sua gestão de documentos. As vantagens de transferir seus arquivos e documentos para a nuvem vêm se popularizando nos últimos anos também entre os usuários comuns de internet, principalmente pela sua praticidade e porque não exige grandes conhecimentos de informática para a operação.
Seja para uso pessoal, seja para uso empresarial, os sistemas de armazenamento de documentos na nuvem oferecem soluções sustentáveis, seguras e versáteis para os mais diferentes problemas, proporcionando inúmeras vantagens. Porém, antes de prosseguir para o estudo dos seus benefícios, é necessário compreender melhor como esse tipo de armazenamento funciona. Continue a leitura e descubra!
Como funciona a guarda de documentos na nuvem?
Podemos afirmar que a guarda de documentos na nuvem funciona basicamente com a armazenagem dos dados dos usuários em computadores físicos a distância. Sendo assim, salvar um documento na nuvem é o mesmo que salvá-lo em sua máquina pessoal.
Como dono de uma máquina (PC), você guarda seu documento em um HD pessoal, enquanto, na nuvem, o armazenamento é feito em outro HD situado a quilômetros de distância da sua empresa ou residência. Todo o conteúdo armazenado na nuvem é armazenado em um servidor, da mesma maneira como ocorre com qualquer serviço provido pela internet.
Esses servidores são, na verdade, conjuntos de HDs plugados diretamente na rede, e os prédios que realizam a sua guarda são os chamados data centers, que existem em várias partes do mundo. O contínuo avanço tecnológico possibilitou que “a nuvem” fosse utilizada não apenas para o armazenamento de arquivos, mas também de aplicativos, programas e jogos mais robustos que não têm a necessidade de serem baixados.
Assim, fica fácil compreender a importância dos data centers e também o porquê de esses locais serem verdadeiras fortalezas de segurança, muitas vezes, secretas e com muitos níveis de controle físico e digital. A seguir, vamos conhecer algumas das principais vantagens de utilizar o armazenamento na nuvem nas empresas para buscar a otimização de processos e a melhora dos resultados. Acompanhe!
Redução de custos
Uma das grandes vantagens da computação em nuvem é a economia significativa com o uso de softwares como serviço. Isso significa que não é mais necessário gastar com a compra de servidores para a instalação de programas pesados de gestão e do seu licenciamento. Com a armazenagem em nuvem, é possível pagar somente pelo uso e pela demanda.
Se, em determinado período, a demanda pelo serviço for menor do que o planejado, é possível pagar menos, e da mesma maneira acontece, quando, ao contrário, a demanda acaba sendo maior. Além disso, existem muitos serviços de armazenamento que oferecem planos iniciais gratuitos e que são muito mais vantajosos do que a compra de HDs externos.
Controle de espaço
O controle de espaço de armazenagem é outra grande vantagem dos servidores cloud. Neles, a capacidade de ampliação de espaço para o salvamento de arquivos em rede é administrada com um custo muito baixo e de maneira inteligente. Servidores locais necessitam de altos investimentos em infraestrutura para conseguirem estender o seu volume de reserva.
Como já vimos, os sistemas em nuvem têm HDs remotos, e, graças a isso, é possível ampliar facilmente a sua capacidade de armazenamento, caso a organização necessite. Essa facilidade em controlar o armazenamento é benéfica não apenas pela redução de custos que oferece, mas também por uma maior liberação de espaço na memória das máquinas já utilizadas pela empresa.
A produtividade também é afetada pela adoção de servidores na nuvem. Ao migrar de uma plataforma para a outra e remover os programas e arquivos antes armazenados localmente, libera-se espaço no disco rígido das máquinas, melhorando o processamento de informações e tornando o desempenho dos colaboradores mais eficiente.
Acesso remoto
O acesso a arquivos (documentos, fotos, planilhas, vídeos) a partir de qualquer local conectado à internet é outra grande vantagem do armazenamento na nuvem. Em uma empresa, o uso de sistemas cloud possibilita que os colaboradores exerçam suas atividades em qualquer computador ou dispositivo móvel conectados à rede.
Com isso, o trabalho remoto passa a ser algo corriqueiro no seu dia a dia, permitindo a realização de videoconferências para treinamentos e reuniões, por exemplo.
Outros recursos presentes em provedores de serviços em nuvem também permitem o trabalho offline, ou seja, um colaborador pode realizar alterações em um projeto já armazenado e, quando novamente conectado à internet, as novas informações inseridas são automaticamente sincronizadas com os demais membros da equipe. Recursos semelhantes tornam mais ágil e eficiente o desenvolvimento dos projetos de um time, além de fortalecerem a troca de ideias e a colaboração.
Multiplicidade de plataformas
A sincronia é fundamental para que as atividades de uma empresa funcionem de maneira harmoniosa, ágil e eficaz. Nesse sentido, a sincronização com múltiplas plataformas, proporcionada pelos sistemas de armazenamento na nuvem, também beneficia as equipes de trabalho. Um bom serviço de armazenagem é capaz de rodar nos diferentes sistemas operacionais, como Linux, Mac ou Windows.
Dessa maneira, mesmo que uma mesma equipe utilize sistemas diferentes, todos os colaboradores envolvidos ainda poderão trabalhar juntos utilizando as ferramentas em nuvem e contando com o mesmo acesso para a visualização e a manipulação dos arquivos conforme a necessidade da organização.
Ganho de segurança
Ainda existem empresas que armazenam as suas informações e os arquivos importantes em pastas com documentos impressos, HDs, pendrives, CDs e outros mais que oferecem pouca ou nenhuma segurança. O problema com essa prática é que, caso ocorra qualquer tipo de sinistro, como incêndios ou furtos, toda essa informação pode ser comprometida de forma irreversível.
Ao adotar sistemas de documentos na nuvem, todos os arquivos são guardados em servidores muito seguros, que, praticamente, não correm riscos de perda. Essa segurança é garantida graças ao alto nível de criptografia das plataformas. Também são realizados backups diários que duplicam as informações, assim, caso algum data center tenha problemas, os dados duplicados permanecem salvos em outro local. Além disso, o armazenamento na nuvem garante a segurança contra a ação de usuários ilícitos e hackers.
Como implementar o armazenamento na nuvem?
Ao optar pelos “servidores cloud” na prática, a sua empresa aderirá aos níveis de segurança presentes apenas nas maiores companhias do mundo por um custo muito mais atrativo do que o investimento em infraestrutura própria. É importante destacar que, para implementar esses sistemas, é preciso escolher provedores de serviços que atendam às necessidades de cada empresa e desenvolver treinamentos para adequação à nova forma de trabalho.
Agora que analisamos algumas vantagens, podemos concluir que a escolha pelo armazenamento na nuvem proporciona uma série de benefícios superiores se comparada com os sistemas de armazenamento local. Não só pelos custos inferiores de implementação e manutenção, mas também pela maior segurança dos dados e pela possibilidade de trabalho remoto, o armazenamento na nuvem é o futuro da gestão documental.
A guarda de documentos na nuvem tem crescido muito e, se sua empresa pretende continuar competitiva, é preciso adaptar-se e investir em novas tecnologias. Aproveite e siga as nossas redes sociais para continuar a ter acesso a mais conteúdos de qualidade. Estamos no LinkedIn, no Instagram e no Facebook!